如何规范村级采购工作制度

PAGE如何规范村级采购工作制度村级采购工作制度规范一、总则（一）目的为了加强村级采购工作的管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进村级经济健康发展，根据国家相关法律法规和政策要求，结合本村实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内的各类采购活动，包括但不限于办公用品、设备物资、服务项目等采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受村民监督，保障村民知情权。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购质量，降低采购成本。4.效益原则：注重采购资金的使用效益，实现资源的合理配置。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立村级采购领导小组，由村党支部书记担任组长，村委会主任担任副组长，成员包括村两委成员、村民代表等。采购领导小组负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行机构设立村级采购工作小组，负责具体采购工作的组织实施。采购工作小组由村委会指定专人组成，成员应具备一定的采购知识和经验，熟悉采购流程。采购工作小组职责如下：1.根据采购需求，编制采购计划和采购预算。2.组织开展市场调研，选择合适的供应商。3.起草采购文件，组织采购谈判和招标活动。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.整理采购档案，做好采购资料的归档和保管工作。（三）监督机构成立村级采购监督小组，由村民代表大会选举产生，负责对采购工作进行全程监督。监督小组有权对采购过程中的违规行为提出质疑和纠正意见，确保采购工作公正、公平、公开。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各部门（或村民小组）根据工作需要，每年年初向采购工作小组提交采购需求计划，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购工作小组对各部门提交的采购需求计划进行汇总和审核，结合本村实际情况和财务状况，编制年度采购计划。年度采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式等。（二）采购预算编制1.采购工作小组根据采购计划，编制采购预算。采购预算应包括采购项目的各项费用，如货物价款、运输费、安装调试费、售后服务费等。2.采购预算编制应遵循实事求是、勤俭节约的原则，确保预算金额合理准确。采购预算经采购领导小组审议通过后，报村民代表大会备案。（三）采购计划与预算调整1.在采购项目实施过程中，如因特殊情况需要调整采购计划或预算，应提前向采购领导小组提交书面申请，说明调整原因、调整内容及调整后的预算金额等。2.采购领导小组对调整申请进行审核，必要时组织相关人员进行论证。经审核同意后，方可对采购计划和预算进行调整。调整后的采购计划和预算应及时报村民代表大会备案。四、采购方式（一）公开招标1.对于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目，应采用公开招标方式。2.公开招标应按照以下程序进行：发布招标公告：通过村公告栏、村网站等渠道发布招标公告，公告内容应包括招标项目名称、招标范围、投标人资格要求、投标文件递交截止时间和地点等。发售招标文件：潜在投标人在规定时间内到指定地点购买招标文件，招标文件应明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。开标：按照招标文件规定的时间和地点开标，开标过程应公开进行，唱标人当众宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。评标：评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：采购领导小组根据评标委员会推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。（二）邀请招标1.对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式。2.邀请招标应按照以下程序进行：确定邀请对象：采购工作小组根据采购项目特点和供应商情况，从符合条件的供应商中选择不少于三家的供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。发售招标文件：邀请对象在规定时间内到指定地点购买招标文件，招标文件内容与公开招标相同。开标、评标、定标：开标、评标、定标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判方式。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组：谈判小组由采购工作小组代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请对象：谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，谈判过程中可以对谈判文件进行实质性修改，但谈判文件的实质性修改内容应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：成立采购小组：采购小组由采购工作小组代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。确定供应商：采购小组对采购项目进行论证，认为符合单一来源采购条件的，确定单一供应商，并与其进行协商，达成一致意见。签订采购合同：采购小组与单一供应商签订采购合同，合同内容应明确采购项目的规格、数量、价格、服务要求等事项。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照以下程序进行：成立询价小组：询价小组由采购工作小组代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单：询价小组根据采购项目特点和供应商情况，从符合条件的供应商中选择不少于三家的供应商作为被询价对象，并向其发出询价通知书。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标人或成交供应商后，采购工作小组应及时与中标人或成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。采购合同条款应符合法律法规和招标文件要求，确保合同的合法性和有效性。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购工作小组应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物或服务。如因特殊原因需要变更合同内容，供应商应提前书面通知采购工作小组，并经采购领导小组同意后方可变更。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购工作小组应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等是否符合合同要求，服务是否达到合同约定标准等。2.验收合格后，采购工作小组应出具验收报告。验收报告应包括验收项目名称、验收时间、验收人员、验收结论等内容。验收报告经采购领导小组审核通过后，作为支付采购款项的依据。（四）合同付款1.采购款项的支付应按照采购合同约定执行。采购工作小组应根据验收报告和合同约定，及时办理采购款项支付手续。2.采购款项支付应严格遵守财务管理制度，确保资金支付安全、规范、准确。支付凭证应附采购合同、验收报告、发票等相关资料。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的相关文件、资料、记录等，具体内容如下：1.采购计划和预算文件。2.采购方式审批文件。3.采购文件，如招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等。4.采购合同及相关补充协议。5.验收报告。6.采购款项支付凭证。7.其他与采购项目有关的文件和资料。（二）档案整理与保管1.采购工作小组应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照项目类别和时间顺序进行分类整理，确保档案资料完整、有序。2.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。一般采购项目档案保管期限为[X]年，重要采购项目档案保管期限为[X]年。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经采购工作小组负责人批准后方可查阅。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。2.因特殊原因需要借阅采购档案的，应填写借阅申请表，经采购领导小组批准后方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应妥善保管档案资料，按时归还。七、监督与考核（一）监督检查1.采购监督小组应定期对采购工作进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行等情况。2.对于监督检查中发现的问题，采购监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违规行为，应依法依规追究相关人员责任。（二）绩效考评1.建立采购工作绩效考评制