电网档案室上墙制度

PAGE电网档案室上墙制度一、总则（一）目的为加强电网档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在电网生产、建设、运营及管理中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各基层单位及所属员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则电网档案室对公司各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案应如实反映电网生产、建设、运营及管理等各项活动的真实情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集公司在各个方面形成的档案资料，保证档案的门类齐全、内容完整。4.安全性原则采取有效措施确保档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导、监督和检查公司各部门、各基层单位的档案工作，对兼职档案员进行业务培训。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。5.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司各项工作提供参考依据。（二）各部门、基层单位职责1.负责本部门、本基层单位档案的形成、积累和整理工作，确保档案资料的完整、准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期向档案室移交应归档的档案。3.配合档案室做好档案的鉴定、统计、利用等工作，积极提供档案利用线索。4.明确一名兼职档案员，负责本部门、本基层单位档案工作的日常管理，并接受档案室的业务指导。（三）兼职档案员职责1.负责本部门、本基层单位档案的收集、整理、分类、装订等基础工作。2.按照档案归档范围和保管期限的规定，对本部门、本基层单位形成的档案进行初步鉴定，及时向档案室移交应归档的档案。3.协助档案室做好档案的统计、清查等工作，确保档案数量准确、存放有序。4.负责本部门、本基层单位档案查阅、借阅的登记和催还工作，保证档案的安全。三、档案归档范围与保管期限（一）归档范围1.电网规划与前期工作档案包括电网规划报告、项目可行性研究报告、环境影响评价报告、项目核准文件等。2.电网建设档案涵盖工程设计文件、施工图纸、招投标文件及合同、工程变更文件、工程竣工验收文件等。3.电网运行与维护档案包含设备运行记录、检修记录、试验报告、故障处理记录、运行分析报告等。4.电网安全生产档案如安全生产规章制度、安全检查记录、事故调查报告、应急预案及演练记录等。5.电网营销档案涉及用户档案、电费收缴记录、用电合同、营业报表等。6.电网物资管理档案包括物资采购计划、采购合同、物资验收记录、物资库存台账等。7.电网人力资源档案有员工招聘、培训、考核、薪酬福利、人事任免等方面的文件材料。8.电网财务管理档案包含会计凭证、账簿报表、财务审计报告、预算决算文件等。9.电网行政管理档案如公司文件、会议记录、工作计划与总结、对外联络文件等。10.其他档案与电网生产、建设、运营及管理相关的其他有保存价值的文件材料。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管的档案凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司成立以来的重要文件、重大项目的档案等。2.长期保管的档案对公司在一定时期内有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。如一般项目的建设档案、设备运行10年以上的相关记录等。3.短期保管的档案对公司在较短时间内有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年。如一般性的业务报表、临时性的工作文件等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门、各基层单位应明确档案收集的责任人和时间节点，确保档案及时、完整地收集。2.档案形成部门应在工作结束后及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料收集齐全，进行整理分类。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应指定专人负责跟踪收集，确保档案的完整性。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.按照统一的分类标准和编号方法进行整理，确保档案整理的规范性和一致性。（三）整理方法1.分类档案按照年度机构（问题）保管期限进行分类。即先按年度分开，再按机构（问题）分类，最后按保管期限排列。2.编号档案编号采用全宗号年度保管期限流水号的形式。全宗号由档案室统一编制，年度为文件形成的自然年度，保管期限分为“永久”“长期”“短期”，流水号按照档案排列顺序依次编写。3.装订归档文件应去除金属物，采用线装或缝纫机轧边等方式进行装订，确保文件整齐、牢固。4.编目编制归档文件目录，目录应包括序号、档号、文号（或图号）、责任者、题名、日期、页数、备注等项目，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。五、档案归档与移交（一）归档程序1.档案整理完毕后，由兼职档案员填写档案移交清单，详细注明档案的类别、数量、保管期限等信息。2.兼职档案员将档案移交清单及档案一并提交本部门、本基层单位负责人审核签字。3.审核通过后，兼职档案员将档案及档案移交清单一式两份，一份留存本部门、本基层单位，一份随档案移交档案室。（二）移交时间1.各部门、各基层单位应在次年上半年将上一年度形成的档案向档案室移交完毕。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后三个月内移交档案室。（三）移交要求1.移交的档案应符合整理规范要求，做到分类准确、编号清晰、装订整齐、编目完整。2.档案室接收档案时，应对移交的档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.档案室接收档案后，应在档案移交清单上签字确认，并将档案及时上架保管。六、档案保管（一）保管场所1.档案室应具备专门的档案保管场所，确保环境安全、整洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案保管场所应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，如消防器材、防盗门、防盗窗、除湿机、防虫药、防鼠板、窗帘、吸尘器等。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序，便于查找和利用。2.档案装具应标注全宗号、年度、保管期限等信息，以便于识别和管理。（三）档案保管方式1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，不同保管期限的档案应分开存放。2.对重要档案和电子档案应采取备份保管措施，备份存储介质应异地存放，确保档案信息的安全性。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、存放位置正确。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级报告。七、档案利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案的，可按照规定办理相关手续。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，须经公司相关部门负责人批准，并严格履行查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密等重要档案资料的利用，应严格按照国家有关法律法规和公司保密制度的规定执行。（二）利用手续1.查阅手续公司内部员工查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。外单位查阅档案，须持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经公司相关部门负责人批准后，由档案室安排专人陪同查阅。2.借阅手续公司内部员工借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，并经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。外单位借阅档案，须经公司主管领导批准，并签订《档案借阅承诺书》，明确借阅期限、保密责任等事项，由档案室安排专人负责借阅和归还工作。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，严禁在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。如需复印或摘录档案内容，应经档案室同意，并登记备案。3.借阅档案人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。借阅期满后，应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案室。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限规定，对到期档案进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，应按照国家有关规定进行销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细注明档案的档号、文号、题名、责任者、日期、保管期限等信息。3.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报公司主管领导审批。（四）销毁实施1.经批准销毁的档案，应在档案鉴定工作小组的监督下，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程中，应指定专人负责记录销毁情况，并在《档案销毁清册》上签字确认。3.《档案销毁清册》应永久保存，作为档案销毁工作的凭证。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化。2.提高档案管理工作效率，方便档案的查询、利用和统计分析。3.确保档案信息的安全存储和有效利用，为公司各项工作提供有力的信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并建立相应的目录数据库，实现档案信息的快速检索。2.电子档案管理制定电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、存储、利用等环节，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。3.档案信息化系统建设建立功能齐全、操作简便的档案信息化管理系统，实现档案的在线查阅、借阅、审批、统计等功能，提高档案管理工作的自动化水平。（三）信息安全保障1.加强档案信息化系统的安全防护