单位档案室如何管理制度

PAGE单位档案室如何管理制度一、总则（一）目的为加强单位档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映单位各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录单位工作活动的各个方面，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责接收、整理、保管单位各类档案，确保档案的安全和完整。3.开展档案的编目、检索、统计等工作，为档案的查阅利用提供便利。4.对档案信息进行开发利用，为单位各项工作提供参考依据。5.指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动。6.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的质量和价值。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理制度的要求，定期向档案室移交档案。3.配合档案室做好档案的查阅、利用和统计等工作。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本单位有关的文件、指示、规定等。2.本单位形成的各类文件、报告、会议记录、工作计划、工作总结、统计报表等。3.本单位与外单位签订的合同、协议、意向书等。4.本单位的科研成果、技术资料、产品样本等。5.本单位的人事档案、财务档案、基建档案等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，并及时将形成的档案材料收集齐全。2.收集的档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、生产技术类、财务类、人事类等。2.立卷：将同一问题、同一时间、同一来源的文件材料组成一卷或若干卷。3.编目：对整理好的档案进行编号、编目，编制档案目录、卷内目录等。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间作为保管场所。2.档案室应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。2.对重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密保管等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。（三）档案的鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁前应造册登记，经单位领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案，须经本单位领导批准。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅时应严格按照保密规定执行。（二）查阅要求1.查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等。2.查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。4.查阅结束后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。（三）利用方式1.提供档案原件供查阅利用。2.根据查阅人的需要，提供档案复印件，但应注明“复印件与原件核对无误，并加盖档案室印章”。3.根据查阅人的需要，提供档案信息的摘录、整理等服务。六、档案的统计与移交（一）统计1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表，及时反映档案管理工作的情况。（二）移交1.各部门应按照规定的时间和要求向档案室移交档案。2.档案室接收档案时，应认真核对档案的数量、质量等，办理交接手续。3.对移交的档案，档案室应及时进行整理、编目和上架保管。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立档案信息管理系统，实现档案的数字化管理。2.提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅、利用和统计。3.加强档案信息的安全保护，防止档案信息泄露。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合本单位的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、查阅、利用等功能的信息化管理。3.网络安全建设：建立档案信息网络安全防护体系，保障档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案信息管理系统应符合国家有关标准和规范，具备良好的兼容性和扩展性。2.档案数字化应保证数据的准确性和完整性，扫描图像应清晰可读。3.加强档案