地产合同档案管理制度

PAGE地产合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司地产合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，提高合同档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有地产合同档案的管理，包括土地出让合同、建设工程合同、销售合同、租赁合同等各类与地产项目相关的合同。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的合同档案管理部门，对所有地产合同档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.分类管理原则根据合同的性质、类别、时间等因素，对合同档案进行分类管理，便于查找和利用。3.安全保密原则严格遵守国家有关法律法规和公司的保密制度，确保合同档案的安全和保密，防止档案信息泄露。4.高效利用原则充分发挥合同档案的作用，为公司的决策、经营、管理等提供及时、准确的信息支持，提高档案的利用效率。二、合同档案管理部门及职责（一）管理部门公司设立合同档案管理室，隶属于行政部，负责公司地产合同档案的日常管理工作。（二）职责1.制定和完善合同档案管理制度，明确档案管理的流程、标准和要求。2.负责合同档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。3.对合同档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，方便档案的查找和利用。4.定期对合同档案进行清查、核对，确保档案的完整和准确。5.负责合同档案的安全保管，采取必要的防护措施，防止档案损坏、丢失和泄露。6.按照规定的期限，对合同档案进行鉴定和销毁。7.为公司各部门提供合同档案的查阅、借阅等服务，做好登记和跟踪工作。8.参与公司合同管理工作，对合同的签订、履行等情况进行监督和检查，及时发现问题并提出改进建议。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.公司签订的各类地产合同，包括合同正本、副本、补充协议、变更协议等。2.与合同签订、履行相关的文件资料，如招投标文件、谈判记录、会议纪要、往来信函、验收报告等。3.合同履行过程中产生的各类凭证，如付款凭证、收款凭证、发票、送货单、验收单等。（二）收集要求1.各部门在合同签订后，应及时将合同及相关资料移交合同档案管理室，确保档案的及时收集。2.移交的合同及资料应齐全、完整、真实，符合档案管理的要求。3.合同档案管理室应定期对各部门的合同档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。（三）整理方法1.分类根据合同的性质、类别、时间等因素，将合同档案分为土地出让合同、建设工程合同、销售合同、租赁合同等类别。2.编号对每一份合同档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号格式为：年份+合同类别+流水号，如2023JSC001。3.编目编制合同档案目录，目录应包括合同编号、合同名称、签订日期、合同主体、合同金额、履行期限等内容，确保目录清晰、准确。4.装订对合同档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、合同档案的归档与保管（一）归档要求1.合同档案管理室应按照档案整理的要求，对收集到的合同及资料进行整理、分类、编号、编目后，及时归档。2.归档的合同档案应按照类别、年度顺序排列，存放整齐，便于查找。3.对重要的合同档案，应建立专门的档案盒或文件夹，进行单独存放和管理。（二）保管期限根据国家有关法律法规和公司的实际情况，确定合同档案的保管期限。一般分为短期、中期和长期，具体如下：1.短期保管期限为15年，适用于一般性的合同档案，如租赁合同、销售合同等。2.中期保管期限为510年，适用于重要的合同档案，如建设工程合同、土地出让合同等。3.长期保管期限为10年以上，适用于具有重大历史价值和法律意义的合同档案，如涉及公司重大资产处置、重大诉讼等合同。（三）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.电子档案应存储在服务器或光盘等存储介质上，并进行备份。备份应分别存储在不同的地点，以防止数据丢失。3.定期对合同档案进行检查和维护，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或更换。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》（以下简称《申请表》），注明查阅的合同名称、编号、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，交合同档案管理室查阅。2.合同档案管理室应根据《申请表》的内容，对查阅人员的身份和查阅目的进行核实，符合查阅条件的，应提供相应的合同档案，并做好查阅登记。3.查阅人员应在合同档案管理室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出室外。查阅过程中，应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取档案内容。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还合同档案管理室，合同档案管理室应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后，在《申请表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》（以下简称《申请表》），注明借阅的合同名称、编号、借阅期限、借阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，交合同档案管理室审批。2.合同档案管理室应根据《申请表》的内容，对借阅人员的身份和借阅目的进行核实，符合借阅条件的，应办理借阅手续，并收取一定的押金。押金金额应根据合同档案的重要程度和借阅期限确定。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延长借阅期限的，应提前向合同档案管理室申请办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的合同档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向合同档案管理室报告，并承担相应的赔偿责任。六、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据合同档案的保管期限和实际利用价值，定期对合同档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、慎重决定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立合同档案鉴定小组，由合同档案管理室负责人、法务人员、财务人员等组成。鉴定小组负责对合同档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.查阅合同档案的内容，了解合同的签订、履行情况，评估档案的历史价值和现实意义。2.参考合同档案的保管期限，判断档案是否已超过保管期限。3.结合公司的实际情况，分析合同档案的利用频率和利用效果，确定档案是否还有继续保存的必要。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的合同档案，应编制《合同档案销毁清单》，清单应包括合同编号、合同名称、销毁原因等内容。2.《合同档案销毁清单》经公司分管领导批准后，由合同档案管理室组织实施销毁工作。3.销毁合同档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在销毁现场进行监督，并在《合同档案销毁清单》上签字确认。4.销毁后的《合同档案销毁清单》应长期保存，作为档案管理工作的重要记录。七、合同档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立合同档案管理信息系统，实现合同档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平，为公司的决策和管理提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化管理内容1.合同档案的数字化对纸质合同档案进行扫描，形成电子档案，存储在合同档案管理信息系统中。扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理的要求。2.合同档案信息录入将合同档案的基本信息，如合同编号、合同名称、签订日期、合同主体、合同金额、履行期限等录入合同档案管理信息系统，建立档案数据库。3.合同档案检索在合同档案管理信息系统中建立检索功能，通过合同编号、合同名称、签订日期等关键词进行检索，快速查找所需的合同档案。4.合同档案统计分析利用合同档案管理信息系统对合同档案进行统计分析，如合同签订数量、合同金额、合同履行情况等，为公司的决策提供数据支持。（三）信息化管理要求1.加强合同档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。2.