律师行业档案管理制度

PAGE律师行业档案管理制度一、总则（一）目的为加强律师行业档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，维护档案的完整与安全，充分发挥档案在律师业务活动及行业发展中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本律师事务所全体律师及工作人员在执业活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则本所档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成应真实反映律师业务活动的全过程，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、伪造档案信息。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案利用效率，为律师业务工作和事务所管理提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置本所设立独立的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责档案管理的日常工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合本所实际情况，制定和修订档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责收集、整理本所律师及工作人员在执业活动中形成的各类档案，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作，确保档案的系统性和完整性。3.档案保管建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全保管。对档案的存放位置、保管状况等进行定期检查和记录，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。4.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。5.档案统计建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案管理工作动态，为档案管理决策提供依据。6.档案利用服务负责档案的查阅、借阅和利用工作登记，按照规定的程序为律师及工作人员提供档案查阅、借阅服务，确保档案利用的合法性和规范性。同时，积极开发档案信息资源，为律师业务工作和事务所管理提供参考。7.档案信息化建设推进档案信息化管理工作，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。8.培训与指导组织开展档案管理业务培训，提高本所律师及工作人员的档案意识和档案管理技能。对各业务部门的档案管理工作进行指导和监督，确保档案管理工作符合本制度要求。三、档案分类与编号（一）档案分类本所档案分为以下几类：1.业务档案诉讼业务档案：包括各类民事、刑事、行政诉讼案件的档案，按照案件类别进一步细分，如民事合同纠纷、刑事辩护、行政复议等。非诉讼业务档案：涵盖法律顾问、法律咨询、项目谈判、尽职调查、资产重组、知识产权保护等非诉讼业务形成的档案。2.文书档案行政管理类：包括本所制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、请示报告、通知通报等文件材料。人事管理类：涉及人员招聘、录用、考核、晋升、奖惩、培训、劳动合同等人事管理工作形成的文件材料。财务管理类：包含财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务管理文件材料。3.客户档案基本信息档案：记录客户的基本情况，如名称、地址、联系方式、经营范围等。业务往来档案：保存与客户在业务合作过程中形成的各类文件材料，如委托代理合同、授权委托书、沟通函件、工作成果交付记录等。4.声像档案照片档案：包括本所组织的重要活动、业务工作场景、与客户合作等方面拍摄的照片。录音录像档案：如业务谈判录音、庭审录像、培训讲座录像等。5.实物档案荣誉证书：本所获得的各类荣誉证书、奖牌等。印章印模：本所使用的各类印章印模。其他实物：具有保存价值的其他实物资料。■（二）档案编号档案编号采用“分类号+年度+流水号”的结构，具体编号方法如下：1.业务档案诉讼业务档案：按照案件类别分别设置分类号，如“LSSYSL”表示民事诉讼业务档案，“LSSYXS”表示刑事诉讼业务档案，“LSSYXZ”表示行政诉讼业务档案。年度采用公元纪年，流水号按照案件归档顺序依次编制。例如，2023年归档的第10件民事诉讼业务档案编号为“LSSYSL2023010”。非诉讼业务档案：分类号为“LSSYFSL”，年度和流水号编制方法同诉讼业务档案。2.文书档案行政管理类：分类号为“LSWSXZ”，年度和流水号编制方法同业务档案。人事管理类：分类号为“LSWSRS”，年度和流水号编制方法同业务档案。财务管理类：分类号为“LSWSCW”，年度和流水号编制方法同业务档案。3.客户档案基本信息档案：分类号为“LSKHJB”，年度和流水号编制方法同业务档案。业务往来档案：分类号为“LSKHWL”，年度和流水号编制方法同业务档案。4.声像档案照片档案：分类号为“LSSXZP”，年度采用公元纪年，流水号按照照片归档顺序依次编制。例如，2023年归档的第5张照片编号为“LSSXZP2023005”。录音录像档案：分类号为“LSSXLY”，年度和流水号编制方法同照片档案。5.实物档案荣誉证书：分类号为“LSSWRY”，年度和流水号编制方法同业务档案。印章印模：分类号为“LSSWYZ”，年度和流水号编制方法同业务档案。其他实物：分类号为“LSSWQT”，年度和流水号编制方法同业务档案。四、档案收集与整理（一）档案收集1.收集范围本所律师及工作人员在承办业务过程中形成的各类文件材料，包括但不限于委托代理合同、授权委托书、法律意见书、调查取证材料、庭审记录、法律文书送达回执等，均应作为档案收集归档。同时，本所行政管理、人事管理、财务管理等工作中形成的具有保存价值的文件材料，以及与客户业务往来过程中形成的各类文件材料，也应纳入档案收集范围。2.收集要求各业务部门和工作人员应在业务活动结束后及时将相关文件材料整理齐全，移交档案管理部门。档案管理人员应定期对各部门的文件材料收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的及时、完整。对于重要业务项目或重大事件形成的文件材料，档案管理人员应提前介入，进行跟踪收集，确保档案的全面性和准确性。