学生工作档案管理制度

PAGE学生工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强学生工作档案管理，确保学生工作档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在学生教育、管理和服务中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校学生工作部门及各学院（系）在学生教育、管理、服务等工作中形成的各类档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则：学生工作档案由学校学生工作部门统一领导，各学院（系）负责具体收集、整理、保管和提供利用，确保档案管理工作的规范化和系统化。2.真实完整原则：档案内容应真实反映学生工作的实际情况，全面收集与学生相关的各类资料，保证档案的完整性。3.科学分类原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则：建立健全档案安全保密制度，确保档案的安全，防止档案信息的泄露。二、档案管理机构及职责（一）学校学生工作部门1.负责制定学生工作档案管理的规章制度和工作流程。2.指导各学院（系）学生工作档案的收集、整理、保管和利用工作。3.集中保管全校性重要学生工作档案，如学生综合测评、评优评先、违纪处理等档案。4.定期对学生工作档案进行检查、清理和统计，向上级主管部门报送档案工作情况。（二）学院（系）1.设立学生工作档案管理岗位，配备专人负责本学院（系）学生工作档案的日常管理工作。2.按照学校学生工作档案管理要求，负责收集、整理、保管本学院（系）学生的各类档案资料，确保档案的及时归档和准确完整。3.建立健全本学院（系）学生工作档案管理制度，明确档案管理人员职责，做好档案的安全保密工作。4.积极配合学校学生工作部门做好档案的查阅、借阅等服务工作，及时提供相关档案资料。三、档案内容及分类（一）学生基本信息档案1.学生入学登记表、学籍卡、成绩单、学位证书、毕业证书等复印件。2.学生家庭情况调查表、经济困难学生认定申请表及相关证明材料。3.学生政治面貌、奖惩情况等相关资料。（二）学生党团组织档案1.学生入党（团）申请书、自传、思想汇报、入党（团）志愿书、转正申请书等。2.党（团）组织关系介绍信、党（团）费缴纳记录等。3.党（团）组织活动记录、优秀党员（团员）事迹材料等。（三）学生综合素质档案1.学生综合测评表，包括德育、智育、体育、能力素质等方面的测评结果。2.学生社会实践活动记录、志愿服务证书、实习报告等。3.学生获奖证书、荣誉称号等复印件，包括学校、省级及以上级别的各类奖励。4.学生参加学科竞赛、文体活动等获奖情况记录。（四）学生心理健康档案1.学生心理健康测评报告，如心理健康普查问卷结果分析。2.心理咨询记录、心理辅导预约单、心理危机干预记录等。3.学生心理健康状况跟踪记录，包括定期回访、心理调适建议等。（五）学生就业创业档案1.学生就业推荐表、就业协议书、就业报到证等复印件。2.学生求职简历、面试记录、就业意向登记表等。3.学生创业计划书、创业项目申报书、创业实践活动记录等。4.用人单位对学生的评价反馈材料。（六）学生违纪处理档案1.学生违纪事件调查报告、违纪事实材料、证人证言等。2.学生违纪处分决定书、申诉材料及处理结果。3.学生违纪教育谈话记录、整改措施及跟踪记录。（七）其他档案1.学生工作会议记录、工作计划与总结、重要文件等。2.学生工作相关的调研报告、经验材料、学术论文等。3.与学生工作有关的其他临时性文件、资料。四、档案收集（一）收集范围各部门、各学院（系）应按照本制度规定的档案内容及分类，全面收集学生工作中形成的各类档案资料。（二）收集时间1.学生入学时，应及时收集学生基本信息档案、党团组织档案等相关资料。2.每学期末，各学院（系）应将本学期学生的综合素质档案、心理健康档案等相关资料进行整理归档。3.学生毕业时，应及时收集学生就业创业档案、违纪处理档案等相关资料。4.对于临时性或阶段性的学生工作，应在工作结束后及时收集相关档案资料。（三）收集要求1.各部门、各学院（系）应明确档案收集责任人，确保档案收集工作的及时、准确。2.档案收集应做到全面、完整，不得遗漏重要文件和资料。3.收集的档案资料应字迹清晰、格式规范、签字盖章齐全。4.对于电子档案，应确保其真实性、完整性和可读性，并按照规定进行备份存储。五、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的规范要求，便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.分类：按照档案内容及分类，对收集到的档案资料进行分类。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应具有唯一性和系统性，可采用数字编码或字母与数字组合编码。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案存放，一份单独成册。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。（三）整理流程1.收集：各学院（系）档案管理人员按照收集要求，将本学院（系）学生工作档案资料收集齐全。2.初步整理：对收集到的档案资料进行初步分类、排序，去除重复、无用的文件。3.详细整理：按照整理方法，对档案资料进行分类、编号、装订、编目等详细整理工作。4.审核：学院（系）档案管理负责人对整理好的档案进行审核，确保档案整理质量符合要求。5.移交：审核通过后，将整理好的档案移交学校学生工作部门集中保管或本学院（系）档案室长期保管。六、档案保管（一）保管场所1.学校应设立专门的学生工作档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序、便于查找。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序排列存放，便于查阅和管理。2.电子档案应按照存储介质的要求进行保管，定期进行备份，防止数据丢失。备份介质应异地存放，确保数据的安全性。3.对于重要的档案资料，应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等。（三）保管期限1.学生基本信息档案、党团组织档案、就业创业档案等应长期保管。2.学生综合素质档案、心理健康档案、违纪处理档案等保管期限为学生毕业离校后[X]年。3.其他临时性或阶段性的学生工作档案，根据实际情况确定保管期限，但不得少于[X]年。（四）档案清查1.学校学生工作部门应定期对学生工作档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整、准确和安全。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.清查结束后，应填写档案清查登记表，详细记录清查情况，并由清查人员签字确认。七、档案利用（一）利用范围1.学校学生工作部门、各学院（系）工作人员因工作需要查阅学生工作档案。2.学生本人因升学、就业、出国等需要查阅本人档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅相关学生工作档案。（二）利用方式1.查阅：查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅：借阅档案应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案内容。3.复制：因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，注明复制内容、复制用途等，经档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制档案应使用复印件，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用时间、利用部门、利用人员、利用目的、查阅或借阅档案内容、复制档案页数等。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查阅。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和学校档案管理规定为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。3.确保档案鉴定工作的公正性和客观性，防止随意销毁档案。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由学生工作部门负责人、档案管理部门负责人及相关专业人员组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，对拟销毁的档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其价值差异，确定其保管期限。3.效益评估法：从档案对学校学生工作的现实作用和潜在作用出发，评估其效益，确定其是否需要保存。（四）销毁程序1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行清理，提出拟销毁档案清单，报档案鉴定工作小组鉴定。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一鉴定，提出鉴定意见，确定需销毁的档案清单。3.对需销毁的档案清单进行公示，公示期为[X]个工作日。