消防审查验收档案制度

PAGE消防审查验收档案制度一、总则（一）目的为加强公司消防审查验收档案管理，规范消防审查验收工作流程，确保消防设施符合法律法规及行业标准要求，保障公司人员生命财产安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有新建、改建、扩建工程项目的消防审查验收档案管理工作。（三）依据本制度依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》、《建设工程消防设计审查验收管理暂行规定》等相关法律法规以及国家现行的消防技术标准制定。（四）基本原则1.合法性原则：档案管理工作必须严格遵守国家法律法规，确保消防审查验收档案真实、完整、合法。2.完整性原则：全面收集、整理消防审查验收过程中形成的各类文件资料，保证档案的完整性。3.准确性原则：档案内容应准确反映消防审查验收工作的实际情况，数据准确、表述清晰。4.规范性原则：档案整理、分类、编号等应遵循统一的规范和标准，便于查阅和管理。二、档案管理职责分工（一）公司消防管理部门1.负责制定和完善消防审查验收档案管理制度，并监督执行。2.组织协调消防审查验收档案的收集、整理、归档工作。3.对消防审查验收档案进行审核，确保档案质量符合要求。4.定期对消防审查验收档案进行检查和评估，提出改进意见和建议。（二）项目建设部门1.负责在项目建设过程中及时收集、整理与消防审查验收相关的文件资料，包括项目立项文件、设计图纸、施工记录、设备采购合同等。2.督促施工单位按照消防设计要求进行施工，确保施工过程中的消防设施符合标准。3.配合消防管理部门做好消防审查验收工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理部门1.负责消防审查验收档案的集中保管，建立档案库房，配备必要的档案保管设备。2.按照档案管理规范对消防审查验收档案进行分类、编号、装订、上架等整理工作。3.建立档案检索系统，方便查询和利用消防审查验收档案。4.负责档案的安全管理，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。（四）其他相关部门各部门应按照职责分工，配合做好消防审查验收档案管理工作，提供本部门工作中形成的与消防审查验收有关的文件资料。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.消防设计文件：消防设计图纸（建筑、结构、电气、给排水、消防设施等）、消防设计专篇、消防设计变更文件等。3.施工过程文件：施工组织设计、施工方案、施工技术交底、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、消防设施调试记录等。4.消防设施检测报告：由具备资质的检测机构出具的消防设施检测报告。5.消防验收申请文件：消防验收申请表、工程竣工验收报告等。6.消防验收意见文件：消防部门出具的消防验收意见书。7.其他相关文件：与消防审查验收有关的会议纪要、来往函件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责收集本部门工作中形成的与消防审查验收相关的文件资料，并及时移交至消防管理部门。2.收集的文件资料应真实、完整、有效，签字盖章齐全。3.对于重要文件资料，应进行备份，防止原件丢失或损坏。（三）整理方法1.分类：按照消防审查验收工作流程和文件资料的性质，将档案分为项目前期档案、消防设计档案、施工过程档案、消防设施检测档案、消防验收档案等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年份、顺序号等信息，便于识别和管理。3.装订：对纸张规格不一致、破损的文件资料进行整理和修复，采用统一规格的档案封面和封底进行装订，确保档案整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者等信息，便于查阅和检索。四、档案归档与保管（一）归档流程1.消防管理部门对收集到的文件资料进行审核，确保符合归档要求。2.审核通过后，按照整理方法进行分类、编号、装订、编目等工作。3.将整理好的档案移交至档案管理部门进行归档保管。（二）保管期限1.项目前期档案、消防设计档案、消防验收档案等应长期保存。2.施工过程档案、消防设施检测档案等保管期限为自工程竣工验收合格之日起不少于五年。（三）保管要求1.档案管理部门应建立专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.档案应存放在专用的档案柜架上，按照类别、编号顺序排列，便于查找和取用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行数据维护和更新。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅消防审查验收档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审核同意后，报消防管理部门批准。2.外部单位因特殊原因需要查阅消防审查验收档案的，应持单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经公司消防管理部门审核同意后，报公司分管领导批准。（二）查阅程序1.查阅人凭批准后的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员按照查阅申请表的要求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案，如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复制手续。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案完好无损。（三）利用规定1.消防审查验收档案仅供公司内部工作参考和外部单位依法查阅使用，未经公司同意，不得向任何单位和个人提供档案信息。2.利用档案时应严格遵守国家法律法规和公司保密制度，不得泄露档案中的机密信息。六、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限已满，且无继续保存价值的。2.档案因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复且无利用价值的。3.档案涉及的工程项目已拆除或不存在，且无其他相关用途的。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报消防管理部门审核。2.消防管理部门对销毁申请进行审核，审核通过后报公司分管领导批准。3.档案管理部门按照批准的销毁清单，组织专人对档案进行销毁，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。4.销毁记录应保存三年以上。七、档案信息化管理(一)信息化建设目标建立完善的消防审查验收档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。(二)信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行数据录入和挂接，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.系统功能模块：包括档案录入、查询、借阅、统计分析、权限管理等功能模块，满足档案管理工作的实际需求。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等安全措施，保障档案数据的安全。(三)信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的稳定性和安全性。3.加强对档案数据的管理，防止数据丢失、篡改等情况发生。八、监督与考核（一）监督检查1.公司消防管理部门定期对各部门消防审查验收档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、查阅、利用等环节。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.将消防审查验收档