备用金如何管理制度规范

PAGE备用金如何管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司备用金管理，提高资金使用效率，确保备用金的安全与合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因业务需要预借备用金的情况。（三）定义备用金是指公司为满足日常经营活动中临时性、小额资金需求，预先拨付给相关部门或个人使用的周转资金。二、备用金的申请与审批（一）申请条件1.因工作需要，经常发生差旅费、业务招待费、零星采购等临时性支出，且金额较小、支付频繁的情况。2.相关业务具有明确的预算安排，且备用金的使用不会影响公司整体资金的正常周转。（二）申请流程1.申请人填写《备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额、预计使用期限等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据实际工作需要对申请事项进行核实，并签署审核意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门对申请金额的合理性、资金来源等进行审核，并签署意见。4.财务审核通过后，申请表提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司整体资金状况和业务需求，对备用金申请进行最终审批。（三）审批权限1.备用金申请金额在[X]元以下的，由部门负责人审核后，报财务部门负责人审批。2.备用金申请金额在[X]元至[X]元之间的，经部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.备用金申请金额在[X]元以上的，需经部门负责人、财务部门负责人、公司分管领导审核后，报公司总经理审批。三、备用金的使用（一）使用原则1.专款专用原则。备用金必须按照申请用途使用，不得挪作他用。2.预算控制原则。备用金的使用应严格控制在预算范围内，不得超预算使用。3.及时报账原则。备用金使用后，应及时到财务部门报账，不得拖延。（二）使用范围1.差旅费：员工因公务出差所需的交通、住宿、餐饮等费用。2.业务招待费：公司因业务需要发生的招待客户的费用，如餐饮、礼品、娱乐等。3.零星采购：公司日常经营活动中所需的小额物资采购费用。4.其他经公司批准的临时性支出。（三）使用规范1.备用金使用者应妥善保管备用金，确保资金安全。如发生备用金丢失或被盗等情况，应及时向公司报告，并承担相应的责任。2.备用金使用者在使用备用金时，应取得合法有效的票据，并在票据上注明用途、金额、日期等信息。票据应按照公司财务制度的规定进行粘贴和整理。3.备用金使用者应在备用金使用期限内及时报账。报账时，应填写《备用金报账申请表》，并附上相关票据，经部门负责人审核后提交至财务部门。财务部门对报账内容进行审核，审核通过后予以报销，并冲减备用金金额。四、备用金的归还与核销（一）归还期限1.备用金使用期限原则上不得超过[X]天。如有特殊情况需要延长使用期限的，应提前向财务部门申请，并说明原因。2.财务部门应定期对备用金的使用情况进行检查，对超过使用期限未归还的备用金，应及时督促使用者归还。（二）归还方式1.备用金使用者应通过现金、银行转账等方式将备用金归还至公司指定的账户。2.如备用金使用者使用的备用金金额较小，且报账后剩余金额较少的，经财务部门同意，可直接在报账时冲减备用金，无需另行归还。（三）核销流程1.备用金使用者报账后，财务部门应及时对备用金进行核销。核销时，应核对报账金额与备用金申请金额是否一致，票据是否合法有效等。2.如报账金额与备用金申请金额不一致，或票据存在问题的，财务部门应及时与备用金使用者沟通，要求其补充相关资料或进行说明。3.备用金核销后，财务部门应在备用金台账中进行记录，并更新备用金余额。五、备用金的管理与监督（一）财务部门职责1.负责备用金制度的制定、修订和解释工作。2.审核备用金申请，办理备用金的拨付、归还和核销手续。3.定期对备用金的使用情况进行检查和监督，确保备用金的安全与合理使用。4.建立备用金台账，详细记录备用金的申请、拨付、使用、归还和核销等情况。（二）审计部门职责1.定期对备用金的使用情况进行审计，检查备用金是否按照规定用途使用，是否存在违规挪用、浪费等情况。2.对审计中发现的问题，及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（三）监督检查1.公司应建立健全备用金监督检查机制，定期或不定期对备用金的使用情况进行检查。2.检查内容包括备用金的申请、审批、使用、归还和核销等环节是否符合规定，是否存在违规行为等。3.对检查中发现的问题，应及时进行处理。如发现备用金使用者存在违规行为的，应按照公司相关规定进行处罚；如发现相关部门或人员在备用金管理中存在失职、渎职行为的，应追究其相应的责任。六、罚则（一）违规处罚1.备用金使用者如有以下违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：挪用备用金的，责令其立即归还挪用的资金，并按照挪用金额的[X]%给予罚款；情节严重的，给予警告、记过、降职等处分。超预算使用备用金的，责令其自行承担超出预算部分的费用，并按照超出预算金额的[X]%给予罚款；情节严重的，给予警告、记过等处分。未及时报账或虚假报账的，责令其限期报账或改正虚假报账行为，并按照虚报金额的[X]%给予罚款；情节严重的,给予警告、记过、降职等处分。2.相关部门或人员在备用金管理中如有以下违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：对备用金申请审核不严，导致备用金不合理使用的，给予警告、记过等处分；情节严重的，给予降职、撤职等处分。未按照规定办理备用金的拨付、归还和核销手续的，责令其立即改正，并给予警告、记过等处分；情节严重的，给予降职、撤职等处分。对备用金使用情况监督不力，导致出现问题的，给予警告、记过等处分；情节严重的，给予降职、撤职等处分。（二）法律责任如备用金管理过程中涉及违反法律法规的行为，公司将依法追究