建立失信档案记录制度

PAGE建立失信档案记录制度一、总则（一）目的为加强公司/组织信用管理，规范市场秩序，防范经营风险，保障公司/组织合法权益，促进公司/组织健康稳定发展，特制定本失信档案记录制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、分支机构以及与公司/组织有业务往来的供应商、客户、合作伙伴等相关主体。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规和行业标准，确保失信档案记录制度的合法性和合规性。2.客观公正原则：以事实为依据，客观、准确地记录失信行为，避免主观偏见和不实记录。3.及时准确原则：对发现的失信行为及时进行记录，确保信息的时效性和准确性。4.分级分类管理原则：根据失信行为的严重程度和影响范围，对失信主体进行分级分类管理，采取相应的惩戒措施。二、失信行为认定标准（一）内部失信行为1.员工违反公司规章制度严重违反考勤制度，无故旷工累计达到[X]天以上。泄露公司商业秘密，给公司造成重大损失。利用职务之便谋取私利，侵占公司财物。2.部门工作失误因工作疏忽导致公司重大决策失误，造成经济损失[X]元以上。未能按时完成重要工作任务，影响公司整体业务进度，给公司带来较大负面影响。（二）外部失信行为1.供应商失信提供的产品或服务质量严重不符合合同约定，给公司造成较大损失。未按时交付货物或服务，导致公司生产经营活动受到严重影响。拖欠货款或服务费达到[X]天以上。2.客户失信恶意拖欠公司货款或服务费用，经多次催款仍拒不支付。违反合同约定，擅自变更交易条件，给公司造成经济损失。利用公司产品或服务进行违法违规活动，给公司带来法律风险。3.合作伙伴失信违反合作协议约定，擅自终止合作关系，给公司造成重大损失。泄露合作项目机密信息，导致公司利益受损。在合作过程中存在欺诈行为，骗取公司信任和资源。三、失信档案记录内容（一）基本信息1.失信主体名称：包括公司名称、个人姓名等。2.联系方式：如联系电话、电子邮箱等。3.注册地址或常住地址。（二）失信行为详情1.失信行为发生时间2.失信行为描述：详细记录失信行为的具体情况，包括行为发生的过程、造成的后果等。3.相关证据材料：如合同文件、往来信函、财务凭证、证人证言等，作为失信行为认定的依据。（三）失信等级及惩戒措施1.失信等级划分一般失信：失信行为情节较轻，对公司/组织造成一定影响，但未达到严重程度。较重失信：失信行为情节较为严重，给公司/组织造成较大损失或负面影响。严重失信：失信行为情节恶劣，对公司/组织造成重大损失或严重法律风险，社会影响较大。2.相应惩戒措施一般失信：给予警告、内部通报批评等惩戒措施。较重失信：限制业务往来、暂停合作关系、提高交易成本等。严重失信：列入黑名单、终止合作关系、依法追究法律责任等。四、失信档案记录流程（一）信息收集1.内部信息收集各部门负责收集本部门员工及业务范围内的失信行为信息，并及时报送至公司信用管理部门。公司审计、法务等部门在工作中发现的失信行为信息，应及时反馈给信用管理部门。2.外部信息收集市场部门、采购部门等在与供应商、客户、合作伙伴的业务往来中，发现失信行为信息后，应立即通知信用管理部门。信用管理部门通过市场调研、行业资讯、媒体报道等渠道，主动收集外部主体的失信行为信息。（二）信息核实1.信用管理部门收到失信行为信息后，应及时进行核实与相关部门及人员进行沟通，了解情况，核实信息的真实性和准确性。对收集到的证据材料进行审查，确保其合法性和关联性。2.对于存在疑问的信息，信用管理部门应进一步调查取证可以通过实地走访、函询、电话沟通等方式，核实失信行为的具体情况。必要时，可以委托专业机构进行调查。（三）记录与归档1.经核实无误的失信行为信息，由信用管理部门按照本制度规定的内容进行记录录入公司失信档案管理系统，确保信息的完整性和准确性。