社工档案管理规章制度

PAGE社工档案管理规章制度一、总则（一）目的为加强社工档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本公司/组织内所有社工档案的管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应真实反映社工工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理社工在工作过程中形成的各类文件资料，确保档案的完整性。3.保密性原则：对涉及社工个人隐私、服务对象隐私以及敏感信息的档案进行严格保密。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家法律法规和行业标准，确保管理流程规范、有序。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善社工档案管理规章制度，并组织实施。2.集中统一管理本公司/组织的社工档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、存储等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案的鉴定、销毁工作，并按照规定办理相关手续。（二）社工个人职责1.及时将工作中形成的各类文件资料移交至档案管理部门。2.确保移交档案的真实性、完整性和准确性。3.配合档案管理部门做好档案的整理、核对等工作。（三）其他部门职责1.在各自职责范围内，协助档案管理部门做好社工档案的收集、整理工作。2.不得擅自销毁、涂改、伪造社工档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.社工个人基本信息档案，包括身份证、学历证书、资格证书、劳动合同等复印件。2.服务记录档案，如服务计划、服务记录、服务评估报告等。3.培训记录档案，包括参加各类培训的通知、课程表、培训证书等。4.考核评价档案，如年度考核表、绩效考核记录等。5.奖励表彰档案，包括获得的各类荣誉证书、表彰文件等。6.其他与社工工作相关的文件资料。(二)收集要求1.社工应在工作完成后及时将相关文件资料移交至档案管理部门，确保档案收集的及时性。2.移交的档案应齐全、完整，签字、盖章等手续完备。3.档案管理部门应定期对档案收集情况进行检查，对未及时移交或移交不完整的情况进行督促整改。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别进行分类，如个人基本信息类、服务记录类、培训记录类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.装订：将零散的文件资料进行整理、排序，采用统一规格的档案夹或档案盒进行装订。4.编目：编制档案目录清单，包括档案编号、名称,日期、保管期限等信息，方便查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥,通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗鼠等功能。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案架、档案柜等，并按照档案类别和编号进行合理摆放。（二）保管期限1.社工档案的保管期限根据档案的重要性和性质分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括社工个人基本信息档案、重大服务项目档案、重要奖励表彰档案等。3.长期保管的档案保管期限为10年以上，包括一般服务记录档案、培训记录档案中等重要档案材料。4.短期保管的档案保管期限为110年，如一般性的考核评价档案等。（三）保管要求1.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、存放位置正确。2.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，保证档案的可读性。3.建立档案保管台账，记录档案的出入库情况、保管期限变更等信息。4.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入库房。五、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅社工档案。2.司法机关、相关政府部门等依法依规查阅社工档案。3.其他经公司/组织批准的查阅需求。（二）利用流程1.查阅申请：本公司/组织内部人员需填写《社工档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后提交档案管理部门。司法机关、相关政府部门等查阅档案需出具相关证明文件，并按照规定办理查阅手续。2.审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，报公司/组织领导审批。3.查阅：经批准后，查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《社工档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用限制1.涉及社工个人隐私、服务对象隐私以及敏感信息的档案，未经社工本人或相关部门同意不得对外提供查阅。2.档案利用应严格遵守法律法规和公司/组织的保密规定，不得将档案用于非工作目的或泄露给无关人员。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行鉴定，成立由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成的鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的保存价值和现实利用情况，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.对拟销毁的档案编制《社工档案销毁清单》，详细列出档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。2.《社工档案销毁清单》经公司/组织领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在《社工档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立社工档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）系统功能1.档案录入：将纸质档案内容录入信息化管理系统，建立电子档案数据库。2.检索查询：提供多种检索方式，方便快速查询所需档案信息。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。4.统计分析：对档案数据进行统计分析,为公司/组织决策提供支持。5.备份与恢复：定期对电子档案进行备份，确保数据安全，在系统出现故障时能够及时恢复。（三）数据安全1.加强信息化管理系统的安全防护，采取防火墙、加密技术等措施，防止数据泄露、篡改和丢失。2.定期对系统进行维护和更新，确保系统的稳定性和可靠性。3.对涉及档案信息化管理的工作人员进行安全培训，提高安全意识和操作技能。八、监督与检查（一）监督机制1.建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.公司/组织内部审计部门负责对档案管理工作进行审计监督，确保档案管理工作符合法律法规和公司/组织规定。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作的规范性。3.档案信息化管理系统的运行情况。4.档案管理人员的工作质量和效率。（三）问题整改1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.相关部门和人员应按照整改通知书的要求认真进行整改，并将整改情况及时反馈给档案管理部