专业人员技术档案管理制度

PAGE专业人员技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司专业人员技术档案管理，确保技术档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥技术档案在公司发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有专业技术人员的技术档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：技术档案应如实反映专业人员的技术水平、工作业绩和业务能力等实际情况。2.完整性原则：全面收集专业人员在工作过程中形成的各类技术文件、资料，确保档案内容完整。3.保密性原则：对涉及公司机密和个人隐私的技术档案信息严格保密，防止泄露。4.动态管理原则：根据专业人员的工作变动、技术发展等情况，及时更新和完善技术档案。二、技术档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌。2.学历、学位、毕业院校、所学专业。3.入职时间、所在部门、岗位、职称、职务。（二）专业技术资格证书1.各类专业技术资格证书原件及复印件，如工程师、经济师、会计师等。2.资格证书的取得时间、有效期。（三）职业技能证书1.与专业相关的职业技能证书，如注册建造师、注册造价工程师、计算机等级证书等。2.证书的颁发机构、等级、取得时间。（四）工作经历1.详细记录专业人员在公司及其他单位的工作经历，包括起止时间、工作单位、担任职务、工作职责。2.重要项目经验，包括项目名称、项目起止时间、担任角色、项目成果等。（五）技术成果1.发表的专业技术论文、著作，注明论文题目、发表刊物名称、发表时间、刊物级别。2.获得的专利、软件著作权等知识产权，记录专利名称、专利类型、专利号、授权时间。3.参与的科研项目、技术创新成果，包括项目名称、项目来源、项目成果及应用情况。（六）培训记录1.参加公司内部及外部组织的各类专业培训，记录培训名称、培训时间、培训地点、培训内容、培训考核结果。2.培训证书及相关证明材料。（七）业绩考核1.年度及任期业绩考核结果，包括考核时间、考核等级、考核评语、考核得分。2.业绩考核指标完成情况的详细说明，如工作任务完成情况、工作质量、工作效率、团队协作等方面的表现。（八）奖惩情况1.获得的公司级及以上奖励，记录奖励名称、奖励时间、奖励级别、奖励原因。2.受到的纪律处分或处罚，记录处分或处罚名称、时间、原因。（九）其他重要资料1.专业技术人员的工作总结、述职报告。2.个人职业发展规划、培训需求分析报告。3.与专业技术工作相关的其他重要文件、资料。三、技术档案的收集与整理（一）收集职责1.专业人员所在部门负责及时收集本部门专业人员产生的各类技术档案资料，并定期移交至公司档案管理部门。2.档案管理部门负责对各部门移交的技术档案进行统一接收、整理和保管。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责技术档案资料的收集工作，确保资料收集的及时性和准确性。2.专业人员应主动配合所在部门做好技术档案资料的整理和提交工作，按照要求及时提供相关资料。3.对于重要的技术档案资料，应在形成后及时收集，避免遗漏或丢失。（三）整理规范1.档案管理部门收到技术档案资料后，应按照档案内容的分类进行整理，确保档案资料的系统性和逻辑性。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应详细列出档案资料的名称、编号、日期、来源等信息，方便查阅。4.对档案资料进行装订或装盒，确保档案资料的整齐和牢固，便于长期保存。四、技术档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放专业人员技术档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管方式1.技术档案应按照类别、年度、编号等顺序进行排列存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，做到账物相符。（三）保管期限1.专业人员技术档案的保管期限应根据档案的性质和重要程度确定，一般分为长期保管和短期保管。2.对于涉及公司核心技术、重要项目、关键岗位人员的技术档案，应长期保管；对于一般性的技术档案，可根据实际情况确定短期保管期限，但最短不得少于[X]年。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对技术档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案资料的完整性和准确性。2.在清查过程中，如发现档案资料有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复或补充，并查明原因，追究相关责任人的责任。五、技术档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅技术档案的，应填写《技术档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.查阅重要技术档案的，需经公司分管领导批准。（二）查阅要求1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅地点。2.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《技术档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅技术档案的，应填写《技术档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.借阅重要技术档案的，需经公司分管领导批准。（四）借阅要求1.借阅人员应妥善保管借阅的技术档案，不得转借他人或用于非工作目的。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅期满后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《技术档案借阅登记表》上签字确认。归还时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。六、技术档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应与接触技术档案资料的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉及公司机密和个人隐私的技术档案信息，应严格限制知悉范围，未经批准不得向任何单位或个人透露。3.在档案查阅、借阅过程中，应采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如监控设备、报警装置等，确保档案库房的安全。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案资料损坏或丢失。3.对电子档案应采取加密存储、访问控制等安全措施，防止电子档案信息被非法获取或篡改。（三）应急处置1.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置措施。2.定期组织档案管理人员进行应急演练，提高应急处置能力。3.如发生档案安全事故，应立即采取措施进行抢救和处理，并及时向上级主管部门报告。七、技术档案的信息化管理（一）信息化建设目标利用现代信息技术，建立专业人员技术档案管理信息系统，实现技术档案的电子化存储、检索、查询、统计分析等功能，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责技术档案信息的录入工作，确保录入信息的准确性和完整性。2.定期对技术档案信息进行更新和维护，及时录入新产生的档案资料，并对变更的信息进行修改。（三）系统功能应用1.充分利用技术档案管理信息系统的检索、查询功能，方便公司内部人员快速查找所需的技术档案资料。应用系统的统计分析功能，对技术档案数据进行分析，为公司的人才培养、技术创新、项目管理等提供决策支持。（四）数据备份与安全1.定期对技术档案管理信息系统的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.加强系统的安全防护，设置用户权限，防止数据被非法访问、篡改或删除。八、技术档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期限已满的技术档案进行鉴定，成立由档案管理部门、专业技术人员代表等组成的鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的性质、内容、历史价值等因素，确定档案是否仍具有保存价值，对于已失去保存价值的档案，提出销毁意见。（二）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确需销毁的技术档案，应填写《技术档案