（二）档案整理1.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照本制度规定的档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类。装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件材料的整齐、牢固。编页：对装订后的文件材料进行编页，标注页码，便于查阅和统计。编目：按照档案编号规则，对每份档案编制目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录清晰、准确。装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒封面和脊背标注档案编号、题名、年度、保管期限等信息，便于档案的存放和查找。五、档案保管（一）保管场所1.本所应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等，满足档案保管的基本要求。（二）保管要求1.档案上架档案应按照类别、年度、保管期限等顺序上架存放，排列整齐，便于查找和利用。2.温湿度控制档案库房应保持适宜的温湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案管理人员应定期对库房温湿度进行监测和记录，采取相应的措施进行调节。3.防虫防霉定期对档案进行检查，发现虫害或霉变迹象时，应及时采取措施进行处理。可采用物理方法（如放置驱虫物品）或化学方法（如喷洒防虫防霉药剂）进行防治，但应注意避免对档案造成损害。4.安全管理加强档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入库房。档案管理人员应定期对库房门窗、消防设施、电器设备等进行检查，确保库房安全。同时，建立档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限按照国家有关法律法规和行业标准，结合本所实际情况确定，一般如下：1.永久保管本所制定的具有长期保存价值的规章制度、重要会议记录、年度工作总结等行政管理文件。涉及本所重大权益、重大案件、重要业务项目的档案材料。本所获得的省部级以上荣誉证书、奖牌等实物档案。2.长期保管一般业务档案，保管期限为10年30年。人事管理、财务管理等方面的重要文件材料，保管期限为15年30年。3.短期保管一般性业务档案，保管期限为5年10年。行政管理方面的一般性文件材料，保管期限为5年10年。（四）档案鉴定1.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、资深律师等组成，负责对到期档案进行鉴定。2.鉴定方法档案鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合分析档案的保存价值，确定档案的保管期限。对于仍有保存价值但保管期限已满的档案，应重新确定保管期限；对于已无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。3.鉴定记录档案鉴定过程应形成详细的记录，包括鉴定时间、鉴定人员、鉴定意见等内容，记录应妥善保存。六、档案利用（一）利用原则与范围1.利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案信息的正确使用和安全。2.利用范围本所律师及工作人员因业务工作需要，可查阅、借阅本所档案。涉及案件当事人、第三人及其他相关单位或个人需要查阅、借阅档案的，应按照法律法规和本所规定办理相关手续。（二）利用程序1.查阅本所律师及工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的编号、题名、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的，安排专人负责提供档案查阅服务，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，严禁在档案上圈划、批注、污损。2.借阅因工作需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的编号、题名、借阅期限、借阅用途等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。档案管理部门向借阅人发放档案，并在《档案借阅登记表》上记录借阅时间、借阅人、档案编号、题名、借阅期限等信息。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期限届满，应按时归还档案。如需延期借阅，应办理续借手续。（三）利用登记与统计1.利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用人、利用档案编号、题名、利用目的、归还时间等信息。2.利用统计定期对档案利用情况进行统计分析，统计内容包括档案查阅、借阅的数量、人次、利用目的分布等，形成统计报表，为档案管理决策提供依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平，为律师业务工作和事务所管理提供更加便捷、高效的支持。（二）数字化档案采集1.对本所现存的各类档案进行全面清查，按照档案整理要求进行数字化处理，包括文件扫描、图像处理、数据录入等工作，确保数字化档案的质量。2.在档案数字化过程中，应遵循相关技术标准和规范，保证数字化档案的真实性和完整性。同时，对数字化档案进行备份，防止数据丢失。（三）档案管理信息系统功能1.档案录入与存储实现档案信息的在线录入和存储，将档案的基本信息、内容摘要、分类编号等数据录入系统，建立电子档案数据库。2.检索查询提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快捷地查找所需档案信息。3.借阅管理在系统中实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，提高借阅管理工作效率和准确性。4.权限管理设置不同的用户权限，根据用户的工作职责和需求，分配相应的档案查阅、借阅权限，确保档案信息的安全保密。5.统计分析对档案管理数据进行统计分析，生成各类统计报表，如档案数量统计、利用情况统计、保管期限统计等，为档案管理决策提供数据支持。（四）数据安全与维护1.建立数据安全管理制度，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等技术措施，保障档案管理信息系统的数据