酒店工程部档案管理制度

PAGE酒店工程部档案管理制度一、总则（一）目的为加强酒店工程部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在酒店工程建设、维护、管理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店工程部全体员工，涵盖工程部在工程规划、施工、设备维护、技术资料管理等过程中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则工程部设立专门的档案管理岗位，负责集中收集、整理、保管和利用本部门档案，确保档案管理工作的规范化和系统化。2.真实准确原则档案内容必须真实反映酒店工程建设和管理的实际情况，数据准确、手续完备，严禁弄虚作假。3.完整齐全原则全面收集工程部在各项工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的完整性，不得遗漏重要文件资料。4.便于利用原则档案管理应便于检索、查询和使用，提高档案的利用率，为酒店工程管理决策提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理岗位职责1.档案收集与整理负责收集工程部各部门及员工在工作中形成的各类文件、资料、图纸等，确保档案的及时归档。按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、编目，编制档案检索工具，便于查找和利用。2.档案保管建立档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。定期对档案进行检查、清点，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，确保档案的完整性。3.档案利用与借阅负责办理档案的查阅、借阅手续，根据规定提供档案利用服务，确保档案的合理使用。对档案利用情况进行登记，跟踪档案的去向，及时催还借阅的档案。4.档案统计与鉴定定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制档案统计报表，为档案管理决策提供数据支持。根据酒店发展和档案保管期限的规定，对档案进行定期鉴定，提出存毁意见，经批准后对失去保存价值的档案进行销毁处理。5.档案信息化管理推进档案信息化建设，将纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。负责电子档案的存储、备份和安全管理，确保电子档案的完整性和可用性。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件资料的收集、整理和初步分类，定期移交档案管理岗位。2.协助档案管理岗位做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息和资料。3.配合档案管理岗位开展档案统计、鉴定等工作，及时反馈本部门档案管理的相关情况。三、档案分类与编号（一）档案分类1.工程规划档案酒店工程建设项目的可行性研究报告、立项批复、规划设计方案、环境影响评价报告等文件。与工程规划相关的会议纪要、专家论证意见、领导批示等资料。2.施工档案工程施工合同、施工组织设计、施工图纸会审记录、技术交底文件等。工程施工过程中的各类变更通知、工程洽商记录、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。工程施工日志、施工月报、工程进度报表等。3.设备档案酒店各类设备的采购合同、设备清单、设备技术说明书、设备安装调试记录等。设备运行维护记录、设备故障维修记录、设备保养计划及执行情况记录等。设备的操作规程、安全注意事项、应急预案等文件。4.技术资料档案工程部的技术标准、规范、图集、工艺文件等。工程技术创新成果、科研项目资料、技术总结报告等。与工程技术相关的培训教材、学习资料、技术交流文件等。5.安全管理档案工程部安全管理制度、安全责任书、安全检查记录、隐患排查治理记录等。安全事故报告、处理记录、应急预案演练记录等。员工安全培训记录、安全考核记录等。6.其他档案工程部的行政文件、工作计划、工作总结、财务报表、审计报告等。与外部单位的往来文件、合作协议、项目招投标文件等。工程部获得的荣誉证书、奖励文件等。（二）档案编号1.采用“年度类别流水号”的编号方式，确保档案编号的唯一性和系统性。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.类别：根据档案分类设置类别代码，如“GP”表示工程规划档案，“SG”表示施工档案，“SB”表示设备档案，“JS”表示技术资料档案，“AQ”表示安全管理档案，“QT”表示其他档案。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如：“2023GP001”表示2023年形成的工程规划类第1份档案。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的各类文件资料，确保档案的及时归档。2.对于外来文件，如上级部门下发的文件、与合作单位往来的文件等，由专人负责签收、登记，并及时移交档案管理岗位。3.档案管理岗位定期对各部门兼职档案员移交的档案进行检查核对，对不符合要求的档案及时反馈并要求补充完善。（二）档案整理1.档案管理岗位按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应编制目录，目录内容包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。3.对于图纸类档案应折叠成A4幅面，并在右下角加盖档案章，注明档案编号、图名、日期等信息。4.对电子档案应进行规范化命名，按照档案编号、题名等信息进行命名，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。