学校学籍档案管理制度

PAGE学校学籍档案管理制度一、总则（一）目的为了加强学校学籍档案管理，确保学籍档案的完整、准确、安全和有效利用，维护学校正常的教育教学秩序，依据国家有关法律法规和教育行政部门的相关规定，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生的学籍档案管理，包括从学生入学到毕业全过程中形成的各类学籍材料。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和教育行政部门的相关规定，确保学籍档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：学籍档案中的各项信息必须真实、准确，如实反映学生的学习经历和综合素质。3.完整规范原则：保证学籍档案材料的完整性，按照规定的格式和要求进行整理、归档，做到规范有序。4.安全保密原则：加强学籍档案的安全管理，防止档案信息泄露、丢失或损坏，确保学生个人隐私得到保护。5.便捷高效原则：优化学籍档案管理流程，提高工作效率，方便学校各部门及师生查询和利用学籍档案。二、学籍档案管理职责分工（一）学校学籍管理部门1.负责制定和完善本校学籍档案管理制度，并组织实施。2.统筹管理全校学生的学籍档案，包括档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。3.对学籍档案信息进行审核、录入和维护，确保档案信息的准确性和及时性。4.负责与上级教育行政部门及其他相关部门进行学籍档案的交接和沟通工作。（二）各教学单位1.负责本单位学生学籍档案材料的初步收集和整理工作，确保材料的真实性和完整性。2.按照学校学籍管理部门的要求，及时将整理好的学籍档案材料移交至学校学籍管理部门。3.协助学校学籍管理部门做好本单位学生学籍档案的查询和利用工作。（三）教师1.负责指导学生填写各类学籍表格，确保信息准确无误。2.及时收集和整理学生在教学过程中形成的各类材料，如成绩单、评语、奖惩记录等，并移交至所在教学单位。3.配合学校学籍管理部门做好学生学籍档案的相关工作，如提供证明材料、协助核实信息等。（四）学生本人1.如实填写各类学籍表格，提供真实准确的个人信息。2.妥善保管自己的学籍档案材料，如有遗失或损坏应及时向学校学籍管理部门报告。3.有权查询自己的学籍档案信息，对档案中的错误信息或遗漏信息有权提出更正申请。三、学籍档案内容及分类（一）招生录取材料1.新生报名登记表2.招生考试成绩及相关证明材料3.录取通知书存根4.新生入学资格审查材料（包括体检表、政审表等）（二）学籍注册材料1.学生学籍注册表2.学籍变动记录（包括转学审批表、休学申请表、复学申请表、退学申请表等）3.学生基本信息变更申请表及相关证明材料（三）学习成绩材料1.各学期成绩单2.课程考核试卷及相关成绩评定材料3.补考、重修成绩记录（四）奖惩材料1.学生获得的各级各类奖励证书及相关表彰文件2.学生违纪处分决定书及相关处理材料（五）毕业材料1.毕业生登记表2.毕业生鉴定表3.毕业证书存根4.学位证书存根（本科及以上学历学生）5.毕业实习报告、毕业论文（设计）及相关评审材料（六）其他材料（根据实际情况补充）1.学生在校期间参加各类活动的相关材料，如竞赛获奖证书、社会实践报告等2.学生的学籍档案数字化备份材料四、学籍档案的收集与整理（一）收集要求1.各教学单位和教师应按照规定的时间和要求，及时将学生的学籍档案材料收集齐全。2.收集的材料应真实、完整、有效，不得伪造、篡改或遗漏。3.对于学生提交的学籍档案材料，应进行认真审核，确保材料符合要求。（二）整理要求1.学校学籍管理部门应按照学籍档案的分类标准，对收集到的材料进行分类整理。2.每份材料应按照时间顺序排列，并编写页码。3.在材料的右上角或左上角应加盖档案章，并注明档案类别、年度、保管期限等信息。4.对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保电子档案与纸质档案内容一致。五、学籍档案的归档与保管（一）归档要求1.整理好的学籍档案应及时归档，归档时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.学籍档案应按照年度、类别进行分类存放，便于查找和管理。3.对于重要的学籍档案材料，应进行备份保存，备份方式可采用纸质备份、电子备份或异地存储等方式，并定期进行检查和维护。（二）保管要求1.学校应设立专门的学籍档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度调节设备等，确保档案的安全保管。2.档案保管室应保持清洁、整齐，通风良好，温湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。3.建立健全档案保管制度，定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和质量准确无误。4.严格限制非档案管理人员进入档案保管室，确需查阅档案的，应按照规定办理查阅手续。六、学籍档案的查阅与利用（一）查阅权限1.