县环保局档案管理制度

PAGE县环保局档案管理制度一、总则（一）目的为加强县环保局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，充分发挥档案在环境保护工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县环保局机关各科室、直属事业单位及下属各部门在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责档案管理工作的统筹协调和指导，各科室、单位明确专人负责档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成应真实反映本局各项工作的实际情况，确保档案内容完整、准确，不得伪造、篡改档案信息。3.方便利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案查阅效率，为工作决策、业务办理、历史研究等提供有力支持。4.安全保密原则加强档案安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案实体和信息安全，严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以局主要领导为组长，各分管领导为副组长,各科室、单位负责人为成员的档案管理领导小组。负责研究决定档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题，指导和监督全局档案管理工作。（二）局办公室作为本局档案管理的职能部门，具体负责档案管理工作的组织实施和日常管理。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案管理工作网络，指导各科室、单位的档案业务工作，组织开展档案业务培训和考核。4.负责档案信息资源的开发利用，编制档案检索工具，提供档案查阅、借阅服务，为全局工作提供档案信息支持。5.负责档案库房的安全管理，配备必要的档案保管设备，确保档案实体安全。6.定期向县档案局报送档案管理工作情况，接受档案行政管理部门的监督、检查和指导。（三）各科室、单位各科室、单位负责本部门在工作中形成的各类档案的收集、整理和初步归档工作，并按规定定期向局办公室移交档案。指定专人作为兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案的及时收集、妥善保管和规范整理，配合局办公室做好档案管理的各项工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类本局档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、纪检监察、工会工作、共青团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：包括局机关行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤保障、安全保卫、信访接待等方面形成的文件材料。3.环境规划类：包括环境保护规划、计划、总结、统计报表等方面形成的文件材料。4.环境监测类：包括环境质量监测、污染源监测、应急监测等方面形成的原始记录、分析报告、监测数据等文件材料。5.环境监察类：包括环境执法检查、行政处罚、排污费征收、环境信访处理等方面形成的文件材料。6.污染防治类：包括大气污染防治、水污染防治、土壤污染防治、噪声污染防治、固体废物污染防治等方面形成的文件材料。7.生态保护类：包括生态环境建设、自然保护区管理、生态示范创建等方面形成的文件材料。8.核与辐射安全类：包括核技术利用、放射性废物管理、辐射环境监测与监管等方面形成的文件材料。9.环境科技类：包括环境科研项目管理、环境标准制定、环境技术评估等方面形成的文件材料。10.其他类：上述各类未涵盖的其他文件材料，如特殊时期的应急工作材料、对外交流合作材料等。（二）编号规则档案编号采用“年度类别流水号”的结构。年度为公元纪年，用四位数字表示；类别用两位数字表示，对应上述十大类档案分类；流水号用四位数字表示，按档案形成时间顺序依次编号。例如：2023010001，表示本局2023年形成的党群工作类第1份档案。四、档案的收集与整理（一）收集范围各科室、单位应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作中形成的具有保存价值的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音录像等。具体收集范围如下：1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等文件材料。3.本局召开的各类会议的通知、议程、报告、决议、纪要等文件材料。4.本局开展的各类业务工作形成的文件材料，如环境监测报告、环境监察记录、污染防治方案、生态保护措施等。5.本局人事任免、考核、奖惩等方面的文件材料。6.本局财务预算、决算、审计等方面的文件材料。7.本局与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件材料。8.本局在对外宣传、交流活动中形成的文件材料。9.本局在重大事件、突发事件处理过程中形成的文件材料。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、单位兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行收集整理，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具书写。3.电子文件应采用通用格式存储，并确保其真实性、完整性和可读性。同时，应按照规定进行备份，防止数据丢失。（三）整理方法1.按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类。2.同一类别的文件材料按照文件形成时间顺序排列，遵循事由原则，将同一事由的文件材料集中排列在一起。3.对每份文件材料进行编号，并编制文件目录，目录应包括文件编号、文号、标题、日期、责任者等项目。4.对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制；对于字迹模糊或易褪色的文件材料，应进行字迹加固处理。5.整理好的档案应装订整齐，采用三孔一线或缝纫机装订的方式，确保档案的牢固和平整。五、档案的归档与移交（一）归档时间各科室、单位兼职档案员应在每年次年的3月底前，将上一年度整理好并编目成册的档案向局办公室移交归档。对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后的一个月内及时归档。（二）移交手续1.