机关党员档案室制度规范

PAGE机关党员档案室制度规范一、总则（一）目的为加强机关党员档案管理，确保党员档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥党员档案在党员教育、管理、监督等方面的作用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本机关全体党员的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：党员档案必须如实反映党员个人的历史和现实情况。2.完整性原则：全面收集党员在各个时期形成的各类材料，保证档案材料齐全完整。3.保密性原则：严格遵守档案管理保密规定，确保党员档案信息不泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和要求，规范党员档案的整理、保管、利用等工作。二、档案管理职责分工（一）机关党委职责1.负责制定和完善党员档案室管理制度，并监督执行。2.指导和协调各党支部做好党员档案的收集、整理、移交等工作。3.定期对党员档案室工作进行检查和评估，提出改进意见和建议。（二）党支部职责1.负责本支部党员档案材料的收集、整理和初步审核，确保材料真实、准确、完整。2.按照规定的时间和要求，将整理好的党员档案及时移交机关党员档案室。3.协助机关党员档案室做好档案的查阅、借阅等工作，配合提供相关证明材料。（三）党员档案室管理人员职责1.负责党员档案的接收、整理、保管、查阅、借阅等具体工作。2.严格遵守档案管理规定，确保档案安全，防止档案丢失、损坏和泄密。3.定期对档案进行清查、核对，及时发现和解决档案管理中存在的问题。4.做好档案管理的信息化工作，提高档案管理效率和服务水平。三、档案内容及分类（一）入党材料1.入党申请书2.自传3.政治历史情况的调查报告及证明材料4.党内外群众对入党申请人的意见5.入党积极分子培养考察登记表6.入党志愿书7.预备党员考察表8.预备党员转正申请书及审批表（二）党籍管理材料1.党员登记表2.保留、停止党籍的有关审批材料3.恢复党籍的有关审批材料4.脱党、退党、自行脱党、劝退、除名的有关审批材料（三）党内职务、党代表及荣誉称号类材料1.党员担任党内职务的有关审批材料2.当选党的各级代表大会代表的有关材料3.授予党内荣誉称号的有关审批材料（四）教育培训材料1.参加各类党内教育培训的学习心得、总结、结业证书等材料2.党员参加学历教育的有关材料（五）表彰奖励材料1.受到县级以上党组织表彰、奖励的审批表、荣誉证书等材料2.先进事迹材料、事迹简介等（六）纪律处分材料1.党员违反党纪受到警告、严重警告、撤销党内职务、留党察看、开除党籍等处分的决定、调查报告、本人检讨及申诉材料等2.解除处分的有关审批材料（七）其他材料1.党员组织关系介绍信存根2.党费收缴情况登记表3.其他与党员个人有关的重要材料四、档案收集与整理（一）收集要求1.各党支部应指定专人负责党员档案材料的收集工作，确保材料及时、准确、完整。2.党员档案材料应根据形成时间顺序，定期进行收集，一般每年集中收集一次。3.党员工作调动、职务变动、入党转正等情况发生后，相关材料应及时收集归档。（二）整理要求1.党员档案室管理人员应按照档案分类标准，对收集到的党员档案材料进行分类整理。2.每份档案材料应保持原貌，不得擅自涂改、伪造、销毁或抽取材料。3.档案材料应使用A4纸规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。4.对破损、褪色的档案材料，应进行修补或复制后再行归档。5.整理后的党员档案应编制档案目录，目录应清晰、准确地反映档案材料的内容和排列顺序。五、档案保管（一）保管场所党员档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。（二）保管方式1.党员档案应实行集中统一保管，按照党员类别、入党时间等顺序进行排列存放。2.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。3.建立党员档案保管台账，详细记录档案的接收、整理、保管、查阅、借阅等情况。（三）档案清查1.党员档案室管理人员应定期对党员档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、内容完整。2.清查过程中如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级党组织报告。六、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.本机关党员因工作需要，可查阅本人档案。2.上级党组织、纪检监察机关等因工作需要，可查阅相关党员档案。3.其他单位或部门因特殊情况需要查阅党员档案的，须经机关党委批准。（二）查阅程序1.查阅党员档案，应填写《党员档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等，经所在党支部书记签字同意后，报机关党委审批。2.机关党委批准后，党员档案室管理人员应按照规定提供档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换或损坏档案材料。查阅结束后，应及时将档案归还，并在《党员档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅范围1.因特殊情况需要借阅党员档案的，须经机关党委批准，并严格履行借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅党员档案，应填写《党员档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等，经所在党支部书记签字同意后，报机关党委审批。2.机关党委批准后，党员档案室管理人员应与借阅人员签订《党员档案借阅承诺书》，明确双方的权利和义务。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、拍照、传播档案内容。借阅结束后，应及时将档案归还，并在《党员档案借阅登记表》上签字确认。七、档案转递（一）转递范围党员因工作调动、辞职、退休、出国（境）定居等原因，需要转移党员组织关系的，其党员档案应按照规定及时转递。（二）转递程序1.党员所在党支部应在党员组织关系转出前，对其党员档案进行认真审核，确保档案材料齐全完整。2.审核无误后，党支部应填写《党员档案转递通知单》，密封档案，并在封口处加盖党支部印章。3.将党员档案通过机要交通或专人送取等方式，及时转递给党员组织关系接收单位的党组织。4.党员组织关系接收单位的党组织收到党员档案后，应及时进行核对，并在《党员档案转递回执》上签字盖章后，将回执寄回党员原所在党支部。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立机关党员档案信息化管理系统，实现党员档案的电子化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.党员档案室管理人员应按照档案整理要求，将党员档案材料的相关信息录入信息化管理系统，确保数据准确、完整。2.定期对信息化管理系统中的数据进行维护和更新，及时录入新产生的档案材料信息，删除已失效或不再使用的信息。（三）系统安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，确保数据安全可靠。3.安装防病毒软件和防火墙，及时更新系统补丁，防范网络安全风险。九、档案保密与安全（一）保密制度1.党员档案室管理人员应严格遵守档案保密规定，不得泄露党员档案内容。2.查阅、借阅党员档案的人员，应严格履行保密义务，不得擅自传播档案信息。3.对涉及党员个人隐私或敏感信息的档案材料，应采取特殊的保密措施。（二