档案管理安全制度建设

PAGE档案管理安全制度建设一、总则（一）目的为加强公司档案管理的安全性，确保档案的完整性、准确性和保密性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理工作合法合规。2.安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。3.完整性原则：保证档案内容的完整，不遗漏重要信息，维护档案的历史真实性。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理安全制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括纸质档案和电子档案。3.指导和监督各部门的档案管理工作，定期进行检查和评估。4.负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。5.建立档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的安全和完整。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，严格遵守档案管理制度。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理安全制度。2.负责档案的日常管理工作，包括整理、分类、编目、上架等。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。4.按照规定办理档案的查阅、借阅、归还等手续，确保档案的合理利用。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案收集与整理规范（一）档案收集范围1.公司设立、变更、注销等相关文件。2.公司各类合同、协议、章程等。3.公司内部管理制度、规定、办法等。4.公司工作计划、总结、报告等。5.公司财务报表、审计报告等。6.公司人事档案，包括员工入职、离职、晋升、奖惩等资料。7.公司业务档案，如项目文件、市场调研资料等。8.公司对外宣传资料、广告策划等。9.其他与公司经营管理活动相关的重要文件。（二）档案收集要求1.各部门应及时收集本部门产生的各类档案，并按照档案管理部门的要求进行整理。2.档案应真实、完整、准确，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容清晰，并进行备份存储。（三）档案整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，编制档案目录。3.对纸质档案进行装订、编页，确保档案的整齐和牢固。4.对电子档案进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，并进行命名规范。四、档案归档与保管措施（一）档案归档流程1.各部门整理好的档案，经部门负责人审核后，定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后进行归档。3.归档后的档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。（二）档案保管环境要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。3.档案库房应安装监控设备，实时监控库房内的情况。（三）档案保管期限规定1.公司档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括公司设立、变更、注销等重要文件，以及涉及公司核心机密的档案。3.长期保管的档案期限为10年以上，主要包括公司重要业务文件、财务报表等。4.短期保管的档案期限为110年，包括一般性业务文件等。（四）档案定期清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、完整性等。3.对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并记录清查结果。五、档案查阅与借阅规定（一）查阅档案流程1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.《档案查阅申请表》经部门负责人审批后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案，并安排专人陪同查阅。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。查阅过程中应保持档案的整洁，不得涂改、损坏档案。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，由档案管理人员进行核对、签收。（二）借阅档案流程1.公司内部人员因特殊原因需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.《档案借阅申请表》经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于非工作目的。如发生档案丢失、损坏等情况，应承担相应的责任。5.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理部门进行检查和验收。（三）限制查阅与借阅的档案范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务机密等重要档案，未经公司授权，不得查阅和借阅。2.正在进行诉讼、仲裁等法律程序的相关档案，根据法律规定和公司要求进行限制查阅和借阅。六、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、检索和利用。2.通过信息化手段，提高档案管理的效率和准确性，降低管理成本。3.确保电子档案的安全性和保密性，防止信息泄露。（二）电子档案管理要求1.电子档案应与纸质档案同步整理、归档，确保内容一致。2.电子档案应采用符合国家标准的存储格式，定期进行备份。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录，便于检索和查询。4.加强电子档案的安全防护，设置用户权限，防止非法访问和篡改。（三）档案管理信息系统操作规范1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，按照系统要求进行档案的录入、查询、借阅等操作。2.严格遵守系统的安全管理制度，定期修改登录密码，防止账号被盗用。3.在系统中记录档案的查阅、借阅等操作记录，以便追溯和审计。七、档案保密与安全防护（一）档案保密措施1.对涉及公司机密的档案，应严格保密，明确保密级别和保密期限。2.档案管理人员应签订保密协议，承诺保守档案机密。3.在档案查阅、借阅过程中，严格控制知悉范围，防止机密信息泄露。4.对档案库房、办公室等场所进行保密管理，限制无关人员进入。（二）档案安全防护措施（包括防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等）1.防火措施档案库房应配备火灾自动报警系统和灭火设备，如灭火器、消火栓等。定期检查消防设备的有效性，确保其正常运行。严禁在档案库房内吸烟和使用明火，不得存放易燃、易爆物品。2.防盗措施档案库房应安装防盗门窗、监控摄像头等设备，确保库房安全。加强库房的门禁管理，设置门禁系统，限制人员进出。档案管理人员离开库房时，应确保门窗关闭，设备断电。3.防潮措施档案库房应保持干燥，可采用除湿设备控制湿度。档案应存放在防潮的档案柜或货架上，避免直接接触地面和墙壁。定期检查档案的受潮情况，如发现档案有受潮迹象，应及时采取措施处理。4.防虫措施在档案库房内放置防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等。定期对档案进行检查，发现虫害及时采取措施进行防治。保持库房环境清洁，减少害虫滋生的条件。5.防鼠措施封堵库房内的鼠洞，防止老鼠进入。在库房内放置鼠夹、鼠药等灭鼠设备，定期检查和更换。妥善保管档案，避免档案被老鼠咬坏。（三）档案安全事故应急预案1.制定档案安全事故应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定期组织档案管理人员进行应急演练，提高应对突发安全事故的能力。3.发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，最大限度地减少损失，并及时向上级报告。八、档案销毁规定（一）档案销毁条件1.超过保管期限且无继续保存价值的档案。2.经鉴定确认已失去利用价值的档案。3.因其他原因需要销毁的档案，如档案损坏无法修复等。（二）档案销毁审批程序1.档案管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁申请表》经部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.重要档案的销毁，需经公司总经理批准。（三）档案销毁方式1.纸质档案应采用粉碎、焚烧等方式进