小学档案管理制度及职责

PAGE小学档案管理制度及职责一、总则（一）目的为了加强小学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、管理及各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各班级及全体教职工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案资料。3.完整性原则全面收集学校工作中形成的各类档案资料，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校机密及个人隐私的档案资料进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置学校设立综合档案室，作为档案管理的专门机构，负责全校档案的集中管理。综合档案室隶属学校办公室，配备专职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全学校档案管理制度，并组织实施。2.负责制定学校档案工作发展规划和年度工作计划，明确档案管理工作的目标和任务。3.负责全校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案资料的规范化和系统化。4.负责档案的保管和保护工作，做好档案库房的安全防范措施，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的安全完整。5.负责档案的开发利用工作，积极为学校各项工作提供档案信息服务，根据需要编制各类档案检索工具和参考资料，开展档案编研工作。6.负责对学校各部门档案工作进行指导、监督和检查，定期组织档案工作培训和业务交流活动，提高全校档案管理人员的业务水平。7.负责档案信息化建设工作，推进档案管理的数字化、网络化进程，建立健全档案信息管理系统，实现档案信息资源的共享和利用。8.完成学校领导交办的其他有关档案管理的工作任务。三、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.档案管理人员应具备大专以上学历，具有较强的责任心和敬业精神，熟悉档案管理业务知识和技能。2.档案管理人员应经过档案管理专业培训，取得档案管理岗位资格证书，持证上岗。3.档案管理人员应严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。（二）档案管理人员具体职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等，确保档案资料的规范有序。2.负责档案库房的管理，做好档案库房的安全防范工作，定期检查档案保管状况，及时处理档案保管中出现的问题。3.负责档案的借阅、查阅登记工作，严格按照规定办理档案借阅手续，确保档案的安全使用。4.负责档案信息的开发利用工作，根据学校工作需要，及时提供档案资料，为学校决策、教学、科研等工作提供支持。5.负责档案信息化建设工作，将档案资料录入档案信息管理系统，建立档案数据库，实现档案信息的电子化管理和共享。6.协助学校各部门做好档案的收集、整理和归档工作，对各部门档案管理工作进行业务指导。7.参与学校档案编研工作，根据学校发展需要，编写档案参考资料，为学校历史研究和文化传承提供依据。8.完成档案管理部门负责人交办的其他工作任务。四、档案的收集与归档（一）收集范围学校档案收集范围包括但不限于以下几类：1.党群工作类：党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。2.行政管理类：学校行政事务管理、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事管理、财务管理、后勤管理等方面的文件材料。3.教育教学类：教学计划、教学大纲、教案、教材、教学研究、学生学籍管理、考试成绩、教师业务档案等方面的文件材料。4.学生管理类：学生思想政治教育、学生奖惩、学生活动、学生健康档案等方面的文件材料。5.安全管理类：学校安全工作制度、安全检查记录、安全教育活动、突发事件处理等方面的文件材料。6.科研管理类：学校科研项目申报、立项、研究成果、学术交流等方面的数据材料。7.基建管理类：学校基本建设规划、项目审批、工程设计、施工管理、竣工验收等方面的文件材料。8.设备管理类：学校教学设备、办公设备、后勤设备等的购置、使用、维护、报废等方面的文件材料。9.声像档案类：学校重大活动、重要会议、校园风貌、师生风采等方面的照片、录像、录音等声像资料。10.实物档案类：学校获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、纪念品等实物。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，并按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案资料移交综合档案室。2.档案资料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范，载体优良，符合档案保存要求。3.对于具有保存价值的电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致，且电子文件应按照规定进行格式转换和存储，保证其可读性和可利用性。4.在档案收集过程中，如发现档案资料存在问题或缺失，应及时与相关部门或人员沟通，进行补充或更正。（三）归档时间1.当年形成的档案资料，应在次年上半年完成归档工作。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案资料，应在活动结束或项目完成后的一个月内完成归档。3.对于上级主管部门要求及时报送的档案资料，请按要求按时归档。（四）归档程序1.各部门档案收集人员对本部门形成的档案资料进行初步整理，按照档案分类方案进行分类，剔除重复、无效的文件材料。2.将整理好的档案资料移交综合档案室，档案管理人员对移交的档案进行再次审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.档案管理人员对审核合格的档案进行编号、编目、装订等整理工作，将档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。4.