统计资料档案化管理制度

PAGE统计资料档案化管理制度一、总则（一）目的为加强公司统计资料的管理，确保统计资料的准确性、完整性和安全性，充分发挥统计资料在公司决策、管理和发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在统计工作中形成的各类统计资料的档案化管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司统计资料档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保资料的完整性和系统性。2.真实准确原则：统计资料应如实反映公司生产经营活动的实际情况，不得虚报、瞒报、漏报。3.安全保密原则：加强统计资料档案的安全保密措施，防止资料泄露、丢失和损坏。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供及时、有效的数据支持。二、统计资料的分类与归档（一）统计资料的分类1.综合统计资料：包括公司年度、季度、月度综合统计报表，统计分析报告，统计数据汇总资料等。2.专业统计资料：各业务部门的专业统计报表、数据台账、统计分析资料等，如销售统计资料、生产统计资料、财务统计资料等。3.专项调查统计资料：针对特定问题或项目开展的专项调查所形成的统计资料，如市场调研统计资料、客户满意度调查统计资料等。4.统计工作文件：公司关于统计工作的规章制度、通知、会议纪要等文件资料。5.统计培训资料：统计业务培训教材、课件、考核资料等。（二）归档要求1.统计资料应及时整理归档，确保资料的时效性。一般情况下，月度统计资料应在次月[X]个工作日内归档，季度统计资料应在季度结束后[X]个工作日内归档，年度统计资料应在次年[X]月[X]日前归档。2.归档的统计资料应齐全完整，包括报表、数据台账、分析报告、相关说明等。如有缺漏，应及时补充完善。3.统计资料应按照分类标准进行整理，编制档案目录，注明资料名称、年度、月份、编号等信息，便于查找和利用。4.归档的统计资料应采用纸质和电子两种形式保存。纸质资料应装订成册，电子资料应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份。三、统计资料档案的整理与保管（一）整理1.档案管理人员应定期对归档的统计资料进行整理，检查资料的完整性和准确性。2.对破损、褪色的纸质资料应进行修复或复制，确保资料的可读性。3.按照档案管理的要求，对电子资料进行分类存储，建立索引目录，方便快速检索。（二）保管1.设立专门的统计资料档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。3.建立档案保管制度，明确档案管理人员的职责，严格遵守档案借阅、归还手续，防止档案丢失、损坏和泄露。4.定期对统计资料档案进行清查盘点，核对档案数量、内容等，发现问题及时处理，并做好记录。四、统计资料档案的借阅与利用（一）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅统计资料档案的，应填写《统计资料档案借阅申请表》，注明借阅资料名称、借阅目的、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员应按照申请表的内容提供借阅资料，并做好借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的统计资料档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录、传播档案内容。如因工作需要进行复印、摘录等操作，应经档案管理部门负责人批准。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（二）利用1.公司各部门可根据工作需要，利用统计资料档案进行数据分析、统计报表编制、决策支持等工作。2.在利用统计资料档案时，应遵守相关法律法规和公司保密制度，不得将档案用于与工作无关的目的。3.如需对外提供统计资料档案，应按照公司规定的审批程序进行审批，确保资料的安全性和保密性。五、统计资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对统计资料档案进行鉴定，确定档案的保存价值。鉴定工作应由档案管理人员、业务部门负责人和相关专家组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合评估档案的保存价值，分为永久保存、长期保存（[X]年以上）和短期保存（[X]年以下）。3.对保存价值较低的档案，应填写《统计资料档案鉴定销毁申请表》，注明档案名称、年度、保存期限、鉴定意见等信息，经鉴定小组组长签字批准后，进行销毁处理。（二）销毁1.经批准销毁的统计资料档案，应采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。纸质档案可采用焚烧、粉碎等方式销毁，电子档案可采用格式化、删除等方式销毁。2.销毁统计资料档案时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。3.销毁记录应保存[X]年以上，以备查阅。六、统计资料档案管理的监督与检查（一）监督1.公司内部审计部门负责对统计资料档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合相关法律法规和公司制度的要求。2.审计部门应定期对档案管理部门的工作进行审计，检查档案的整理、保管、借阅、利用、鉴定销毁等环节是否规范，发现问题及时提出整改意见。（二）检查1.档案管理部门应定期对统计资料档案进行自查，及时发现和解决档案管理工作中存在的问题。2.自查内容包括档案的完整性、准确性、安全性，档案管理制度的执行情况，档案管理人员的工作情况等。3.对自查中发现的问题，应及时制