上海市档案管理制度

PAGE上海市档案管理制度一、总则（一）目的为了加强上海市档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于上海市行政区域内的各级党政机关、人民团体、企事业单位、社会组织以及其他各类机构（以下统称“单位”）的档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位应设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对本单位的各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案的形成应遵循真实、准确、完整的要求，如实反映单位各项工作活动的历史过程和实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案管理信息化水平，为单位各项工作和社会利用提供便捷、高效的档案服务。二、档案管理机构与人员（一）机构设置1.各单位应根据工作需要，设立独立的档案管理机构，如档案科、档案室等，配备必要的办公场所和设施设备。2.档案管理机构应明确职责分工，设置档案收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等岗位，确保档案管理工作的有序开展。（二）人员配备1.档案管理机构应配备具有档案专业知识和技能的管理人员，档案管理人员应具备大专以上学历，经过档案业务培训，取得档案管理岗位资格证书。2.档案管理人员应保持相对稳定，确需调整时，应做好档案管理工作的交接，确保档案管理工作的连续性。（三）职责分工1.档案管理机构负责人职责全面负责本单位档案管理工作，贯彻执行国家和本市有关档案管理的法律法规和方针政策。制定和完善本单位档案管理制度，组织实施档案管理工作的各项任务。负责档案管理机构的人员管理、业务培训和考核工作。组织协调本单位档案管理工作与其他业务工作的关系，为单位各项工作提供档案支持和服务。定期向上级主管部门和档案行政管理部门报告档案管理工作情况。2.档案收集人员职责负责接收和征集本单位各部门形成的档案材料，确保档案收集工作的及时、完整。指导和督促各部门做好档案的整理和移交工作，对不符合要求的档案材料提出整改意见。对收集到的档案材料进行初步审核，剔除重复、无效的材料，确保档案质量。3.档案整理人员职责按照档案整理的原则和方法，对收集到的档案材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其系统化、规范化。编制档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查找和利用。对整理好的档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。4.档案保管人员职责负责档案库房的日常管理，确保档案库房的安全、整洁、通风良好。按照档案保管的要求，对档案进行科学存放，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。定期对档案进行清点、核对，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。根据档案鉴定结果，对已到保管期限的档案进行妥善处理。5.档案利用人员职责负责接待档案利用者，为其提供档案查阅、借阅等服务。根据档案利用者的需求，准确查找和提供相关档案资料，做好档案利用登记工作。对档案利用情况进行跟踪和反馈，及时了解档案利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。6.档案鉴定人员职责按照国家和本市有关档案鉴定的标准和方法，定期对本单位的档案进行鉴定，确定档案的保管期限。组织档案鉴定小组，对拟销毁的档案进行审核，提出鉴定意见，报单位领导批准。对档案鉴定工作中发现的问题进行分析研究，提出改进措施，提高档案鉴定工作的科学性和准确性。7.档案统计人员职责负责建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行统计。定期向上级主管部门和档案行政管理部门报送档案统计报表，为档案管理工作决策提供数据支持。对档案统计数据进行分析研究,总结档案管理工作的规律和趋势，为档案管理工作的改进提供参考。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，包括上级文件、本单位文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、财务文件等。2.本单位在各项工作中形成的具有保存价值的业务文件材料，如业务合同、协议、项目文件、技术文件、产品资料等。3.本单位在机构设立、变更、撤销等过程中形成的文件材料，如机构批复、人员任免文件、资产处置文件等。4.本单位在对外交往中形成的文件材料，如外事活动文件、合作交流文件、接待来访记录等。5.本单位工作人员在工作中形成的个人文件材料，如重要书信、手稿、荣誉证书等。6.其他对本单位具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体形式符合要求。3.收集的档案材料应按照形成时间顺序或重要程度进行排列，便于整理和保管。4.对电子文件的收集，应确保其元数据完整、真实，存储格式符合长期保存要求，并与纸质文件同步归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化处理和信息共享。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作、行政管理、业务工作、人事管理、财务管理、声像档案、实物档案等类别。每一大类下可根据实际情况进一步细分小类，如业务工作类可分为不同的业务项目类别。2.编号对每一份档案或一组档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用数字、字母或数字与字母相结合的方式，如“年度类别顺序号”。