档案管理10项制度清单

PAGE档案管理10项制度清单一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度清单。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的统筹协调和监督指导，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容应真实反映公司各项业务活动和历史发展情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集公司在经营管理、生产活动、科研开发等过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密、敏感信息等的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便利利用原则建立科学合理的档案管理体系，优化档案整理和检索方式，提高档案利用效率，满足公司各部门及员工对档案的查阅需求。二、档案分类及编号规则（一）档案分类1.行政管理类包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，行政办公文件、规章制度、工作计划与总结、人事档案、财务档案、审计档案、法务档案等。2.业务经营类涵盖市场营销、销售合同、采购合同、生产计划、质量控制、物流配送、客户关系管理等方面的档案。3.技术研发类涉及产品研发、技术创新、工艺改进、专利申请、技术标准等技术文件和资料。4.基本建设类包含公司基本建设项目的立项、可行性研究、设计方案、施工图纸、竣工验收等相关档案。5.会计档案类按照国家会计档案管理规定，对公司的会计凭证、会计账簿、财务报告等进行分类管理。（二）编号规则1.一级编号采用大写英文字母表示档案类别，如“X”代表行政管理类，“Y”代表业务经营类，“J”代表技术研发类，“J”代表基本建设类，“K”代表会计档案类。2.二级编号根据档案类别下的具体分类，采用两位数字进行编号，如行政管理类中的人事档案编号为“X01”，行政办公文件编号为“X02”等。3.三级编号按照档案形成的时间顺序或流水号进行编号，确保同一类档案编号的唯一性和连续性。例如，2023年形成的第10份人事档案编号为“X012310”。三、档案收集制度（一）收集范围各部门应按照档案分类及编号规则，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、记录、信函、照片、音像资料等。（二）收集要求1.定期收集各部门应指定专人负责档案收集工作，按照规定的时间周期（如每月、每季度）对本部门的档案进行收集整理，确保档案的及时归档。2.主动收集对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，责任部门应在活动结束后及时主动收集相关资料，确保档案的完整性。3.完整准确收集的档案应内容完整、信息准确，字迹清晰、图表规范，载体形式符合要求。对于电子文件，应确保其格式正确、元数据完整，并进行有效的备份存储。（三）交接手续档案收集人员在收集档案时，应与档案形成部门或个人办理交接手续，填写《档案交接清单》，详细记录档案的名称、数量、形成时间、交接时间等信息，双方签字确认。交接清单一式两份，一份由档案收集部门留存，一份归档保存。四、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件形成规律按照档案形成的时间顺序、来源、内容等特征进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用整理后的档案应便于查找、借阅和统计，提高档案管理工作的效率和质量。（二）整理方法1.分类根据档案分类及编号规则，对收集到的档案进行分类，将同一类别的档案集中在一起。2.装订对于纸质文件，应去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件整齐牢固。对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行整理存储。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索和查阅。同时，建立电子目录系统，实现档案信息的数字化管理。4.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度、保管期限等信息，便于存放和管理。（三）质量要求整理后的档案应分类准确、排列有序、编目规范、装订整齐，确保档案的系统性和完整性。档案管理人员应定期对整理后的档案进行检查，发现问题及时整改。五、档案保管制度（一）保管场所1.档案库房公司应设立专门的档案库房，配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫防霉设备等，确保档案的安全保管。2.库房环境要求档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，定期进行检查和维护。（二）档案存储方式1.纸质档案采用档案密集架存储纸质档案，按照档案类别、年度、保管期限等进行排列存放，并建立档案存放索引，便于查找。2.电子档案电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，确保数据的安全性和可靠性。同时，建立电子档案存储目录，对电子档案进行分类管理。