移交档案时，移交部门应填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的类别、数量、起止日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。2.局办公室档案管理人员应对移交的档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。核对无误后，接收人应在《档案移交清单》上加盖档案管理专用章，并将一份清单返还移交部门留存。六、档案的保管（一）档案库房建设1.本局应设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能，确保档案实体安全。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火设备、温湿度控制设备、防虫防鼠设备、通风设备、照明设备等，满足档案保管的要求。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放于档案密集架上，不同类别、不同年度的档案应分开存放，便于查找和管理。2.对于特殊载体档案，如照片、录音录像带、光盘等，应按照相关规定进行整理和存放，并建立相应的目录索引，以便于查阅。3.档案存放应保持整齐有序，定期对档案进行清点和检查，确保档案无丢失、损坏现象。（三）库房管理1.档案库房应安排专人负责管理，管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，熟悉档案库房的安全操作规程。2.严格控制档案库房的进出人员，非档案管理人员未经许可不得进入库房。因工作需要进入库房的人员，应在档案管理人员的陪同下进行，并做好登记。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。4.定期对档案库房的温湿度进行监测和记录，根据温湿度变化情况及时采取相应的调控措施，确保档案库房的温湿度符合规定要求。一般情况下，库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。5.做好档案库房的安全保卫工作，安装必要的安全监控设备，配备消防器材，并定期进行检查和维护，确保设备完好有效。加强对库房门窗、电源、电器设备等的管理，防止发生火灾、盗窃等安全事故。七、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，可直接到局办公室档案查阅室查阅。查阅时应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等信息，并经所在科室、单位负责人签字同意。2.外单位人员因工作需要查阅本局档案的，须持有单位介绍信，经局办公室负责人批准后，方可查阅。查阅时应按照本局规定办理查阅登记手续，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅时应严格按照国家有关保密规定执行，经局保密工作领导小组批准，并采取必要的保密措施后方可查阅。（二）借阅规定1.本局工作人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、借阅期限等信息，并经所在科室、单位负责人签字同意，报局办公室负责人批准后，方可借阅。2.借阅档案应在规定的期限内归还，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅期限一般不得超过两周，特殊情况需延长借阅期限的，应经局办公室负责人批准，但最长不得超过一个月。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向局办公室报告，并承担相应的责任。4.外单位人员原则上不得借阅本局档案，确因特殊情况需要借阅的，须经局主要领导批准，并按照本局规定办理借阅手续。借阅期限和保管要求与本局工作人员相同。（三）查阅、借阅登记档案管理人员应建立档案查阅、借阅登记台账，详细记录查阅、借阅档案的日期、查阅人或借阅人姓名、查阅内容或借阅档案名称、查阅目的或借阅用途、批准人、归还日期等信息。查阅、借阅登记台账应妥善保管，以备查询。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由局办公室负责人担任组长，各科室、单位负责人及档案管理人员为成员。档案鉴定小组负责对本局保管期限已满或失去保存价值的档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（二）鉴定标准档案鉴定应依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本局实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断档案是否具有保存价值。具体鉴定标准如下：1.反映本局主要职能活动和基本历史面貌，对本局工作具有查考利用价值的档案，应予以保留。2.本局在各项工作中形成的重要文件、法规性文件、政策性文件、统计报表、会议记录等，应长期保存。3.一般性文件材料，在其形成后的一定时间内具有查考价值，超过保管期限后可予以鉴定销毁。4.已过保密期限、失去保密价值的档案，经鉴定后可按规定进行处理。5.重复、无用的文件材料，可予以剔除销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对本局档案进行清理，确定需要鉴定的档案范围。2.档案管理人员对需要鉴定的档案进行初步整理，剔除明显无保存价值的文件材料，并将整理后的档案提交档案鉴定小组进行鉴定。3.档案鉴定小组对提交的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，对每卷档案的保存价值进行评估，并提出鉴定意见。鉴定意见分为继续保存、降密保存、销毁三种。4.对鉴定为继续保存的档案，应重新确定保管期限，并做好相应的标识；对鉴定为降密保存的档案，应按照规定进行降密处理；对鉴定为销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，详细列出销毁档案的类别、数量、起止日期等信息。（四）销毁审批《档案销毁清单》经档案鉴定小组组长审核签字后，报局主要领导审批。经批准后，方可进行档案销毁工作。（五）销毁实施档案销毁工作应在指定地点进行，由两名以上档案管理人员负责监销。销毁过程中，应确保档案信息彻底销毁，无法恢复。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单归档保存。九、档案的统计与移交（一）档案统计档案管理人员应建立档案统计制度，定期对本局档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进