档案局长办公会议制度

PAGE档案局长办公会议制度一、总则（一）目的为了加强档案管理工作的规范化、科学化，提高档案管理决策的科学性和民主性，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的重要作用，特制定本办公会议制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织档案管理部门及相关工作人员。（三）会议原则1.合法性原则：会议的组织、召开及决策过程必须符合国家法律法规以及行业标准的要求。2.民主集中制原则：充分发扬民主，广泛听取各方意见，在民主讨论的基础上实行集中决策。3.高效务实原则：注重会议效率，精简会议程序，确保会议能够及时、有效地解决档案管理工作中的实际问题。二、会议组织（一）会议召集人档案局长为办公会议的召集人，负责确定会议议题、时间、地点，并主持会议。（二）参会人员1.档案管理部门的全体工作人员。2.根据会议议题需要，邀请相关部门负责人或业务骨干参加。（三）会议秘书指定专人担任会议秘书，负责会议的通知、记录、整理会议纪要等工作。三、会议议题（一）议题来源1.档案管理工作中的重大事项、重要决策、重要问题。2.上级主管部门的工作部署和要求。3.公司/组织领导交办的有关档案管理工作的任务。4.档案管理部门工作人员提出的合理化建议。（二）议题确定1.会议召集人根据档案管理工作的实际情况，提前确定会议议题，并通知参会人员。2.参会人员如有需要讨论的议题，应在会议召开前[X]个工作日将议题及相关材料提交给会议召集人。会议召集人对提交的议题进行审核，确定是否列入会议议程。四、会议准备（一）资料准备1.会议秘书根据会议议题，收集、整理相关资料，并提前[X]个工作日分发给参会人员。2.参会人员应认真阅读会议资料，了解会议议题的背景、现状及相关要求，准备好发言材料。（二）场地安排根据会议规模和需要，选择合适的会议场地，并提前做好场地布置、设备调试等准备工作。五、会议召开（一）会议时间办公会议原则上每月召开[X]次，如有特殊情况可临时召开。会议时间一般安排在工作日的上午或下午，时长根据会议议题的多少和复杂程度而定，一般控制在[X]小时左右。（二）会议流程1.会议召集人宣布会议开始，介绍参会人员，说明会议议题和议程安排。2.由相关人员汇报议题的有关情况，包括工作进展、存在问题、解决方案等。汇报应简洁明了、重点突出，时间控制在[X]分钟左右。3.参会人员围绕议题进行讨论，充分发表意见和建议。讨论过程中应注重沟通交流，尊重他人意见，避免出现争吵和混乱局面。4.会议召集人对讨论情况进行总结归纳，提出决策意见。决策意见应明确、具体、可行，符合公司/组织的实际情况和发展战略。5.参会人员对决策意见进行表决，表决方式可采用举手、投票等方式。如决策意见获得半数以上参会人员同意，则通过该决策；如未获得半数以上同意，则需进一步讨论或重新提出决策意见。6.会议召集人宣布会议结束。（三）会议纪律要求1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议召集人请假。2.参会人员应遵守会议秩序，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、交头接耳、接听电话等。3.参会人员应认真听取他人发言，积极参与讨论，不得发表与会议议题无关的言论。六、会议记录与纪要（一）会议记录1.会议秘书负责会议记录工作，记录应准确、完整、清晰，包括会议时间、地点、参会人员、会议议题、发言内容、讨论情况、决策意见等。2.会议记录可采用纸质记录或电子记录的方式，记录完成后应及时整理归档。（二）会议纪要1.会议纪要由会议秘书根据会议记录整理编写，经会议召集人审核后印发给参会人员及相关部门。2.会议纪要应突出会议的主要内容和决策意见，语言简洁明了、逻辑严谨。会议纪要的内容应包括会议基本情况、会议主要议题、讨论情况、决策意见及下一步工作要求等。3.参会人员应认真阅读会议纪要，了解会议精神和决策要求，并按照会议纪要的要求认真落实各项工作任务。七、会议决策执行与监督（一）决策执行1.会议决策形成后，相关部门应按照决策意见制定具体的实施方案，并明确责任人和时间节点，确保决策能够得到有效执行。2.档案管理部门应加强对决策执行情况的跟踪检查，及时掌握工作进展情况，协调解决执行过程中出现的问题。（二）监督检查1.公司/组织内部设立监督机构，负责对档案局长办公会议决策的执行情况进行监督检查。监督机构应定期对决策执行情况进行检查，并向公司/组织领导汇报检查结果。2.对于决策执行不力或违反决策意见的部门和个人，应按照公司/组织的相关规定进行严肃处理。八、会议档案管理（一）档案收集1.会议秘书负责收集会议过程中形成的各类文件、资料，包括会议通知、会议记录（纸质及电子）、会议纪要、发言材料、表决结果记录等。2.对于会议期间形成的临时性文件、资料，如领导批示、会议讨论稿等，会议秘书应及时收集并进行整理。（二）档案整理1.收集到的会议档案应按照文件形成的时间顺序、类别等进行分类整理。2.对于纸质文件，应进行编号、装订，并编制文件目录；对于电子文件，应按照一定的命名规则进行命名，并存储在指定的电子存储设备中，同时建立电子文件索引目录。（三）档案保管1.整理后的会议档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案库房中。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全存放。2.定期对会议档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复或补充。（四）档案利用1.公司/组织内部人员因工作需要查阅会议档案时，应填写档案查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、复印、转借档案。2.外部单位或人员因特殊原因需要查阅会议档案时，应按照国家有关规定办理相关手续，并经公司/组织领导批准后，在档案管理部门工作人员的陪同下查阅。九、附则（