货运企业档案室管理制度

PAGE货运企业档案室管理制度一、总则（一）目的为加强货运企业档案室管理，有效保护和利用档案资源，提高企业管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本货运企业各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：企业档案由档案室集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映企业各项活动的实际情况，数据准确可靠。3.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案利用效率，为企业各项工作提供有力支持。4.依法合规原则：档案管理活动必须严格遵守国家法律法规及行业相关标准，确保档案管理工作合法合规。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施本企业档案管理制度。2.负责企业各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，定期开展档案工作检查，对发现的问题及时提出整改意见。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的信息化水平和工作效率。5.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。6.参与企业重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整收集和有效利用。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案资料的齐全、完整和真实。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交档案室，并办理交接手续。3.配合档案室做好档案的鉴定、销毁、利用等工作，积极提供档案利用线索，协助查阅档案。4.明确本部门兼职档案管理人员，负责本部门日常档案管理工作，并接受档案室的业务指导和监督。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理制度，保守档案机密。2.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等日常工作，确保档案管理工作规范有序。3.做好档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表，为档案管理决策提供数据支持。4.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，为企业各项工作提供参考依据。5.负责档案信息化系统的操作和维护，确保档案信息的安全和正常运行。6.热情接待档案利用者，按照规定及时提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.企业设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，如营业执照、公司章程、股东会决议、变更登记申请书等。2.企业经营管理活动中产生的文件材料，包括合同协议、运输业务单据、财务报表、统计报表、人事档案、物资采购文件等。3.企业生产运行过程中形成的技术文件材料，如运输路线规划、车辆技术档案、设备维护记录、安全检查报告等。4.企业党群工作中产生的文件材料，如党组织建设文件、工会活动记录、共青团工作资料等。5.企业参与的重大项目、重要活动中形成的文件材料，如项目立项批复、可行性研究报告、项目验收文件、活动策划方案、活动总结等。6.企业对外交往中形成的文件材料，如往来信函、合作协议、外事活动记录等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门产生的各类文件材料，确保档案资料的齐全、完整。2.档案收集应遵循及时、准确、全面的原则，对重要文件材料要进行重点收集，防止遗漏。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.区分不同价值，将文件材料分为永久、长期、短期三种保管期限，分别进行整理。3.按照档案的类别和载体形式进行分类整理，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，每类档案再按照一定的标准进行细分。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录和卷内文件目录。2.科技档案：按照项目专业阶段进行分类整理，建立项目档案卷，编制项目档案目录和卷内文件目录。3.会计档案：按照会计年度保管期限进行分类整理，装订成册，编制会计档案目录。4.人事档案：按照员工类别档案材料类别进行分类整理，建立员工个人档案，编制人事档案目录。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保存价值与企业发展需求相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门兼职档案管理人员及相关业务专家组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映企业主要职能活动和基本历史面貌，是否对企业具有查考利用价值。2.档案的形成时间、来源、保管状况及完整程度等。3.档案的现实利用需求和潜在利用价值。（四）保管期限划分1.永久保管的档案：凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌，对企业有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映企业一般工作活动，在较长时间内对企业有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映企业短期工作活动，在较短时间内对企业有参考价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定无保存价值的档案，编制档案销毁清册，详细记录档案的题名、年度、保管期限、卷号、数量等信息。2.档案销毁清册经档案室负责人审核，企业分管领导批准后执行。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，档案销毁清册应作为档案资料妥善保管，保存期限与被销毁档案的保管期限相同。五、档案的保管（一）保管场所1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并根据档案类别和保管期限进行合理排列。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案装具应符合国家标准，材质坚固耐用，便于档案的存放和查阅。2.档案柜、档案架应编号标识，便于查找和管理。3.应定期对档案装具进行检查和维护，确保其正常使用。（三）档案保管要求1.档案应按照分类方案和编号顺序进行存放，排列整齐，便于查找。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管期限等信息，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全。六、档案的利用（一）利用范围1.企业内部各部门因工作需要查阅档案。2.企业员工因个人学习、工作等需要查阅本人人事档案等相关档案。3.外单位因工作需要，经企业批准后查阅相关档案。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案室查阅档案原件，查阅时应在档案室工作人员的指导下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅：因工作需要确需借出档案的，应填写档案借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，按时归还档案。（三）利用登记1.档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用目的、档案题名、卷号、数量等信息。2.档案利用登记记录应妥善保管，保存期限与档案保管期限相同。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。。2.逐步实现档案信息资源的共享，为企业各部门提供便捷的档案信息服务。（二）数字化档案采集1.对企业现存的各类档案进行全面数字化扫描，确保档案内容的完整、清晰。2.数字化扫描应遵循相关标准和规范，保证扫描图像的质量，便于后续的存储、检索和利用。3.对数字化档案进行元数据著录，准确记录档案的题名、年度、保管期限来源、责任者等信息，为档案检索和利用提供基础数据支持。（三）信息化系统管理1.选用符合企业实际需求的档案信息化管理系统，确保系统功能完善、操作简便、安全可靠。2.对档案信息化系统进行定期维护和升级，保证系统的正常运行，及时处理系统故障和数据问题。3.加强档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。（四）电子档案管理1.按照电子档案管理的相关规