工程类合同档案归档制度

PAGE工程类合同档案归档制度一、总则（一）目的为加强公司工程类合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，便于合同的查阅、利用和维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程类合同档案的归档管理，包括但不限于工程建设合同、工程分包合同、工程物资采购合同、工程监理合同等。（三）基本原则1.集中统一管理原则工程类合同档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则合同档案应如实反映合同签订、履行过程中的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则合同档案应包括合同文本、相关附件、往来函件、会议纪要、变更记录、结算资料等与合同有关的全部文件材料。4.及时性原则合同签订、履行过程中产生的文件材料应及时归档，确保档案的时效性。5.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的合同档案，应严格保密，防止信息泄露。二、合同档案归档职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程类合同档案归档制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各部门合同档案的收集、整理、归档工作。3.负责工程类合同档案的集中统一保管，建立档案目录和索引，方便查阅和利用。4.按照国家有关规定和公司要求，对合同档案进行鉴定、销毁等处置工作。5.负责合同档案信息化管理工作，建立电子档案数据库，实现档案信息的共享和利用。（二）合同业务部门职责1.负责本部门工程类合同文件材料的收集、整理和初步审核。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的合同档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好合同档案的查阅、利用等工作。（三）项目负责人职责1.负责项目合同文件材料的收集、整理和归档工作的组织协调。2.确保项目合同文件材料的完整、准确，并及时移交至合同业务部门。3.对项目合同档案的真实性、完整性负责。三、合同档案归档范围（一）合同文本1.工程建设合同（包括总承包合同、专业承包合同等）及其补充协议、变更协议。2.工程分包合同及其补充协议、变更协议。3.工程物资采购合同及其补充协议、变更协议。4.工程监理合同及其补充协议、变更协议。5.其他与工程相关的合同，如设计合同、咨询合同等。（二）相关附件1.合同双方的营业执照副本、资质证书、授权委托书等主体资格证明文件。2.工程图纸、技术规范、工程量清单、报价单等与合同标的相关的文件。3.合同担保文件，如保函、抵押合同、质押合同等。4.合同预付款、进度款、结算款等支付凭证。5.其他与合同有关的附件，如会议纪要、往来函件、验收报告等。（三）往来函件1.合同签订过程中的要约、承诺、协商等函件。2.合同履行过程中的通知、催告、变更请求、索赔等函件。3.合同终止、解除过程中的函件。（四）会议纪要1.与合同签订、履行相关的会议纪要，包括项目启动会、工程例会、合同谈判会议等。2.会议纪要应记录会议的时间、地点、参会人员、讨论内容、决议事项等。（五）变更记录1.合同履行过程中的变更申请、审批文件、变更协议等。2.变更记录应详细记录变更的原因、内容、时间、双方协商情况等。（六）结算资料1.工程竣工结算报告、结算审核报告、结算支付凭证等。2.结算资料应包括工程量计算书、计价依据、费用明细等。四、合同档案归档要求（一）文件材料的收集1.合同业务部门应在合同签订、履行过程中及时收集与合同有关的文件材料，确保材料的完整性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（二）文件材料的整理1.合同档案应按照合同类别、项目名称、时间顺序等进行分类整理。2.每份合同档案应单独装订成册，编制页码，并在首页附上合同目录。3.合同目录应包括合同编号、合同名称、签订时间、双方当事人、合同金额、主要条款等内容。4.对于附件较多的合同，可将附件单独装订成册，并在合同正文中注明附件的名称和页码。（三）文件材料的归档1.合同业务部门应在合同履行完毕或阶段性工作结束后，及时将整理好的合同档案移交至档案管理部门。2.移交时，应填写《工程类合同档案移交清单》，详细记录合同档案的名称、数量、移交时间等信息，并由双方签字确认。3.档案管理部门应按照归档要求对移交的合同档案进行审核，如发现问题应及时通知合同业务部门进行整改。4.审核通过后，档案管理部门应将合同档案进行分类存放，并建立档案索引，方便查阅和利用。五、合同档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅合同档案，应填写《工程类合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经公司授权不得擅自复制、传播或泄露档案内容。3.外部单位查阅合同档案，应提前向公司提出书面申请，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并按照规定办理查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人员填写《工程类合同档案查阅申请表》，提交所在部门负责人签字同意。2.将申请表提交至档案管理部门，档案管理人员根据申请表内容进行审核。3.审核通过后，档案管理人员按照查阅申请表的要求提供合同档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在规定的时间内查阅完毕，并将合同档案归还档案管理部门。归还时，档案管理人员应检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时记录并通知查阅人员。（三）利用规定1.公司内部人员因工作需要利用合同档案，可根据档案管理部门的规定进行复印、摘录等操作，但不得擅自涂改、损毁合同档案。2.外部单位利用合同档案，如需复印、摘录等，应经公司主管领导批准，并按照档案管理部门的规定办理相关手续。3.利用合同档案产生的复印件、摘录件等应注明出处，并加盖档案管理部门的印章。六、合同档案保管与保护（一）保管期限1.工程类合同档案的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，适用于一般性的合同档案。3.中期保管期限为510年，适用于重要的合同档案。4.长期保管期限为10年以上，适用于涉及公司重大利益、具有长期法律效力的合同档案。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.合同档案应存放在专用的档案柜中，按照类别、项目名称、时间顺序等进行排列，便于查找和管理。3.对于电子合同档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新，确保数据的安全性和完整性。（三）档案保护1.档案管理人员应定期对合同档案进行检查和清点，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.严格遵守档案查阅、利用制度，防止合同档案丢失、损坏或泄露。3.对已超过保管期限的合同档案，应按照国家有关规定和公司要求进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同合同业务部门、财务部门等相关部门共同进行，确保鉴定结果的准确性和公正性。七、合同档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.合同档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、依法依规的原则。2.鉴定工作应充分考虑合同档案的历史价值、现实价值和保存价值，确保鉴定结果的科学性和合理性。（二）鉴定组织1.公司成立合同档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括合同业务部门、财务部门、法务部门等相关人员。2.鉴定工作小组负责制定鉴定标准和程序，组织实施合同档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定内容1.合同档案的完整性、准确性和系统性。2.合同档案的保存价值，包括合同的重要性、时效性、法律纠纷风险等。3.合同档案的保密要求，是否涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的合同档案，由档案管理部门填写《工程类合同档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等信息，并提交鉴定工作小组审核。2.鉴定工作小组审核通过后，报公司主管领导批准。3.批准后，档案管理部门应指定专人负责