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应注明案卷编号、题名、年度、保管期限、密级等信息；卷内文件目录应注明文件编号、题名、日期、页号等信息。4.装订（纸质档案）对纸张规格统一、内容完整、字迹清晰的档案材料进行装订，拆除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案的整齐、牢固。对于纸张规格不一致或不宜装订的档案材料，可采用袋装或盒装等方式保管，并在装具上注明相关信息。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离易燃、易爆、易腐蚀等物品存放场所。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，如消防器材、防盗门窗、温湿度调控设备、防虫防鼠药品、窗帘、吸尘器等。3.库房应根据档案保管要求进行合理布局，分为档案存放区、整理区、查阅区、办公区等功能区域，确保档案管理工作的有序开展。（二）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案排列上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同密级的档案应分开存放，并有明显标识。3.对珍贵档案、易损档案等应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。4.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行异地备份，防止数据丢失。（三）库房管理1.档案库房应实行专人管理，管理人员应严格遵守库房管理制度，不得擅自离岗。2.定期对库房进行检查，包括温湿度检查、设备运行检查、档案存放情况检查等，及时发现和处理问题。3.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。4.严格控制库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.做好库房的安全保卫工作，严禁无关人员进入库房，确保档案的安全。五、档案的利用（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、档案行政管理部门及其他有关单位因工作需要查阅档案。3.司法机关、社会组织等因办理案件、开展活动等需要查阅档案。4.其他符合规定的档案利用需求。（二）利用手续1.本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、内容、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理机构负责人审批。2.上级主管部门、档案行政管理部门及其他有关单位查阅档案，应出具单位介绍信，并填写《档案查阅登记表》，经档案管理机构负责人批准后，方可查阅。3.司法机关、社会组织等查阅档案，应按照相关法律法规的规定，办理查阅手续，经档案管理机构负责人审核后，报单位主管领导批准。4.档案利用者查阅档案时，应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需借阅档案，应按照规定的借阅期限及时归还，不得擅自转借他人。（三）利用服务1.档案管理机构应根据档案利用者的需求，及时、准确地提供档案资料，并做好利用登记工作。2.对于重要档案或利用频率较高的档案，应制作副本或复印件供利用者使用，以保护档案原件的安全。3.档案利用者在查阅档案过程中，如需摘录、复制档案内容，应经档案管理机构负责人批准，并按照规定的格式和要求进行操作。4.档案管理机构应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家和本市有关档案鉴定的标准和方法，结合本单位的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。3.确保鉴定工作的公正性和客观性，防止随意销毁档案。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定计划，组织实施档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和把关。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，分析其内容、来源、时间、形式等因素，确定其保存价值。2.综合鉴定法结合档案的形成背景、利用情况、社会需求等因素，对档案进行综合评估，确定其保存价值。（四）保管期限划分1.永久保管凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在一定时期内对本单位工作有查考利用价值的档案，可列为定期保管。（五）销毁程序1.档案鉴定小组对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报单位领导批准。2.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理机构负责人或指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案的统计与信息化建设（一）统计工作1.建立档案统计制度，明确统计内容、统计方法、统计周期等要求。2.档案统计人员应按照规定的统计内容和方法，定期对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行统计，确保统计数据的真实、准确、完整。3.及时向上级主管部门和档案行政管理部门报送档案统计报表，同时做好档案统计数据的分析和研究工作，为档案管理工作决策提供依据。（二）信息化建设1.加强档案管理信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案管理工作的自动化、网络化和数字化。2.档案管理信息系统应具备档案收集、整理、保管、利用、鉴