同时，将相关证据材料整理归档，以备查阅。2.失信档案记录应定期进行更新和维护对于失信行为的后续处理情况、整改措施落实情况等信息，应及时补充记录。定期对失信档案进行清理，对已过追溯期限或已整改到位的失信记录进行删除或标记。五、失信档案查询与使用（一）查询权限1.公司内部人员信用管理部门工作人员因工作需要，可以查询公司失信档案记录。涉及业务合作、风险管理等相关工作的部门人员，经部门负责人批准，可以查询与本部门业务相关的失信档案记录。公司高层管理人员根据工作需要，可以查询公司失信档案记录。2.外部机构或人员司法机关、政府监管部门等依法依规需要查询公司失信档案记录的，公司应予以配合，按照规定提供相关信息。与公司有业务往来的供应商、客户、合作伙伴等，经公司书面同意，可以查询与其相关的失信档案记录。（二）使用规定1.公司内部使用信用管理部门应根据公司业务需求，定期分析失信档案记录数据，为公司决策提供参考依据。各部门在开展业务活动时，应查询相关失信档案记录，避免与失信主体进行合作，防范经营风险。人力资源部门在员工考核、晋升、奖惩等工作中，可以参考员工个人的失信档案记录。2.外部使用在向司法机关、政府监管部门等提供失信档案记录时，应确保提供信息的合法性和准确性，并按照规定办理相关手续。对于与公司有业务往来的外部机构或人员查询失信档案记录的情况，应进行登记备案，记录查询时间、查询内容、查询用途等信息。六、失信行为修复与移除（一）修复条件1.一般失信行为失信主体在失信行为发生后，及时采取有效措施进行整改，消除不良影响。向公司提交书面整改报告，承诺今后不再发生类似失信行为。经公司信用管理部门审核通过后，可以进行失信行为修复。2.较重失信行为失信主体全面履行合同义务，偿还拖欠款项，弥补公司损失。制定详细的整改计划，并严格按照计划执行，确保在规定时间内完成整改任务。向公司提交书面申请，经公司高层管理人员批准后，可以进行失信行为修复。3.严重失信行为失信主体依法承担相应的法律责任，如赔偿损失、接受行政处罚等。完成全面整改，建立健全内部信用管理制度，加强信用风险管理。经过一定期限的观察期（观察期一般为[X]年），期间未再发生新的失信行为，经公司董事会审议通过后，可以进行失信行为修复。（二）修复程序1.失信主体向公司信用管理部门提交失信行为修复申请申请中应详细说明失信行为的整改情况、采取的措施以及今后的信用管理承诺。同时，附上相关证明材料，如整改报告、还款凭证、行政处罚决定书等。2.信用管理部门收到申请后，进行初审对申请材料进行审查，核实失信主体是否满足修复条件。可以通过实地考察、与相关部门沟通等方式，进一步了解失信主体的整改情况。3.初审通过后，提交公司高层管理人员进行审批公司高层管理人员根据信用管理部门的初审意见，结合公司实际情况，做出是否批准修复的决定。4.经批准修复的失信行为，在失信档案记录中进行标记注明修复时间、修复原因等信息，同时保留原失信记录，以便追溯和查询。（三）移除规定1.失信行为修复后，满足以下条件的，可以从失信档案中移除记录在规定的观察期内，持续保持良好的信用记录，未再发生任何失信行为。经公司信用管理部门评估，认为该失信主体的信用状况已得到根本性改善，对公司不再构成信用风险。2.移除程序失信主体向公司信用管理部门提交移除失信档案记录申请。信用管理部门对申请进行审核，组织相关部门进行评估。评估通过后，报公司董事会批准，方可从失信档案中移除记录，并在公司内部进行公示。七、监督与管理（一）监督部门公司设立信用管理监督小组，由公司高层管理人员、信用管理部门负责人、审计部门负责人等组成，负责对公司失信档案记录制度的执行情况进行监督检查。（二）监督内容1.失信行为信息收集的及时性、准确性和完整性2.失信档案记录流程的合规性3.失信档案查询与使用的规范性4.失信行为修复与移除程序的执行情况（三）违规处理1.对于在失信档案记录工作中存在违规行为的部门