档案室6项管理制度

PAGE档案室6项管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容应真实反映公司各项活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原则在确保档案安全和保密的前提下，提供便捷的档案查阅和利用服务，提高工作效率。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等；公司内部管理制度、工作流程、通知、通报等；员工人事档案、劳动合同、培训记录、绩效考核等。2.财务档案涵盖会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。3.业务档案根据公司业务类型划分，如销售合同、采购合同、项目文档、客户资料、市场调研报告等。4.技术档案包含产品研发资料、技术图纸、工艺文件、质量检验报告、专利证书等。5.基建档案涉及公司基本建设项目的立项、规划、设计、施工、竣工验收等文件资料。6.声像档案包括公司重要活动的照片、录像、录音等资料。（二）编号规则1.档案编号采用“类别代码+年度+流水号”的形式例如：行政档案XZ2023001，其中“XZ”为行政档案类别代码，“2023”为年度，“001”为流水号。2.类别代码具体规定如下行政档案：XZ财务档案：CW业务档案：YW技术档案：JS基建档案：JJ声像档案：SX三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.公司与外部单位签订的各类合同、协议、函件等。3.员工个人在工作中产生的重要文件、报告、成果等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地移交档案室。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。3.对于电子档案，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类整理按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，同类档案再按照时间顺序或重要程度进行排列。2.编目装订编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，并将档案资料进行装订成册，确保整齐、牢固。3.数字化处理对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，便于查询和利用。四、档案保管与保护（一）保管场所1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.档案室应设置专门的档案柜、架，按照档案类别和编号顺序存放档案，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管涉及公司核心机密、重要历史资料、法律法规规定需永久保存的档案。2.长期保管保存期限为10年以上（含10年）的档案，如重要合同、财务报表、技术资料等。3.短期保管保存期限为110年的档案，如一般性文件、会议记录等。（三）定期检查1.档案室管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。2.发现档案存在损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理，并记录相关情况。（四）安全保护措施1.安装防火、防盗报警装置，配备必要的消防器材，确保档案室安全。2.对档案室进行定期清洁和消毒，防止虫害和霉菌滋生。3.严格限制非档案室工作人员进入档案室，确需进入的，应办理登记手续。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅公司员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.外部查阅外单位因工作需要查阅公司档案的，须持有单位介绍信，经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案室应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经审批后，查阅人凭有效证件到档案室查阅档案。3.档案室管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并对查阅过程进行监督。4.查阅人不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制，应经档案室管理人员同意，并按照规定办理复制手续。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法合规、保护公司利益的原则，不得将档案用于与工作无关的目的。2.对于涉及公司机密的档案，查阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.档案利用结束后，查阅人应及时将档案归还档案室，由管理人员进行核对和签收。六、档案销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无继续保存价值的档案。2.经鉴定确认不再具有保存意义的档案。（二）销毁程序1.档案室管理人员定期对档案进行清理，提出销毁档案清单，报公司档案管理工作领导小组审核。2.档案管理工作领导小组审核通过后，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，由档案室会同相关部门共同实施销毁。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。（三）特殊情况处理对于涉及法律纠纷、知识产权等特殊情况的档案，应按照法律法规的要求进行妥善处理，不得擅自销毁。七、附则（一