电子档案保管利用制度

PAGE电子档案保管利用制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织电子档案的管理，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在各项业务活动中形成的具有保存价值的电子档案的管理，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、影像等各类电子数据。（三）基本原则1.真实性原则：确保电子档案内容与原始纸质档案或实际业务活动一致，真实反映公司/组织的历史和业务情况。2.完整性原则：保证电子档案的所有组成部分齐全完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保护电子档案的存储安全，防止数据丢失、损坏、篡改和泄露。4.便利性原则：建立科学合理的管理流程和利用机制，方便档案的查询、检索和使用，提高工作效率。二、电子档案的形成与收集（一）形成要求1.各部门/岗位在业务活动中应按照规定的格式和标准生成电子文件，确保文件内容清晰、准确、规范。2.电子文件应采用通用的文件格式，如PDF、DOCX、XLSX等，以保证文件的可读性和兼容性。3.对于重要的电子文件，应同时生成纸质版本，并确保两者内容一致，纸质文件作为电子档案的备份保存。（二）收集职责1.各部门应指定专人负责本部门电子文件的收集工作，确保在业务活动结束后及时将相关电子文件收集齐全。2.收集人员应认真核对电子文件的内容和格式，对不符合要求的文件及时通知相关人员进行修改和完善。3.在收集电子文件时，应同时收集文件的元数据信息，包括文件的标题、作者、日期、来源、密级等，以便更好地管理和利用电子档案。三、电子档案的整理与分类（一）整理要求1.收集后的电子文件应按照一定的逻辑顺序进行整理，去除重复、无用的文件，确保文件的条理清晰。2.对电子文件进行命名时，应遵循统一的命名规则，使文件名能够准确反映文件的内容和主题，便于查找和识别。3.对于电子文件中的图像、音频、视频等非文本信息，应进行适当的标注和说明，以便更好地理解文件内容。（二）分类标准1.根据公司/组织的业务职能和档案管理的需要，将电子档案分为行政管理类、业务管理类、财务审计类、人力资源类、项目管理类等类别。2.每个类别下再根据具体的业务内容和文件类型进行细分，如行政管理类可分为公文、会议纪要、规章制度等；业务管理类可分为市场营销、生产管理、质量管理等。3.在分类过程中，应充分考虑电子档案的形成规律和内在联系，确保分类科学合理，便于管理和利用。四、电子档案的存储与备份（一）存储设备1.应选用安全可靠、性能稳定的存储设备来存储电子档案，如磁盘阵列（RAID）、磁带库、光盘库等。2.存储设备应具备冗余备份功能，以防止因硬件故障导致数据丢失。3.定期对存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行，及时发现并处理潜在的问题。（二）存储环境1.电子档案的存储环境应保持适宜的温度、湿度和通风条件，避免因环境因素对电子档案造成损坏。2.存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保电子档案的存储安全。3.对存储场所进行定期巡查，确保安全设施的正常运行，及时发现并排除安全隐患。（三）备份策略1.制定完善的电子档案备份策略，定期对电子档案进行备份，备份频率应根据档案的重要程度和更新频率确定，一般可分为每日备份、每周备份、每月备份等。2.备份数据应存储在与原始存储设备不同的物理位置，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据全部丢失。3.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性，如发现备份数据存在问题应及时进行处理。五、电子档案的检索与利用（一）检索工具1.建立电子档案检索系统，采用先进的检索技术和方法，如全文检索、分类检索、关键词检索等，提高检索效率和准确性。2.在检索系统中录入电子档案的元数据信息和全文内容，以便用户能够通过多种方式进行检索。3.定期对检索系统进行维护和更新，确保检索数据的准确性和完整性，及时添加新的电子档案信息。（二）利用权限1.根据电子档案的密级和使用范围，设定不同的利用权限，确保档案信息的安全。2.对于机密级以上的电子档案应严格限制访问权限，只有经过授权的人员才能查阅和使用。3.建立电子档案利用登记制度，记录利用人员的姓名、部门、利用时间、利用内容等信息，以便进行跟踪和管理。（三）利用流程1.用户需要利用电子档案时，应向档案管理部门提交利用申请，说明利用目的、内容和范围等。2.档案管理部门对利用申请进行审核，根据利用权限决定是否批准申请。3.经批准后，档案管理部门按照规定的程序为用户提供电子档案的查阅、下载或复制等服务，并确保利用过程符合相关规定。六、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关法律法规和公司/组织的档案保管期限规定，对电子档案进行定期鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和可靠性。（二）鉴定组织1.成立电子档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门和相关技术专家组成，负责电子档案的鉴定工作。2.鉴定小组应明确分工，各司其职，共同完成电子档案的鉴定任务。（三）鉴定方法1.对电子档案的内容、来源、形成时间、保管期限等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考同类档案的鉴定结果和利用情况，结合公司/组织的发展战略和业务需求，确定电子档案的去留。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的电子档案，应编制销毁清单，详细记录档案的名称、数量、存储位置等信息。2.销毁清单经档案管理部门负责人审核后，报公司/组织主管领导批准。3.采用安全可靠的方式对电子档案进行销毁，如数据擦除、物理销毁等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由监销人员签字确认。七、电子档案的安全管理（一）安全制度1.建立健全电子档案安全管理制度，明确安全责任，规范安全操作流程，确保电子档案的安全。2.对涉及电子档案管理的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因人为因素导致安全事故。（二）安全技术措施1.采用先进的安全技术手段，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，对电子档案进行保护，防止网络攻击和数据泄露。2.对电子档案存储设备进行加密处理，设置访问密码，并定期更换密码。3.建立电子档案安全审计机制，对电子档案的访问、操作等行为进行记录和审计，及时发现和处理安全问题。（三）应急处置1.制定电子档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工，确保在发生安全事故时能够迅速响应，减少损失。2.定期对应急预案进行演练，提高应急处置能力和协同配合能力。3.在安全事故发生后，应及时采取措施进行处理，如恢复数据、调查原因、追究责任等，并向上级主管部门报告。八、电子档案管理的监督与检查（一）监督职责1.公司/组织档案管理部门负责对电子档案管理工作进行监督检查，确保各项制度和规定的有效执行。2.定期对各部门电子档案管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.电子档案的形成、收集、整理、存储、备份、检索、利用、鉴定、销毁等环节的工作是否符合规定要求。2.电子档案管理系统的运行情况，包括数据的完整性、准确性、安全性等。3.电子档案管理人员的工作情况，如工作态度、业务能力、操作规范等。（三）结果处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。3.将监督检查结果纳入公司/组织绩效考核体系，对电子档案管理工