单位档案管理制度细则

PAGE单位档案管理制度细则一、总则（一）目的为加强本单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，特制定本制度细则。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位档案由综合档案室集中统一管理，各部门不得自行分散保存。2.真实性原则：档案应如实反映单位工作活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：确保档案内容全面、系统，涵盖单位工作的各个方面。4.保密性原则：对涉及单位机密、商业秘密等的档案严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和使用。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善单位档案管理制度，并组织实施。2.集中管理单位各类档案，进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、归档、保管、统计、鉴定、销毁等日常管理工作。4.建立档案检索系统，编制各类档案目录、索引等，为档案利用提供便利。5.负责档案库房的安全管理，确保档案实体安全，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训。（二）各部门1.设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、初步分类和移交工作。2.按照档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案材料收集齐全、整理规范，定期移交综合档案室。3.配合综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关来文，包括通知、决定、命令、指示、批复等。2.本单位形成的文件材料，如工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、规章制度、合同协议、统计报表等。3.本单位召开的各类会议文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。4.本单位业务活动中形成的文件材料，如项目方案、技术资料、业务报表、客户资料等。5.本单位干部职工的人事档案材料，包括履历表、任免文件、考核材料、奖惩材料等。6.本单位财务档案材料，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.本单位基建档案材料，如规划设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）归档要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门工作活动中形成的各类文件材料，确保材料的完整性和准确性。2.归档的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，采用耐久性强的书写材料和载体。3.按照档案分类方案进行分类整理，同一事由的文件材料应集中在一起，保持文件之间的有机联系。4.填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，一式两份，一份由移交部门留存，一份交综合档案室。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，在次年上半年整理归档完毕。2.对于一些特殊的文件材料，如重大项目文件、重要会议文件等，应在项目结束或会议结束后及时归档。四、档案的分类与编号（一）分类方法本单位档案采用年度机构保管期限分类法。1.年度：按照文件形成的年度进行分类，如2023年、2024年等。2.机构：根据单位内部机构设置，将档案分为不同的类别，如办公室、财务部、业务部等。3.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，确定保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（二）编号规则1.档案编号采用“年度+机构代码+保管期限代码+流水号”的形式。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.机构代码：根据单位内部机构设置，编制两位代码，如办公室为“01”，财务部为“02”等。4.保管期限代码：永久为“Y”，长期为“C”，短期为“D”。5.流水号：按照档案整理顺序依次编制，用四位阿拉伯数字表示，如“0001”“xxx”等连续编号。例如，2023年办公室形成的永久档案，编号为“202301Y0001”。五、档案的整理与装订（一）整理要求1.对收集到的档案材料进行全面检查，剔除重复、无用的材料。2.按照档案分类方案进行分类排序，同一类别的档案按照时间顺序排列。3.对破损、褪色的文件材料进行修复或复制，保持档案的完整性。4.去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。（二）装订要求1.采用线装或胶装的方式进行装订，确保档案牢固、整齐。2.装订时应保持文件的原貌，不得遮盖字迹、印章等重要信息。3.对于纸张较大的文件材料，应进行折叠，使其大小与档案盒一致，折叠处应整齐、美观。4.在文件材料左侧装订，装订线距左侧边缘15mm，上下两端各留20mm的空白。六、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防鼠的房间，配备必要的消防器材和安全设施。2.库房内设置档案架，档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。3.库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.按照档案编号顺序，将档案上架存放，不同年度、机构、保管期限的档案应分开存放。2.档案应竖放，脊背朝外，便于查看档案编号和检索。3.对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责，严格控制库房的出入。2.库房管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如档案发霉、虫蛀、破损等情况。3.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、害虫等对档案的损害。4.做好库房温湿度记录，每天记录一次，发现温湿度异常时应及时采取措施进行调整。七、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本单位员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、年度、保管期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.查阅档案时，应在综合档案室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。3.查阅档案时，只能查阅与本人工作相关的档案内容，不得查阅涉及单位机密、商业秘密等不宜公开的档案。查阅过程中，不得在档案上涂改、标记或抽取、撤换档案材料。(二)借阅规定1.外单位人员因工作需要查阅或借阅本单位档案，应持有单位介绍信，注明查阅或借阅的目的、档案名称、年度、保管期限等信息，经本单位分管领导批准后，到综合档案室办理查阅或借阅手续。2.借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅档案时，应填写《档案借阅登记表》，注明借阅人姓名、单位、联系方式、借阅档案名称、年度、保管期限、借阅日期、归还日期等信息。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。4.借阅人归还档案时，综合档案室管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）查阅与借阅登记综合档案室应建立档案查阅与借阅登记台账，详细记录查阅和借阅的时间、人员、档案名称、查阅或借阅目的、归还情况等信息，以便对档案的利用情况进行统计和跟踪。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际价值，对档案进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。2.对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对于仍有重要参考价值的档案，应延长保管期限。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行清理，逐卷逐件地进行审查，提出鉴定意见。2.填写《档案鉴定意见书》，详细注明档案名称、年度、保管期限、鉴定意见等信息，经档案鉴定工作小组组长签字确认后，报单位分管领导审批。3.经单位分管领导批准同意销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、保管期限、数量等信息，一式两份，一份留存综合档案室，一份报单位领导备案。（四）销毁实施1.档案销毁应在指定的地点进行，由综合档案室管理人员和监销人员共同实施。2.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁，无法恢复。3.销毁过程中，监销人员应认真监督，确保销毁工作符合规定要求。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。九、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、查阅人次、借阅人次、利用效果等。3.每年年底，综合档案室应编制档案统计年报，向上级主管部门和单位领导报送，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.单位撤销、合并