学校内部人员查阅学籍档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，方可到学校学籍管理部门查阅。2.上级教育行政部门、司法机关等因工作需要查阅学籍档案的，应出具相关证明文件，并按照规定的程序办理查阅手续。3.学生本人查阅自己的学籍档案，应向学校学籍管理部门提出申请，经审核同意后，可以查阅本人的学籍档案信息。（二）查阅程序1.查阅人员应提前向学校学籍管理部门提交查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.学校学籍管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案保管室。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取或伪造档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还学校学籍管理部门，并在查阅登记表上签字确认。（三）利用规定1.学籍档案仅供学校内部管理、上级教育行政部门检查、司法机关办案等合法用途使用，不得用于其他任何商业目的或非法活动。2.如需复印学籍档案材料，应经学校学籍管理部门负责人同意，并按照规定的程序进行复印。复印的档案材料应与原件一致，并加盖学校学籍管理部门公章。3.对于涉及学生个人隐私的学籍档案信息，应严格保密，不得泄露给无关人员。七、学籍档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的学籍档案信息化管理系统，实现学籍档案的电子化存储、查询、统计和分析等功能。2.提高学籍档案管理工作的效率和准确性，方便学校各部门及师生查询和利用学籍档案信息。3.加强学籍档案信息的安全管理保障，防止信息泄露和丢失。（二）信息化管理系统功能1.学籍信息录入与维护：实现学生基本信息、学籍变动信息、学习成绩信息等的电子化录入和修改，确保信息的及时更新和准确无误。2.档案查询与统计：提供灵活多样的查询方式，方便用户根据不同条件查询学籍档案信息。同时，能够对学籍档案数据进行统计分析，生成各类报表，为学校管理决策提供数据支持。3.权限管理：设置不同的用户角色和权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关学籍档案信息，保障信息安全。4.数据备份与恢复：定期对学籍档案数据进行备份，并建立数据恢复机制，防止数据丢失或损坏。5.系统日志管理：记录系统操作日志，包括用户登录、信息修改、查询统计等操作，便于审计和追溯。（三）信息化管理系统使用与维护1.学校应组织相关人员进行学籍档案信息化管理系统的培训，确保管理人员和使用人员熟悉系统的操作流程和功能。2.建立健全信息化管理系统的维护制度，定期对系统进行检查和维护，及时处理系统故障和安全漏洞。3.加强对学籍档案信息化管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全措施，防止外部非法入侵和数据泄露。八、学籍档案的保密与安全（一）保密制度1.加强对学籍档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密承诺书。2.严格限制学籍档案的查阅范围，对涉及学生个人隐私的信息应严格保密，不得泄露给无关人员。3.在学籍档案的整理、归档、保管和查阅过程中，采取必要的保密措施，如对档案材料进行加密存储、限制查阅场所等。4.对于违反保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。（二）安全制度1.建立健全学籍档案安全管理制度，加强对档案保管场所的安全防范，确保档案的实体安全。2.定期对学籍档案进行安全检查，发现问题及时处理，防止档案被盗、被抢、被毁等安全事故的发生。3.加强对电子学籍档案的安全管理，采取数据加密、访问控制、定期备份等措施，防止电子档案信息泄露、丢失或损坏。4.制定应急预案，对可能发生的学籍档案安全事件进行应急处置，最大限度地减少损失和影响。九、学籍档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和学校学籍档案管理制度，对超过保管期限的学籍档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持客观、公正、准确的原则，确保鉴定结果真实可靠。（二）鉴定组织学校成立学籍档案鉴定工作小组，由学校学籍管理部门负责人、档案管理专家、相关教学单位负责人等组成。鉴定工作小组负责对学籍档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定程序1.学校学籍管理部门定期对学籍档案进行清查，确定需要鉴定的档案清单。2.将需要鉴定的档案清单提交给鉴定工作小组，鉴定工作小组对档案进行逐一审查，根据档案的价值和保管期限，提出鉴定意见。3.对于确定无保存价值的档案，鉴定工作小组应填写档案销毁审批表，报学校主管领导批准。（四）销毁程序1.经学校主管领