小学学校档案工作制度

PAGE小学学校档案工作制度一、总则（一）目的小学学校档案工作是学校管理的重要组成部分，对于维护学校历史真实面貌、服务教育教学、保障学校各项工作顺利开展具有重要意义。为加强学校档案工作的规范化、科学化管理，提高档案管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各班级及全体教职工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案由学校综合档案室集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实可靠原则：档案内容应真实反映学校各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用价值。4.与时俱进原则：随着信息技术的发展，积极推进档案管理的信息化建设，提高档案管理效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以校长为组长，各副校长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹规划学校档案工作，制定档案工作发展规划和年度计划，协调解决档案工作中的重大问题。（二）综合档案室学校设立综合档案室，配备专职档案管理人员。综合档案室负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全学校档案工作制度。2.负责接收、整理、保管全校各部门形成的各类档案，确保档案的完整、准确、系统。3.对档案进行分类、编号、编目、上架，建立档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案工作统计报表。6.积极开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化。7.组织开展档案宣传、教育和培训工作，提高全校教职工的档案意识。（三）各部门兼职档案员各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。兼职档案员应接受学校综合档案室的业务指导和培训，严格按照档案管理要求做好本部门的档案工作。其主要职责包括：1.负责收集、整理本部门在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.按照档案分类方案，对本部门的文件材料进行分类整理，编制案卷目录。3.定期将整理好的档案移交学校综合档案室。4.协助学校综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作。三、档案的收集与归档（一）收集范围学校档案收集范围包括以下几类：1.党群工作类：学校党组织的各类文件材料，如党委会议记录、党员名册、入党申请书等。2.行政管理类：学校行政工作的各类文件材料，如学校工作计划、总结、规章制度、会议纪要等。3.教育教学类：学校教育教学工作的各类文件材料，如教学计划、教案、学生成绩册、教研活动记录等。4.学生管理类：学生学籍管理、奖惩、综合素质评价等方面的文件材料。5.师资队伍建设类：教师招聘、培训、考核、职称评定等方面的文件材料。6.财务管理类：学校财务预算、决算、收支凭证、固定资产台账等文件材料。7.后勤管理类：学校后勤保障、校园建设、物资采购等方面的文件材料。8.安全管理类：学校安全工作的各类文件材料，如安全制度、应急预案、安全检查记录等。9.其他类：学校举办重大活动、对外交流等方面形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料的及时收集。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。4.电子文件应按照规定格式存储，并与纸质文件同步归档。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年归档。2.教学档案应在每学期结束后及时归档。3.学生档案应在学生毕业或离校后及时归档。4.其他档案应在相关工作结束后及时归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员对收集到的文件材料进行初步整理，按照档案分类方案进行分类。2.编制案卷目录，填写卷内文件目录，装订成册。3.在案卷封面和卷内文件目录上加盖部门印章。4.将整理好的档案移交学校综合档案室，办理交接手续。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度保管期限机构（问题）分类法进行分类。1.年度分类：将档案按年度分开，不同年度的档案分别整理。2.保管期限分类：档案保管期限分为永久、长期（保管期限为30年）、短期（保管期限为10年）三种。3.机构（问题）分类：按照学校内部机构或问题进行分类，如党群工作、行政管理、教育教学等。（三）整理要求1.遵循档案整理的基本原则和方法，对归档文件进行系统整理。2.对每份文件进行编号，编号应准确、清晰，便于查找。3.编制归档文件目录，目录应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等内容。4.对破损、褪色的文件应进行修复或复制，确保档案的完整性。5.按照档案装订要求，对归档文件进行装订，确保整齐牢固。五、档案的保管（一）保管场所学校综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.档案架：用于存放档案，档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。2.档案盒：用于装具档案，档案盒应符合标准规格，材质应坚固耐用。3.温湿度计：用于监测库房的温度和湿度，及时调整库房环境。其他防护设备：如灭火器、防虫药、防霉剂、遮光窗帘等。（三）档案保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放。5.严格执行档案借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、发展眼光、效益原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校分管领导、综合档案室负责人、相关部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，确定其保存价值。2.综合分析：结合学校的历史发展、工作重点、未来规划等因素，综合分析档案的价值。（四）保管期限划分1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如学校章程、重要会议记录、重要人事任免文件、学校历史沿革等。2.长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。如学校年度工作计划、总结、教学常规检查记录等。3.短期保管的档案：凡是反映学校临时性工作活动，在较短时间内对学校工作有一定查考利用价值的档案，列为短期保管。如临时性会议记录、一般性通知等。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见。2.填写档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容。3.报学校分管领导审批。4.经批准后，由两人以上负责监销，确保销毁彻底。5.监销人员在销毁清册上签字，并注明销毁日期。七、档案的统计（一）统计内容档案统计内容包括档案的收进、移出、整理、保管、利用等方面的情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案的各项数据进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总、分析，形成档案统计报表。（三）统计要求1.统计数据应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报。2.档案统计报表应按时报送学校领导和上级档案管理部门。八、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循方便利用、严格审批、确保安全的原则，充分发挥档案的作用。（二）利用范围1.本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。2.外单位因工作需要查阅本校档案，须经学校分管领导批准。3.涉及个人隐私或保密内容的档案，查阅、借阅应严格按照规定办理手续。（三）利用手续1.本校教职工查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理手续。2.外单位查阅本校档案，应持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经学校分管领导批准后，到综合档案室办理手续。3.查阅、借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期，应办理续借手续。4.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。5.借阅档案应妥善保管，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（四）利用登记综合档案室应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅、借阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、归还日期等。九、档案信息化建设（一）建设目标积极推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平。（二）建设内容1.档案管理系统建设：建立学校档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。2.档案数字化加工：对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。3.网络安全建设：加强档案信息化系统的网络安全防护，确保档案信息的安全。（三）数据管理1