市应急局档案管理制度

PAGE市应急局档案管理制度一、总则（一）目的为加强市应急局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在应急管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市应急局机关各科室、所属事业单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则市应急局档案实行集中统一管理，由局办公室负责档案管理工作，对全局档案进行统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性原则档案应如实反映应急管理工作的真实情况和历史过程，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理和保存应急管理工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的完整性。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局主要领导为组长，各分管领导为副组长，机关各科室、所属事业单位负责人为成员的档案管理领导小组。负责研究决定档案管理工作中的重大事项，指导和监督档案管理工作。（二）办公室作为档案管理工作的具体承办部门，其职责如下：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管本局各类档案，确保档案的完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，积极开发利用档案信息资源，为应急管理工作提供服务。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局人员的档案意识和业务水平。6.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流。（三）各科室、所属事业单位1.负责本科室、本单位在工作中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交局办公室。2.配合局办公室做好档案管理的其他相关工作，积极提供档案利用所需的资料和信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与应急管理工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等文件材料。3.应急管理工作中形成的应急预案、应急处置记录、事故调查报告、灾害评估报告等。4.各类会议文件、会议记录、纪要等。5.人事档案材料，包括干部任免、考核、奖惩、工资福利等方面的文件。6.财务档案材料，包括会计凭证、账簿、报表等。7.业务档案材料，如安全生产监管档案、防灾减灾救灾档案、应急救援档案等。8.其他与应急管理工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、所属事业单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。不应出现错别字、语病、标点符号错误，语言表达应符合公文写作规范，避免口语化、随意性表述。2.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对重要文件材料应进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理。将文件材料按年度分开，再按机构（问题）进行分类，最后根据保管期限分为永久、长期、短期三类。2.业务档案根据不同业务类型，制定相应的分类方案进行整理。如安全生产监管档案可按行业、企业类型、监管事项等进行分类；防灾减灾救灾档案可按灾害类型、灾害发生时间、受灾地区等进行分类。3.科技档案按照项目进行整理，将项目相关的文件材料、图纸、数据等集中在一起，建立项目档案卷。4.会计档案按照会计档案管理办法的规定，进行分类整理。将会计凭证、账簿、报表等分别装订成册，并编制目录。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案装具采用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。（三）档案保管期限根据国家有关规定和档案的实际价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.对档案的保管状况进行检查，发现问题及时处理。检查内容包括档案的实体状况、装具情况、库房环境等。（五）档案信息化管理建立档案信息化管理系统，将档案目录及重要档案信息录入系统，实现档案信息的数字化存储和检索利用。加强对档案信息化系统的安全管理，防止信息泄露。五、档案的利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要，可查阅、借阅本局档案。外单位因工作需要查阅本局档案的，须经局办公室负责人批准。涉及国家机密和敏感信息的档案，严格按照国家有关保密规定进行管理和利用。（二）利用方式1.查阅本局工作人员查阅档案，可直接到档案库房查阅。查阅时应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等。外单位查阅档案，需持单位介绍信，经局办公室负责人批准后，由档案管理人员提供查阅服务，并做好登记。2.借阅本局工作人员因工作需要借阅档案的，可以办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，应填写《档案借阅登记表》，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、预计归还日期等。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案。外单位原则上不办理档案借阅手续，确因特殊情况需要借阅的，须经局主要领导批准，并严格按照借阅规定进行管理。（三）利用登记对档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、利用内容、利用方式等。定期对档案利用登记情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人、业务骨干及档案管理人员组成。负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、现实利用价值、历史研究价值等因素，综合确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应继续保存；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步清理，列出拟销毁档案清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案清单进行审核，逐卷逐件进行分析研究，提出鉴定意见。3.将鉴定意见报局档案管理领导小组审批。（四）销毁程序1.经批准销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、保管期限