档案馆实物库房管理制度

PAGE档案馆实物库房管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆实物库房的管理，确保实物档案的安全、完整与有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆实物库房内各类实物档案的管理，包括但不限于奖杯、奖牌、证书、印章、字画、纪念品等具有保存价值的实物。（三）管理原则1.集中统一管理原则实物档案由档案馆统一负责收集、整理、保管和利用，确保管理的规范性和一致性。2.安全保密原则采取必要的安全防护措施，保障实物档案的安全，防止丢失、损坏和泄密。3.科学分类原则按照实物档案的类别、来源、时间等因素进行科学分类，便于管理和查找。4.有效利用原则充分发挥实物档案的作用，为公司/组织的各项工作提供支持和服务。二、实物档案的收集与归档（一）收集范围1.公司/组织获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等。2.具有历史意义和纪念价值的印章、印模。3.反映公司/组织发展历程和文化特色的字画、照片、纪念品等。4.其他具有保存价值的实物。（二）收集渠道1.各部门、各项目组在获得相关实物后，应及时移交至档案馆。2.员工个人捐赠的具有保存价值的实物，经审核后纳入档案馆管理。3.通过购买、交换等方式获得的实物，由相关部门办理入库手续后移交档案馆。（三）归档要求1.实物档案应附有详细的文字说明，包括名称、颁发单位、颁发时间、获得原因、保管期限等。2.对实物档案进行拍照或录像，留存电子文档，与实物档案一同归档。3.按照分类标准对实物档案进行整理、编号，建立实物档案目录。三、实物库房管理（一）库房建设与布局1.实物库房应选择安全、干燥、通风良好的地点，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能。2.库房内设置不同类型的存放架、柜，根据实物档案的特点进行合理布局，确保分类存放、便于查找。3.库房应划分办公区、存储区、整理区等功能区域，保持整洁、有序。（二）库房环境管理1.控制库房温度、湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。2.定期对库房进行清洁，保持地面、货架、实物的干净卫生。3.安装必要的消防设备和监控系统，确保库房安全。（三）实物存放管理1.实物档案应按照分类编号顺序存放，标识清晰。2.对于易损、易碎的实物，应采取特殊的包装和防护措施。3.定期对实物档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。四、实物档案的整理与编目（一）整理原则1.遵循实物档案的形成规律和特点，保持其有机联系。2.便于保管和利用，提高管理效率。（二）整理方法1.对实物档案进行分类，可按照荣誉类、印章类、文化艺术类等进行划分。2.在每一类中，再根据时间、来源等因素进行细分。3.对实物档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。（三）编目要求1.编制实物档案目录，包括编号、名称、来源、日期、保管期限等信息。2.目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和检索。五、实物档案的保管期限与鉴定（一）保管期限划分1.永久保管：具有重要历史意义、文化价值或对公司/组织发展具有重大影响的实物档案。2.长期保管：保存期限在10年以上的实物档案。3.短期保管：保存期限在10年以下的实物档案。（二）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司/组织的实际需求为依据。2.全面、客观、准确地评估实物档案的价值。（三）鉴定程序1.成立鉴定小组，由档案馆负责人、相关业务专家等组成。2.鉴定小组对实物档案逐一进行审查，根据保管期限划分标准确定保管期限。3.对鉴定结果进行记录，并形成鉴定报告。（四）保管期限调整根据公司/组织的发展和实际情况，定期对实物档案的保管期限进行审查和调整。六、实物档案的利用与借阅（一）利用范围1.公司/组织内部各部门为开展工作需要查阅实物档案。2.因对外宣传、展览等活动需要展示实物档案。3.经公司/组织批准的其他利用需求。（二）利用方式1.查阅：利用者可在档案馆内查阅实物档案原件或复印件。2.借出：因特殊情况需要借出实物档案的，需办理相关手续，并在规定时间内归还。（三）借阅手续1.利用者填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅时间、归还时间等信息。2.经所在部门负责人签字同意后，交档案馆负责人审批。3.档案馆工作人员根据审批结果办理借阅手续，提供实物档案，并做好记录。（四）归还要求1.利用者应按时归还实物档案，如有特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。2.归还的实物档案应保持完好，如有损坏或丢失，利用者应承担相应责任。七、实物档案的数字化管理（一）数字化目的提高实物档案的利用效率，便于远程查阅和共享。（二）数字化范围对具有重要价值和利用频率较高的实物档案进行数字化处理。（三）数字化流程1.实物档案扫描：采用专业设备对实物档案进行高分辨率扫描，确保图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、拼接等处理，提高图像质量。3.数据录入：将实物档案的相关信息录入数据库，建立电子索引。4.存储管理：将数字化后的实物档案存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。（四）数字化利用建立实物档案数字化管理系统，利用者可通过网络远程查阅数字化实物档案。八、实物档案的统计与移交（一）统计工作1.定期对实物档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计，形成统计报表。2.统计数据应真实、准确、完整，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.实物档案因保管期限届满或其他原因需要移交的，应按照相关规定办理移交手续。2.移交时，应编制移交清单，双方签字确认。九、监督与检查（一）监督机制建立健全实物档案管理监督机制，确保各项管理制度的有效执行。（二）检查内容1.实物档案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合规定。2.库房环境是否符合要求，安全防护措施是否落实。3.实物档案的数字化管理是否规范。（三）检查频率定期对实物档案管理工作进行全面检查，每年不少于一次；不定期进行