村档案材料收集制度

PAGE村档案材料收集制度一、总则（一）目的为加强本村档案材料的收集与管理，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在村务管理、决策支持、历史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村各类档案材料的收集、整理、归档、保管和利用等工作。（三）基本原则1.集中统一原则村档案工作实行集中统一管理，确保档案资料的集中存放和有效利用。2.真实完整原则收集的档案材料应真实反映本村各项工作的实际情况，保证档案内容的完整性。3.分类科学原则按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，同时严格遵守国家有关保密法律法规。二、档案材料收集范围（一）行政管理类1.上级文件：包括各级政府及其部门下发的与本村相关的政策文件、通知、指示等。2.本村文件：村两委会议记录、决议、工作计划、工作总结、规章制度、请示报告等。3.人事档案：本村工作人员的履历、考核、任免、奖惩等材料。4.会议材料：各类专题会议、村民代表会议的材料，如会议议程、报告、发言材料、会议纪要等。（二）经济发展类1.产业规划：本村农业、工业、商业等产业发展规划、项目可行性研究报告等。2.经济合同：土地承包合同、租赁合同、合作协议等各类经济合同。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.统计报表：本村经济社会发展各项统计数据报表。（三）社会事务类1.民政工作：低保、五保、优抚、救灾救济等相关材料。2.计划生育：人口出生、节育措施、奖励扶助等档案。3.教育卫生：本村教育资源、医疗卫生情况等资料。4.文化体育：文化活动记录、体育赛事资料等。（四）工程建设类1.基础设施建设：道路、桥梁、水利设施等建设项目的立项、设计、施工、验收等文件。2.公共服务设施建设：村部、卫生室、文化广场等建设项目相关资料。（五）其他类1.村民来信来访记录：村民反映问题、提出建议的信件及来访登记、处理结果等。2.荣誉证书：本村获得的各级各类荣誉称号的证书、牌匾等。3.照片、音像资料：反映本村重大活动、重要事件、村容村貌等的照片、录像、录音等。三、档案材料收集职责分工（一）村两委成员1.负责各自分管工作范围内档案材料的收集、整理，并及时移交村档案室。2.督促所负责业务的工作人员做好档案材料的收集工作。（二）各业务工作人员1.按照职责分工，负责日常工作中形成的各类档案材料的收集、整理，确保材料齐全、完整。2.定期将收集的档案材料移交村档案室。（三）档案管理人员1.负责制定档案材料收集计划，指导和监督各部门的档案收集工作。2.对收集到的档案材料进行审核、整理、归档，确保档案质量。3.做好档案的保管、利用等工作。四、档案材料收集流程（一）材料形成各部门和工作人员在工作过程中，应及时形成各类档案材料，并按照要求进行初步整理。（二）定期收集1.每月末，各部门将本月形成的档案材料进行分类整理，填写档案移交清单，移交至村档案室。2.对于一些重大项目或临时性工作，在工作结束后及时收集相关档案材料。（三）审核接收1.档案管理人员对移交的档案材料进行审核，检查材料的完整性、准确性和规范性。2.对不符合要求的档案材料，退回原部门进行补充或修正。3.审核通过后，办理档案接收手续，将档案材料正式归档。五、档案材料整理规范（一）分类方法1.按照档案材料收集范围，分为行政管理、经济发展、社会事务、工程建设、其他等五大类。2.每大类下再根据具体内容进行细分，如行政管理类可分为上级文件、本村文件、人事档案等小类。（二）编号规则1.为每类档案编制唯一的编号，编号采用数字编码方式，便于管理和查找。2.编号格式为：大类代码小类代码顺序号。例如：XZGLSJWY001，表示行政管理类中的上级文件，顺序号为001。（三）装订要求1.对纸质档案材料进行装订，去除金属物，确保整齐、牢固。2.采用A4纸张规格，左侧装订，装订厚度适中，便于翻阅。（四）编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者等信息。2.目录应打印清晰，一式两份，一份随档案存放，一份单独成册。六、档案材料归档要求（一）归档时间各类档案材料应在形成后及时归档，最迟不得超过次年第一季度。（二）归档质量归档的档案材料应符合整理规范要求，做到分类准确、编号清晰、装订整齐、编目完整。（三）归档手续档案管理人员接收档案材料时，应办理归档手续，双方签字确认。七、档案材料保管（一）保管场所设立专门的村档案室，并配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度调节设备等。（二）保管方式1.按照档案类别和编号顺序排列存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期检查和更新。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定不同的保管期限，分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。（四）定期检查1.档案管理人员定期对档案进行检查，查看档案是否完好无损，有无霉变、虫蛀等情况。2.每年对档案的保管情况进行一次全面检查，并做好记录。八、档案材料利用（一）利用范围1.本村工作人员因工作需要查阅档案。2.村民因涉及个人权益等合理原因查阅相关档案。3.上级部门、其他单位因工作需要查阅档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等。2.经村主要领导批准后，方可查阅档案。3.查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。（三）利用登记档案管理人员对查阅档案的情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、归还时间等。九、档案材料保密（一）保密措施1.加强档案室的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.对涉及国家机密、个人隐私等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理。