档案保密管理制度文本

PAGE档案保密管理制度文本一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息的泄露、篡改或丢失，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本档案保密管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及所有涉及公司档案管理与使用的人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关档案管理和保密的法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施，保障档案信息的安全，防止档案信息被非法获取、使用、披露或破坏。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，对档案进行分级分类管理，明确不同级别档案的保密要求和管理措施。4.权责一致原则：明确档案管理各环节人员的职责和权限，做到责任与权力相匹配，确保档案管理工作的有效执行。二、档案的分类与分级（一）档案分类1.行政档案：包括公司的各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：涵盖员工的个人基本信息、招聘录用资料、培训记录、绩效考核、薪酬福利等相关文件。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等财务相关档案。4.业务档案：涉及公司各类业务活动的文件，如合同协议、项目文档、市场调研报告、客户资料等。5.技术档案：包括公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件档案、技术标准等。（二）档案分级根据档案的重要性、敏感性和影响范围，将档案分为绝密级、机密级和秘密级三个级别。1.绝密级档案定义：关系到公司核心利益，泄露后会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的档案。范围示例：如公司尚未公开的重大战略决策文件、核心技术资料、涉及国家安全或重大商业机密的合同协议等。2.机密级档案定义：涉及公司重要业务信息，泄露后会使公司的安全和利益遭受严重损害的档案。范围示例：重要客户的详细资料、尚未公布的财务数据、关键业务流程文档、重要会议的内部讨论记录等。3.秘密级档案定义：涉及公司一般业务信息，泄露后会使公司的安全和利益遭受一定损害的档案。范围示例：一般性的行政文件、普通员工的人事档案资料、日常业务往来的合同副本等。三、档案的保管与存储（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全报警装置，并定期进行检查和维护。（二）存储方式1.纸质档案应按照分类和编号顺序存放于档案柜中，并建立相应的索引目录，便于查找和管理。2.电子档案应存储于专用的服务器或存储设备中，并进行定期备份。备份数据应分别存储于不同的物理位置，以防止数据丢失。3.对于重要的电子档案，应采用加密存储技术，确保档案信息的保密性。（三）档案标识1.对每一份档案应进行编号，并在档案封面或存储介质上标明档案编号、分类、级别、日期等信息。2.对于绝密级和机密级档案，应在显著位置标明“绝密”或“机密”字样，并加盖保密印章。四、档案的借阅与使用（一）借阅申请1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.《档案借阅申请表》应经申请人所在部门负责人审批签字后，方可提交至档案管理部门。（二）审批流程1.档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，应根据档案的级别进行审批。对于绝密级档案，须经公司高层领导批准。申请时应说明借阅的必要性和使用范围，并提供详细的使用计划。对于机密级档案，由档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准。对于秘密级档案，由档案管理部门负责人审批即可。2.审批通过后，档案管理部门应在《档案借阅申请表》上签署审批意见，并注明借阅期限。（三）借阅期限1.绝密级档案的借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，须重新办理审批手续。2.机密级档案的借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。3.秘密级档案的借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长，由档案管理部门负责人决定。（四）借阅登记1.档案管理部门应建立《档案借阅登记台账》，对每一次档案借阅进行详细记录，包括借阅日期、借阅人姓名、部门、档案名称、编号、审批意见、归还日期等信息。2.借阅人应在《档案借阅登记台账》上签字确认，领取档案。（五）档案使用1.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得擅自转借、复印、扫描或泄露给他人。如需复印或扫描档案，须另行填写《档案复印/扫描申请表》，经原审批部门同意后，由档案管理部门指定专人进行操作，并对复印或扫描的档案进行登记。