小学食堂档案管理制度

PAGE小学食堂档案管理制度一、总则（一）目的为加强小学食堂管理，规范食堂档案工作，确保食堂运营的各个环节有迹可循，保障师生饮食安全与服务质量，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校食堂的档案管理工作，包括但不限于食堂建设、食材采购、加工制作、食品安全管理、人员管理、财务管理等方面形成的各类文件、资料、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映食堂实际工作情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集、整理食堂运营过程中产生的各类档案，确保档案资料的完整性。3.规范性原则：档案管理工作应遵循国家有关法律法规和行业标准，规范档案的形成、整理、保管、利用等环节。4.保密性原则：对涉及食堂商业秘密、食品安全信息等敏感内容的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，负责全校档案工作的统筹协调与指导。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责食堂档案的集中管理与日常维护。（二）食堂管理部门食堂管理部门负责本部门档案的收集、整理、初步审核等工作，并定期向档案管理部门移交档案。同时，应指定专人负责档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。（三）相关人员职责1.食堂工作人员：在日常工作中应及时、准确地记录各类工作信息，形成原始档案资料，并按照要求整理、上交。2.采购人员：负责收集食材采购过程中的各类票据、合同等资料，并及时移交食堂管理部门。3.食品安全管理人员：做好食品安全检查、监督记录等档案资料的整理与保管工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.建设档案：包括食堂建设规划、设计图纸、施工文件、验收报告等。2.食材采购档案：涵盖食材供应商资质文件、采购合同、采购清单、索证索票记录等。3.加工制作档案：包含食谱制定、加工过程记录、食品留样记录等。4.食品安全管理档案：有食品安全管理制度、自查记录、整改报告、培训记录、应急预案等。5.人员管理档案：涉及食堂工作人员招聘、培训、考核、健康档案等。6.财务管理档案：包括经费预算、收支账目、物资采购发票等。7.其他档案：如师生意见反馈、投诉处理记录等。（二）编号规则为便于档案的管理与查找，对各类档案进行统一编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式，例如：2023SC001，其中“2023”表示年份，“SC”表示食材采购档案类别代码，“001”为流水号。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门和人员应按照档案管理规定，及时将工作中形成的档案资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造。3.对于电子档案，应确保数据的完整性和准确性，并定期进行备份。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.每份档案应编制目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.对于纸质档案，应进行装订、编页，确保档案的整齐与牢固；对于电子档案，应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的存储设备中。五、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管期限根据档案的重要性和性质，确定不同档案的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。具体保管期限如下：1.建设档案：长期保管。2.食材采购档案：中期保管。3.加工制作档案：短期保管。4.食品安全管理档案：长期保管。5.人员管理档案：中期保管。6.财务管理档案：长期保管。7.其他档案：根据实际情况确定保管期限。（三）档案清查定期对档案进行清查，每年至少一次。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行修复或补充，并记录清查结果。六、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用。2.严格履行档案查阅、借阅手续，未经批准，不得擅自查阅、借阅档案。（二）查阅与借阅流程1.查阅流程查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门审核申请表，批准后安排专人提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等。2.借阅流程借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的用途、归还时间等。申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅人需在规定时间内归还档案，如因特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性。（三）利用限制1.涉及食堂商业秘密、食品安全关键信息等档案，未经学校批准，不得对外提供。2.档案利用过程中，不得擅自涂改、抽取档案内容，不得在档案上做标记。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立小学食堂档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理工作的效率和准确性，方便档案的查阅与利用。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案资料录入档案管理信息系统，确保数据的准确与完整。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，更新档案信息，清理无效数据。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。鉴定小组应根据档案的内容、性质、保管期限等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经学校领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。3.对于电子档案的销毁，应采用专业