中学档案室制度上墙

PAGE中学档案室制度上墙一、总则（一）目的中学档案室制度上墙旨在加强学校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，为学校的教育教学、行政管理及各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工在档案形成、整理、归档、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案实行集中统一管理，由档案室归口负责，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集、整理学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案信息予以保密，防止档案信息泄露。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各项工作提供便捷、高效的档案利用服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度并组织实施。2.负责全校档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。5.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校师生的档案意识。7.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案业务指导。8.完成学校领导交办的其他档案管理工作任务。（二）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理、立卷，并定期向档案室移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案工作的顺利开展。3.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，按照要求提供相关档案资料。4.接受档案室的业务指导和监督检查，积极改进本部门的档案管理工作。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，遵守档案职业道德，认真履行岗位职责。2.熟悉档案业务知识和相关法律法规，具备一定的计算机操作技能，能够熟练运用档案管理软件进行工作。3.负责档案资料的收集、整理、归档、保管等具体工作，确保档案质量。4.严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密，维护档案安全。5.积极为学校各项工作提供档案利用服务，热情接待查阅档案人员，及时准确地提供所需档案资料。6.定期对档案管理工作进行总结和反思，不断改进工作方法和提高工作效率。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：学校党组织的各项工作文件、会议记录、党员名册、入党材料等。2.行政管理类：学校行政工作的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。3.教育教学类：教学计划、教学大纲、教案、教材、课件、试卷、学生成绩册、教学研究成果、教师培训材料等。4.学生管理类：学生学籍档案、奖惩记录、综合素质评价材料、毕业生档案等。5.后勤管理类：学校基本建设、物资采购、房产管理、校园维修、安全保卫等方面的文件材料。6.科研项目类：学校承担的科研项目立项申请书、研究报告、成果鉴定材料、获奖证书等。7.外事工作类：学校对外交流合作的文件、协议、邀请函、接待安排等材料。8.其他类：学校举办的各类活动、重大事件的相关材料，以及具有保存价值的其他文件资料。（二）收集要求1.各部门应在工作活动结束后及时将形成的文件材料收集齐全，整理规范，定期移交档案室。2.收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件，并确保电子文件与纸质文件内容一致，存储格式符合要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，便于管理和查阅。3.同一类档案应按照一定顺序排列，如时间顺序、重要程度等。4.每份文件材料应编制页号，填写卷内目录、备考表等。（四）整理方法1.分类将收集到的文件材料按照党群工作、行政管理、教育教学、学生管理、后勤管理、科研项目、外事工作、其他等类别进行划分。每个类别下再根据具体内容进一步细分二级类目，如行政管理类可分为综合、人事、财务、总务等。2.组卷根据文件材料的数量和厚度，将相关的文件材料组成一卷或数卷。卷内文件应保持相对独立和完整，不同来源、不同时间的文件应合理组合。3.编目编制卷内目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，逐份填写。填写备考表，注明卷内文件的缺损、修改、补充等情况。4.装订去除卷内文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。采用线装或胶装等方式将卷内文件装订整齐，确保不掉页、不压字。四、档案归档与移交（一）归档时间1.当年形成的档案，在次年上半年完成归档工作。2.对于一些特殊情况或紧急项目形成的档案，应在项目结束后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.填写档案移交清单，详细注明档案的类别、数量、起止时间等信息。3.将档案移交清单一式两份，一份随档案移交档案室，一份由移交部门留存备查。4.档案室接收档案后，对移交的档案进行再次审核，如发现问题及时与移交部门沟通解决。5.审核无误后，将档案按照分类要求上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息。（三）移交要求1.移交的档案应符合整理规范和质量要求，做到分类准确、编目清晰、装订整齐。2.档案移交清单应填写完整、准确，双方签字确认。3.移交的档案应保持原貌，不得擅自涂改、抽取或销毁。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备。（二）档案装具1.档案应存放在符合标准的档案柜、档案架等装具中，装具应坚固耐用，便于存放和查找。2.档案装具应按照档案类别、年度、保管期限等进行合理排列，标识清晰。3.定期对档案装具进行检查和维护，确保其安全可靠。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：主要是学校在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为30年。短期保管的档案：学校在较短时间内需要查考利用的档案，保管期限为 10年。2.各部门应根据档案的实际情况，准确划分档案的保管期限，并在档案整理过程中做好标注。（四）档案保管要求1.建立健全档案保管制度，明确档案保管人员的职责，定期对档案进行清点和检查，确保档案的安全完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经允许不得进入库房。4.做好档案库房的清洁卫生工作，定期对档案装具进行除尘、消毒等处理。六、档案利用（一）利用范围1.本校教职员工因教学科研、行政管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案的，须经学校主管领导批准，并按照规定办理查阅手续。3.涉及个人隐私或其他特殊情况的档案，仅限本人查阅，如需借阅须经学校相关部门审核同意。（二）利用方式1.查阅：查阅档案时，查阅人员应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。档案室工作人员应根据查阅登记表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅：借阅档案须经档案室负责人批准，填写借阅申请表，注明借阅期限、归还时间等。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏或丢失。借阅期限一般不超过两周，如需延期应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案应严格遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅、借阅档案时，如需复印或摘录档案内容，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅、借阅档案结束后，查阅人员应及时归还档案，档案室工作人员应认真核对档案数量和完整性，如有问题及时处理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关档案鉴定的规定和标准，结合本校档案的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从学校工作的实际需要出发，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导、档案室负责人、相关部门负责人及档案业务骨干组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.逐卷逐件地对档案进行审查，分析档案的内容、来源、形成时间、保管期限等因素，确定档案的价值。2.参考档案的利用情况，对于多年未被利用且已失去保存价值的档案，可重点考虑鉴定销毁。3.征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果的准确性和客观性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，报学校主管领导批准。2.编制档案销毁清册，详细注明档案的类别、名称、数量、保管期限等信息。销毁清册一式两份，一份留存档案室，一份报学校主管领导备案。3.档案销毁应在指定地点进行，由两名以上工作人员负责监销。监销人员应认真核对销毁档案与销毁清册是否一致，确保销毁工作彻底、无误。4.销毁工作结束后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁情况报告学校主管领导。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为学校各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为JPEG或TIFF等。对电子文件进行分类整理，建立电子档案数据库，录入档案的相关信息，如题名、文号、责任者、日期、保管期限等。2.档案管理系统应用选用适合本校档案管理工作的档案管理软件，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用等业务流程的信息化管理。利用档案管理系统进行档案检索、借阅登记、统计分析等工作，提高档案管理工作的效率和准确性。3.档案信息安全管理建立健全档案信息安全管理制度，加强对档案管理系统的安全防护，设置用户权限，防止档案信息泄露。定期对档案管理系统进行维护和更新，确保系统的稳定运行。对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。（三）信息化管