2.借阅人在使用档案过程中，应严格遵守保密规定，不得在非工作场所谈论档案内容，不得将档案带出公司（如有特殊情况需带出公司，须经档案管理部门负责人批准，并采取必要的保密措施）。3.借阅人使用完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案借阅登记台账》上注明归还日期。档案管理部门应认真核对归还档案的完整性和准确性。五、档案的传递与交接（一）内部传递1.公司内部各部门之间因工作需要传递档案时，应填写《档案传递登记表》，注明传递档案的名称、编号、传递原因、预计传递时间等信息。2.传递档案时，应由专人负责，并确保档案在传递过程中的安全与保密。传递人员应在《档案传递登记表》上签字确认，接收部门应及时核对档案的完整性和准确性，并签字确认。（二）外部交接1.公司与外部单位进行档案交接时，应签订《档案交接协议》，明确双方的权利和义务，以及档案交接的方式、时间和保密要求等。2.档案交接应在双方约定的地点进行，并由双方指定的专人负责。交接过程中，应认真核对档案的数量、种类、完整性等信息，并填写《档案外部交接清单》，双方签字确认。3.对于涉及公司机密的档案，在外部交接时，应采取加密传输、专人护送等保密措施，确保档案信息的安全。六、档案的销毁（一）销毁申请1.档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的档案，由档案管理部门提出销毁申请，并填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》应经档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准。（二）销毁审批1.对于重要的档案销毁申请，公司应组织相关部门进行审核，确保销毁档案的必要性和安全性。2.经批准后的《档案销毁申请表》应作为档案销毁的依据，档案管理部门应按照审批意见组织实施档案销毁工作。（三）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子档案应采用专业的数据擦除软件进行多次擦除，并对存储介质进行物理销毁，如粉碎硬盘、格式化存储设备等。（四）销毁记录1.档案管理部门应建立《档案销毁记录台账》，对每一次档案销毁进行详细记录，包括销毁日期、销毁档案的名称、编号、数量、销毁方式、执行人员等信息。2.销毁记录应保存[X]年以上，以备查阅。七、档案保密监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案保密监督小组，由公司高层领导、档案管理部门负责人及相关部门代表组成，负责对公司档案保密管理制度的执行情况进行监督检查。2.档案保密监督小组应定期召开会议，分析研究档案保密工作中存在的问题，制定改进措施，并监督措施的落实情况。（二）检查内容1.档案保管场所的安全防护设施是否完好，是否符合相关标准要求。2.档案的分类、分级、编号、标识等管理工作是否规范。3.档案的借阅、使用、传递、交接、销毁等环节是否严格按照规定执行。4.档案管理人员及涉及档案管理与使用的人员是否具备保密意识，是否遵守保密制度。（三）检查频率1.档案保密监督小组应至少每季度对公司档案保密工作进行一次全面检查。2.档案管理部门应每月对本部门的档案管理工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（四）问题整改1.对于检查中发现的问题，档案保密监督小组应及时下达《整改通知书》，明确整改要求和整改期限。2.责任部门应按照《整改通知书》的要求，制定详细的整改措施，并认真组织实施。整改完成后，应向档案保密监督小组提交整改报告。3.档案保密监督小组应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。八、保密教育与培训（一）教育对象公司全体员工，特别是涉及档案管理与使用的人员，包括档案管理人员、借阅人员、传递人员、审批人员等。（二）教育内容主要包括国家有关档案管理和保密的法律法规、公司档案保密管理制度、档案保密意识和技能等方面的内容。（三）培训方式1.定期组织档案保密知识培训，邀请专家或内部资深人员进行授课，培训内容应结合实际案例，增强培训的针对性和实用性。2.发放档案保密宣传资料，如手册、指南等，供员工自学。3.在公司内部网站、宣传栏等平台发布档案保密相关信息，进行广泛宣传。（四）培训频率1.新员工入职时，应进行档案保密知识的入职培训，培训时间不少于[X]小时。2.每年至少组织一次全体员工的档案保密知识再培训，培训时间不少于[X]小时。3.对于涉及档案管理与使用的关键岗位人员，应根据工作需要适时进行专项培训。九、奖励与处罚（一）奖励1.对在档案保密工作中表现突出的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等，具体奖励标准根据实际情况确定。（二）处罚1.对于违反档案保密管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。情节严重的，将依法追究法律责任。3.具体处罚标准如下：对泄露档案信息情节较轻的，给予警告处分，并责令其采取措施消除影响；如造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。对泄露档案信息情节较重的