社区档案查借阅制度

PAGE社区档案查借阅制度一、总则（一）目的为加强社区档案的管理，规范档案的查借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在社区工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内所有档案的查借阅管理，包括但不限于社区建设、居民信息、财务收支、活动记录等各类档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：切实保障档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，维护档案的保密性和完整性。3.服务利用原则：在确保档案安全的前提下，积极为社区工作人员、居民及相关单位提供档案查借阅服务，充分发挥档案的价值。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门1.负责社区档案的集中统一管理，制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.对各类档案进行分类、整理、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的有序存放。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行检查、鉴定和统计，及时发现并解决档案管理中存在的问题。（二）档案管理人员1.熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心，严格遵守档案管理规定。2.负责档案的收集、整理、归档、保管等具体工作，确保档案的质量和安全。3.按照规定办理档案的查借阅手续，对查借阅情况进行登记和跟踪。4.协助档案利用者查找所需档案，提供必要的档案信息咨询服务。（三）档案形成部门1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.在档案形成过程中，严格遵守档案管理规定，规范档案的形成和积累。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查借阅申请，并配合做好相关工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.社区党组织工作中形成的各类文件、会议记录、党员信息等。2.社区居委会工作中产生的工作计划、总结、决议、居民意见反馈等。3.社区建设项目相关的规划、设计、施工、验收等文件资料。4.社区财务收支账目、报表、审计报告等财务档案。5.社区组织开展的各类活动的策划方案、活动记录、照片、视频等资料。6.居民个人信息档案，包括户籍信息、社会保障信息、健康档案等（按照相关法律法规规定进行收集和管理）。7.其他与社区工作相关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案形成后及时收集，不得积压或遗漏。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造或损毁。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理。2.分类应科学合理，便于查找和利用，一般可按照年度、机构、问题等进行分类。3.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录索引，建立档案检索体系。4.对破损或褪色的档案进行修复，确保档案的质量。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照分类顺序依次上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（三）档案的鉴定与销毁1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.对保管期满且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。3.销毁档案时，应填写档案销毁清册，经社区负责人批准后，由两人以上共同监销，并在销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存。五、档案的查借阅（一）查借阅权限1.社区工作人员因工作需要查阅档案的，可直接向档案管理部门提出申请，经档案管理人员审核后，予以查阅。2.居民查阅与其自身权益相关的档案，如户籍信息、社会保障信息等，应提供有效身份证明，经档案管理部门核实后，按照规定办理查阅手续。3.外单位因工作需要查阅社区档案的，应出具单位介绍信，并说明查阅目的和范围，经社区负责人批准后，方可查阅。（二）查借阅手续1.查借阅申请人应填写档案查借阅申请表，详细注明查借阅的档案名称、数量、查阅目的、查阅时间等信息。2.档案管理人员对申请表进行审核，符合条件的予以受理，并根据查借阅权限进行审批。3.经审批同意后，档案管理人员按照申请表的要求提供档案，并与查借阅人办理档案交接手续，填写档案查借阅登记薄，记录查借阅的时间、档案名称、数量、查阅人等信息。4.查借阅人应在规定的时间内归还档案，归还时档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性，确认无误后办理归还手续。（三）查借阅限制1.查借阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。复印的档案资料应与原件核对无误后，加盖档案管理部门印章。4.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照相关法律法规的规定进行管理，未经批准，不得查阅和利用。六、档案的利用与反馈（一）利用方式1.为社区工作人员提供档案资料，作为工作决策、处理问题、开展活动等的参考依据。2.向居民提供与其自身权益相关的档案信息查询服务，保障居民的知情权。3.根据外单位的需求，提供相关档案资料的查阅和复印服务，促进社区与外界的交流与合作。（二）利用反馈1.鼓励档案利用者对档案的利用情况进行反馈，提出意见和建议，以便档案管理部门不断改进工作。2.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用频率、利用效果等，为档案管理工作提供参考依据。七、监督与考核（一）监督检查1.社区成立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、保管、查借阅等环节，发现问题及时督促整改。（二）考核评价1.将档案管理工作纳入社区工作人员的绩效考核体系，对档案管理部门和档案管理人员的工作进行考核评价。2.考核评价指标包括档案