出纳备用金管理制度及规范标准

PAGE出纳备用金管理制度及规范标准一、总则1.目的为加强公司备用金管理，规范备用金的使用和核算，提高资金使用效率，防范资金风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门因业务需要领取备用金的情况。3.定义本制度所称备用金，是指公司为满足各部门日常零星开支需要，而预先拨付给相关人员使用的现金。二、备用金的申请与审批1.申请流程各部门如需领取备用金，应填写《备用金申请表》，详细注明备用金用途、金额、预计使用期限等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批权限备用金金额在[X]元以下的，由部门负责人审批后，报财务部门备案。备用金金额在[X]元至[X]元之间的，经部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司分管领导审批。备用金金额在[X]元以上的，需经部门负责人、财务部门负责人、公司分管领导审核后，报公司总经理审批。三、备用金的领取与支付1.领取方式经审批后的备用金申请表交至财务部门，财务部门根据审批意见，将备用金以现金或银行转账方式支付给申请人。2.支付规定备用金申请人应严格按照申请用途使用备用金，不得擅自改变用途。备用金支付应取得合法有效的原始凭证，如发票、收据等，并及时交回财务部门报账。对于超过备用金使用期限未报账的，财务部门将从其工资或其他应付款项中扣回备用金。四、备用金的报账与核销1.报账期限备用金使用完毕后，申请人应在[X]个工作日内到财务部门报账。2.报账流程申请人将取得的原始凭证进行整理、粘贴，并填写《备用金报账申请表》，详细注明备用金使用情况、报账金额等信息。然后交至部门负责人签字确认。部门负责人签字确认后的报账申请表交至财务部门，财务部门对原始凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。审核通过后，财务部门办理备用金核销手续，并将已报账的备用金金额返还给申请人。3.核销规定备用金报账金额应与实际使用金额相符，如有差异，应说明原因并经审批后调整。对于已核销的备用金，财务部门应及时进行账务处理，确保账实相符。五、备用金的保管与监督1.保管责任备用金申请人应妥善保管备用金，确保资金安全。如因保管不善导致备用金丢失、被盗等情况，申请人应承担相应责任。2.定期盘点财务部门应定期对备用金进行盘点，确保账实相符。盘点周期为[X]个月。3.监督检查公司审计部门应定期对备用金的使用情况进行监督检查，如发现违规使用备用金的情况，应及时责令整改，并追究相关人员责任。六、备用金的调整与取消1.调整情形因业务变化，需要调整备用金金额的，由使用部门提出申请，经财务部门审核后，报公司领导审批。因人员变动，需要更换备用金使用人的，由原使用人办理报账手续后，新使用人重新申请备用金。2.取消情形备用金使用部门完成相关业务，不再需要备用金的，应及时到财务部门办理备用金取消手续。备用金使用人离职或调岗的，应在离职或调岗前办理备用金报账及归还手续。七、违规处理及责任追究1.违规行为未经审批擅自领取备用金的。擅自改变备用金用途的。未按规定报账或逾期不报账的。虚报备用金使用情况的。其他违反备用金管理制度的行为。2.责任追究对于违反备用金管理制度的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人警告、罚款、降职、撤职等处分；如给公司造成经济损失的，相关责任人应承担赔偿