搅拌站资料档案管理制度

PAGE搅拌站资料档案管理制度一、总则1.目的为加强搅拌站资料档案管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，提高搅拌站管理水平和工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本搅拌站实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于搅拌站内所有与生产经营活动相关的资料档案管理，包括但不限于技术资料、设备档案、生产记录、质量检验报告、人员档案、合同文件等。3.管理原则资料档案管理遵循集中统一、分级负责、分类管理、安全保密的原则。确保资料档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等环节规范有序，为搅拌站的各项工作提供有力支持。二、资料档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善搅拌站资料档案管理制度，并组织实施。集中管理搅拌站各类资料档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放和检索便利。定期对档案进行整理、鉴定、统计和保管期限的调整，确保档案的完整性和准确性。负责档案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，保障档案的安全。按照规定提供档案查阅、借阅服务，对查阅、借阅情况进行登记，并跟踪档案的归还情况。组织开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率。2.各部门职责负责本部门产生资料档案的收集、整理和初步审核，确保资料的真实、完整，并及时移交档案管理部门。明确专人负责本部门资料档案的日常管理工作，配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。在工作中严格执行资料档案管理制度，确保本部门资料档案的规范管理。三、资料档案的分类与编号1.分类标准技术资料类：包括搅拌站设计图纸、工艺流程图、操作规程、技术改造方案、技术总结等。设备档案类：涵盖设备采购合同、设备安装调试记录、设备维护保养记录、设备运行日志、设备故障维修记录、设备报废申请及审批文件等。生产记录类：如生产日报表、月报表、年度生产总结、原材料出入库记录、生产进度跟踪记录等。质量检验报告类：包含原材料检验报告、混凝土试块抗压强度报告、混凝土配合比设计报告、质量事故处理报告等。人员档案类：有员工入职登记表、劳动合同、培训记录、考核评价表、奖惩记录等。合同文件类：包括原材料采购合同、设备租赁合同、产品销售合同、运输合同等。其他类：如安全管理文件、环保资料、行政文件、会议纪要等。2.编号规则采用分类编号法，每类档案赋予一个固定的编号。例如：技术资料类编号为JT，设备档案类编号为SB，生产记录类编号为SC，质量检验报告类编号为ZJ，人员档案类编号为RY，合同文件类编号为HT，其他类编号为QT。每类档案下的具体文件再按照顺序依次编号，编号格式为：类别编号流水号。如JT001表示技术资料类的第1份文件。四、资料档案的收集与整理1.收集要求各部门应明确资料档案收集责任人，按照规定的时间和要求，及时收集本部门产生的数据、文件、记录等资料。资料收集要确保全面、完整，不得遗漏重要信息。对于外来文件，如上级部门下发的文件、供应商提供的资料等，应及时签收并进行登记。收集的资料应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或丢失。如有破损或字迹不清的情况，应及时进行修复或补充。2.整理要求档案管理部门负责组织对收集到的资料进行整理。整理工作应按照分类标准进行，确保资料的系统性和逻辑性。对每份资料进行核对，检查资料的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的资料，应及时与相关部门沟通，要求补充或修正。去除资料中的无关页、重复页，对资料进行分类装订或装盒，并在封面或盒面上注明资料类别、名称、编号、日期等信息。五、资料档案的归档与保管1.归档要求整理好的资料应及时归档，归档时间不得超过资料形成后的一个月。档案管理部门应建立档案归档清单，详细记录归档资料的名称、编号、日期、归档人等信息。归档资料应按照编号顺序依次排列，存放在专门的档案柜或档案架上。档案柜或档案架应标明类别和编号范围，便于查找和管理。对于电子档案，应按照分类目录进行存储，建立电子档案索引，确保电子档案的可检索性。电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。2.保管期限根据国家法律法规和行业标准，结合搅拌站实际情况，确定各类资料档案的保管期限。保管期限分为短期（1年）、中期（5年）、长期（10年以上）和永久保存。技术资料类、设备档案类、质量检验报告类等重要档案一般应长期保存；生产记录类、人员档案类等可根据实际情况确定保管期限，但至少保存5年；合同文件类等应按照合同约定的履行期限及相关法律法规要求确定保管期限。档案管理部门应定期对档案保管期限进行审查，对已到保管期限的档案进行鉴定，确定是否可以销毁或继续保存。3.保管环境档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案库房应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。对磁性介质存储的电子档案，应采取防磁、防潮、防尘等措施，定期进行检查和维护，确保电子档案的可读性。六、资料档案的查阅与借阅1.查阅规定因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人负责提供查阅服务，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。2.借阅规定因特殊原因需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的类别、名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、资料档案的保密与安全1.保密措施搅拌站资料档案涉及商业秘密、技术秘密等重要信息，档案管理部门和相关人员应严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露。对涉及保密内容的档案，应在档案封面或目录上标明“机密”、“秘密”等字样，并采取相应的保密措施，如限制查阅范围、加密存储等。档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。在工作中，不得私自复制、传播、出售档案资料，不得向无关人员透露档案内容。2.安全管理加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施和监控设备，确保档案库房的安全。档案库房钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。定期对档案进行安全检查，检查内容包括档案的保管状况、防火防盗设施的运行情况等到。如发现安全隐患，应及时采取措施进行整改。对因自然灾害、突发事件等原因可能影响档案安全时，应及时采取转移、保护等措施，确保档案的安全。八、资料档案的鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理部门应定期组织对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理部门牵头，相关业务部门参与，组成鉴定小组。鉴定小组根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案是否仍有保存价值。对经过鉴定确定无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》，详细记录档案的类别名称、编号、日期等信息。2.销毁程序《档案销毁清单》经档案管理部门负责人、搅拌站主管领导签字批准后，方可进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁记录上签字确认。