（三）档案保管期限根据国家法律法规和公司实际情况，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限按照档案分类及编号规则中的相关规定执行。（四）档案清查1.定期清查档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，核对档案的数量、质量、保管状况等，确保档案的完整和安全。2.不定期清查在档案管理过程中，如遇机构调整、人员变动、档案移交等情况，应及时进行档案清查，确保档案管理工作的连续性和准确性。3.清查记录对档案清查情况应进行详细记录，包括清查时间、范围、内容发现的问题及处理情况等，并形成《档案清查报告》，归档保存。六、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员及相关业务专家。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，并组织实施档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.依据国家法律法规档案鉴定工作应严格按照国家有关档案管理的法律法规和行业标准进行，确保鉴定结果的合法性和规范性。2.结合公司实际情况根据公司的业务特点、发展战略和档案管理需求，制定符合公司实际的档案鉴定标准，重点考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。（三）鉴定程序1.初步筛选档案管理人员按照档案保管期限的划分，对到期档案进行初步筛选，确定需要鉴定的档案清单。2.详细审查鉴定工作小组对初步筛选出的档案进行详细审查，综合考虑档案的内容、来源与形式、历史背景、利用价值等因素，对档案的保存价值进行评估。3.鉴定结论根据审查结果，鉴定工作小组对每一份档案做出鉴定结论，确定其是否继续保存、销毁或延长保管期限。鉴定结论应填写在《档案鉴定审批表》上，经鉴定工作小组组长签字确认后生效。4.审批备案档案鉴定审批表应报公司分管领导审批，审批通过后，将鉴定结果进行备案。对于需要销毁的档案，应按照档案销毁制度的规定进行处理。七、档案销毁制度（一）销毁范围经鉴定确定失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。销毁范围包括已到保管期限且无利用价值的档案、重复或多余的档案、不符合归档要求的档案等。（二）销毁程序1.编制销毁清单档案管理人员根据档案鉴定结论，编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的编号、名称、数量、保管期限等信息。2.审批签字《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。审批通过后，在《档案销毁清单》上加盖公司公章。3.实施销毁档案销毁应在指定的场所进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，监销人员应全程监督，确保销毁工作的彻底性和合规性。4.销毁记录对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称、数量等信息，并形成《档案销毁记录》。销毁记录由监销人员和档案管理人员签字确认后，归档保存。（三）特殊档案销毁对于涉及公司商业秘密、技术秘密、敏感信息等特殊档案的销毁，应按照公司保密制度的规定，采取更加严格的保密措施进行处理，确保信息安全。八、档案利用制度（一）利用范围公司内部各部门及员工因工作需要，可按照规定查阅、借阅、复制档案。外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案的，应按照公司相关规定办理审批手续。（二）利用手续1.内部利用公司员工查阅、借阅档案，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。档案管理人员应根据申请表提供的信息，及时查找并提供相应的档案。2.外部利用外部单位或个人查阅公司档案，应提前向公司提交查阅申请函，说明查阅目的、范围、时间等信息，并提供有效身份证明。经公司分管领导审批同意后，档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，确需复制的，应按照规定办理复制手续。（三）利用期限1.借阅期限内部员工借阅档案的期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.查阅期限查阅档案应在档案管理部门指定场所进行，查阅期限一般不超过[X]个工作日。特殊情况需要带出查阅的，应按照借阅手续办理。（四）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用部门、利用人员、档案名称、编号、查阅内容、借阅期限等信息。利用登记记录应定期整理归档，以便查询和统计。九、档案保密制度（一）保密范围公司档案中涉及商业秘密、技术秘密、财务信息、人事信息、客户信息等敏感内容的档案，均属于保密范围。（二）保密措施1.人员管理对档案管理人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。2.场所管理档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案查阅场所应保持相对独立，防止档案信息泄露。3.技术防护对电子档案采取加密存储、访问控制、数据备份等技术措施，防止电子档案被非法获取或篡改。4.文件管理对涉及保密内容的档案，应在文件上标明密级，并按照密级进行管理。查阅、借阅保密档案时，应严格履行审批手续，确保档案