将整理好的档案上架存放，建立档案存放索引，便于查找和利用。五、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类整理。1.年度：按照文件形成的年度进行分类，每年设立一个类别。2.机构（问题）：按照学校内部机构设置或档案内容所涉及的问题进行分类，如党群工作、行政管理、教育教学、学生管理等。3.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，将档案划分为永久、长期、短期三个保管期限。（三）整理要求1.遵循档案整理的基本原则和方法，对档案进行科学分类、编号、编目、装订等工作，确保档案整理的规范化和标准化。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、页数等信息，目录应清晰准确，便于查阅。4.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。5.对电子档案应按照规定进行整理，建立电子档案目录和索引，确保电子档案的有序管理。六、档案的保管（一）保管场所学校设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗防磁、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找和利用。2.建立档案保管账目，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，定期对档案进行核对，确保档案账物相符。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，如档案损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或补救。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应与原始数据分开存放，并定期进行数据恢复测试，确保电子档案数据的安全可靠。5.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。6.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、害虫等对档案的损害。（三）档案的鉴定与销毁1.学校档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对保管期满的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对经过鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等信息。档案销毁清册应经学校领导批准后，方可进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并由监销人员现场监督，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。5.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的利用（一）利用范围本校教职工因工作需要，可查阅、借阅学校档案；外单位因工作需要查阅本校档案，须经学校主管领导批准。涉及个人隐私或学校机密的档案，未经本人或学校同意，不得对外提供查阅或借阅。（二）利用方式1.查阅：本校教职工因工作需要查阅档案，可直接到综合档案室查阅。查阅时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，确保查阅工作顺利进行。查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅日期、档案编号、题名、查阅目的等信息。2.借阅：本校教职工因工作需要借阅档案，须填写档案借阅申请表，注明借阅档案的编号、题名、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅期限应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自复制档案内容。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案。3.出具证明：学校档案管理部门可根据档案内容，为教职工出具与档案相关的证明材料。出具证明应严格按照档案管理规定进行，确保证明内容真实准确。（三）利用要求1.档案利用应严格遵守国家有关法律法规和学校档案管理制度，不得损害档案所有权人的合法权益，不得泄露档案机密信息。2.档案管理人员应积极主动为档案利用者提供服务，及时准确地查找和提供所需档案资料，不得推诿、拖延。3.档案利用者应爱护档案资料，不得擅自拆卷、抽页、损坏档案，如有违反，档案管理部门有权停止其借阅，并视情节轻重给予相应的处罚。4.档案利用工作结束后，档案管理人员应对档案进行检查和清点，确保档案的安全完整。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立健全学校档案信息管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和信息化，提高档案管理工作效率和服务水平，为学校各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务支撑。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对学校现有纸质档案进行数字化扫描，将其转化为电子文件，建立电子档案数据库。数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案保存要求。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息、全文信息等录入档案信息管理系统，建立档案信息索引，便于档案的检索和查询。3.档案信息管理系统应用：利用档案信息管理系统对档案进行日常管理，包括档案的收集、整理、分类、编目、保管、利用等工作，实现档案管理工作的自动化和信息化。4.档案信息安全管理：建立健全档案信息安全管理制度，加强对档案信息管理系统的安全防护，防止档案信息泄露、篡改和丢失。定期对档案信息管理系统进行备份，确保数据的安全可靠。（三）信息化管理要求1.档案信息化建设应遵循国家有关信息化建设的法律法规