燃气档案信息管理制度

PAGE燃气档案信息管理制度一、总则（一）目的为加强公司燃气档案信息管理，确保燃气档案信息的完整性、准确性、安全性和可追溯性，保障公司燃气业务的正常开展，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构在燃气规划、建设、运营、维护等过程中形成的各类档案信息的管理。（三）基本原则1.真实性原则：燃气档案信息应如实反映燃气业务活动的实际情况。2.完整性原则：涵盖燃气业务全过程的各类文件、资料、数据等应全面归档。3.准确性原则：档案信息应准确无误，避免虚假或错误记录。4.安全性原则：确保档案信息的存储、传输和使用安全，防止泄露、篡改和丢失。5.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善燃气档案信息管理制度。统筹规划公司档案信息管理工作，指导和监督各部门档案管理工作。集中管理公司重要燃气档案信息，建立档案信息数据库。组织档案信息的整理、归档、保管、查阅、销毁等工作。2.各部门负责本部门燃气业务档案信息的收集、整理、初步审核和移交。明确专人负责档案管理工作，确保档案信息的及时、准确归档。配合档案管理部门做好档案信息的查阅、利用等工作。二、燃气档案信息的分类与编号（一）分类1.规划类档案：包括燃气发展规划、专项规划、区域规划等相关文件。2.建设类档案：涵盖燃气工程建设项目的立项、设计、施工、监理、竣工验收等环节的文件资料。3.运营类档案：包含燃气供应合同、用户信息、抄表记录、气量统计、设备运行记录等。4.维护类档案：涉及燃气设施维护计划、维修记录、检测报告、隐患排查与整改资料等。5.安全类档案：如安全管理制度、应急预案、安全检查记录、事故处理报告等。6.技术类档案：包括燃气技术标准、规范、科研成果、技术改造资料等。7.行政管理类档案：公司在燃气业务管理过程中产生的各类行政文件、会议纪要、人事档案等。（二）编号为便于档案信息的管理和查询，对各类燃气档案信息进行统一编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式，例如：2023GH001，表示2023年的规划类档案第1份。类别代码根据上述分类设定，如GH代表规划类，JS代表建设类等。三、燃气档案信息的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案信息收集的责任人，确保在燃气业务活动开展过程中同步收集相关文件资料。2.收集的档案信息应齐全、完整，包括纸质文件、电子文档、图表、照片、音像资料等各种形式。3.对于重要的燃气业务活动，应及时收集相关的原始记录、合同协议、审批文件等。（二）整理规范1.档案管理人员应按照分类标准对收集到的档案信息进行分类整理。2.对纸质档案进行编号、编目、装订，确保页面整齐、牢固。3.电子档案应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的存储介质和文件夹中。4.照片、音像资料等应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行适当的编辑和整理。四、燃气档案信息的归档与保管（一）归档流程1.各部门整理好的档案信息应定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案信息进行审核，确保符合归档要求。3.审核通过后，档案管理人员将档案信息进行归档存储，并更新档案信息数据库。（二）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施。档案库房应保持适宜的温度和湿度，定期进行检查和维护。2.电子档案：采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行备份存储，并建立异地灾备中心。定期对电子档案进行数据备份和恢复测试，确保数据的安全性和完整性。3.特殊载体档案：如照片、音像资料等，应根据其特性进行妥善保管，可采用光盘存储或冲印纸质照片等方式。（三）保管期限根据燃气档案信息的重要性和时效性，确定不同档案的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。具体保管期限参照国家相关档案管理规定和行业标准执行。五、燃气档案信息的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅燃气档案信息的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密的燃气档案信息，需经公司主管领导批准方可查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅燃气档案信息的，应提交正式申请函，说明查阅理由和用途，经公司相关部门审核，报公司领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅流程1.查阅申请人提交《档案查阅申请表》或申请函。2.档案管理部门对申请进行审核。3.审核通过后，档案管理人员根据申请内容提供相应的档案信息，并做好查阅登记。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复制、传播档案内容。如需复制，应按照规定办理相关手续。（三）利用管理1.鼓励各部门充分利用燃气档案信息，为公司的决策、运营、维护等工作提供支持。2.档案管理部门应定期对档案信息的利用情况进行统计和分析，评估档案信息的价值和利用效果。3.对于在档案信息利用过程中发现的问题或不足，应及时反馈给相关部门，并提出改进建议。六、燃气档案信息的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密、用户隐私等重要燃气档案信息，应严格保密。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.档案查阅场所应设置必要的保密设施，防止档案信息泄露。4.禁止在非保密场所谈论、传播敏感的燃气档案信息。（二）安全管理1.建立档案信息安全管理制度，加强对档案存储设备、网络系统等的安全防护。2.定期进行档案信息安全检查和风险评估，及时发现和消除安全隐患。3.制定档案信息备份与恢复计划，确保在发生意外事件时能够及时恢复档案信息。4.对档案信息的访问进行权限控制，防止未经授权的访问和操作。七、燃气档案信息的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限和实际利用价值，定期对燃气档案信息进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则。（二）鉴定流程1.档案管理部门组织相关人员成立档案鉴定小组，对拟销毁的档案信息进行审查。2.鉴定小组根据档案的保管期限、内容重要性、利用情况等因素，提出鉴定意见。3.经公司主管领导批准后，确定需销毁的档案信息清单。（三）销毁方式1.对于纸质档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，并做好销毁记录。2.电子档案应进行数据清除或物理销毁，并确保存储介质无法恢复数据。3.销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信