五、档案保管（一）档案库房管理1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.档案库房应设置专门的档案架，按照档案类别和编号顺序排列档案，便于查找和管理。4.档案库房应建立严格的出入库登记制度，非档案管理人员未经批准不得进入库房。（二）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映酒店工程建设和管理重大历史事件、重要决策、核心技术等具有长远利用价值的档案。长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案，主要包括工程建设项目的重要技术资料、设备运行维护的关键记录等。短期保管的档案：保管期限为110年的档案，如一般性的工程文件、日常工作记录等。2.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和酒店实际情况，由档案管理岗位提出初步意见，报工程部负责人审核批准。（三）档案密级划分1.档案密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密级档案：涉及酒店核心商业机密、重大技术秘密等，一旦泄露会给酒店造成极其严重损失的档案。机密级档案：涉及酒店重要业务信息、关键技术资料等，泄露后会给酒店带来较大损失的档案。秘密级档案：涉及酒店一般性业务信息、技术资料等，泄露后会给酒店造成一定影响的档案。2.档案密级的确定应根据档案内容的重要性和敏感性，由档案管理岗位提出初步意见，报工程部负责人审核批准，并按照国家保密规定进行管理。六）档案利用与借阅（一）档案查阅1.酒店内部员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理岗位办理查阅手续。2.档案管理岗位根据申请内容，提供相应的档案供查阅，并在档案查阅登记簿上进行登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅档案应在档案管理岗位指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印档案，应经档案管理岗位同意，并按照规定进行登记。（二）档案借阅1.酒店外部单位因工作需要借阅档案，应提前向工程部提交《档案借阅申请表》，注明借阅单位名称、借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并加盖单位公章。2.工程部负责人对借阅申请进行审核，批准后由档案管理岗位办理借阅手续。借阅档案应签订《档案借阅协议》，明确借阅双方的权利和义务，包括借阅期限、归还时间、保密责任等。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、丢失档案。4.档案管理岗位定期对借阅档案进行跟踪催还，借阅期满后，借阅人员应及时归还档案。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。七、档案统计与鉴定（一）档案统计1.档案管理岗位定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制档案统计报表，如档案数量统计表、档案利用情况统计表等。2.统计报表应真实、准确、完整，数据来源可靠，统计分析应具有针对性和实用性，为档案管理决策提供数据支持。3.档案统计工作应建立相应的台账，记录档案统计的原始数据和统计过程，便于查询和核对。（二）档案鉴定1.档案管理岗位定期对档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定，根据酒店发展和档案保管期限的规定，对档案的保存价值进行重新评估。2.鉴定工作应组成档案鉴定小组，由工程部负责人、档案管理岗位人员及相关业务部门人员组成。鉴定小组按照档案鉴定标准，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。3.对失去保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》，经工程部负责人审核批准后，按照规定进行销毁处理。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的真实性和安全性。4.档案鉴定工作应做好记录，包括鉴定时间、鉴定人员、鉴定意见、销毁档案清单等信息，并存档备查。八、档案信息化管理（一）电子档案管理系统建设1.建立酒店工程部电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.电子档案管理系统应具备档案录入、分类、编号、编目、存储、备份、检索、借阅审批等功能，满足档案管理的各项业务需求。3.电子档案管理系统应与酒店内部办公系统进行集成，实现档案信息的共享和互通，方便员工查阅和利用档案。（二）电子档案扫描与录入1.对纸质档案进行全面数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。2.扫描后的电子档案应按照档案分类和编号进行命名，并录入电子档案管理系统，同时建立电子档案与纸质档案的对应关系，实现电子档案与纸质档案的关联检索。3.对电子档案的元数据进行规范录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、来源等信息，确保电子档案的完整性和准确性。（三）电子档案存储与备份1.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，采用磁盘阵列、磁带库等多种存储方式进行备份，确保电子档案数据的安全性和可靠性。2.定期对电子档案进行备份，备份周期根据实际情况确定，一般每周或每月进行一次全量备份，每天进行增量备份。备份数据应存储在异地，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.建立电子档案存储与备份管理制度，明确存储设备的维护、管理和更换要求，确保电子档案数据的长期保存和可用性。（四）电子档