成果档案管理制度

PAGE成果档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司成果档案的管理，确保成果档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥成果档案在公司科研、生产、经营等各项活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内各部门、各项目组在科研、技术开发、生产、管理等活动中形成的各类成果档案的管理。（三）定义1.成果档案：指公司在科研、生产、经营等活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，包括但不限于研究报告、技术方案、设计图纸、实验数据、产品样本、专利文件、获奖证书等。2.归档：将经过整理、鉴定的成果档案按照规定的要求和程序移交至档案管理部门保存的过程。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司成果档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责归口管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：成果档案应如实反映公司科研、生产、经营等活动的实际情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：对公司各项活动中形成的成果档案应进行全面收集、整理，确保档案的完整性。4.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的成果档案，应严格按照保密制度进行管理，确保信息安全。二、成果档案的形成与收集（一）形成部门与职责1.公司各部门、各项目组是成果档案的形成部门，负责本部门、本项目在活动过程中产生的成果档案的收集、整理和初步审核工作。2.项目负责人作为项目成果档案管理的第一责任人，负责组织项目组成员及时收集、整理项目过程中形成的各类文件材料，并按照要求进行分类、编目，确保项目成果档案的完整、准确。（二）收集范围1.科研项目项目立项申请书、可行性研究报告、项目计划任务书等。项目研究过程中形成的实验报告、测试数据、研究论文、技术总结等。项目验收文件，包括验收申请、验收报告、验收意见等。项目成果相关的知识产权文件，如专利申请文件、软件著作权登记证书等。项目获奖文件，如获奖证书、奖励申报材料等。2.技术开发项目技术开发合同及相关协议。技术方案、设计图纸、工艺流程、技术交底文件等。技术开发过程中的测试报告、质量检验报告、用户反馈意见等。技术开发成果总结报告、技术鉴定文件等。3.生产项目产品设计文件，包括产品图纸、技术条件、工艺文件等。生产过程中的生产计划、生产记录、质量控制文件、设备维护记录等。产品检验报告、产品合格证书、产品说明书等。产品改进、升级相关文件，如改进方案、实施记录、效果评估报告等。4.管理活动公司制定的各项管理制度、规定、办法等文件。公司内部会议纪要、工作汇报、调研报告等。公司对外签订的合同、协议、意向书等文件。公司获得的各类荣誉证书、资质证书、认证文件等。（三）收集要求1.及时性：各形成部门应在项目结束或文件材料形成后及时收集，确保档案的时效性。2.完整性：收集的成果档案应齐全完整，包括项目活动全过程中形成的各类文件材料，不得遗漏。3.准确性：文件材料应真实准确，数据可靠，签字盖章手续完备。（四）收集程序1.项目负责人在项目结束后，组织项目组成员对项目成果档案进行收集、整理，并填写《成果档案收集清单》，详细记录档案的名称、数量、形成时间等信息。2.项目负责人对收集的成果档案进行初步审核，确保档案的完整性、准确性和规范性。审核通过后，将《成果档案收集清单》及成果档案一并提交至本部门档案管理人员。3.各部门档案管理人员对本部门提交的成果档案进行再次审核，审核无误后，按照档案管理部门的要求进行分类、编号，并填写《成果档案移交清单》，将成果档案移交至公司档案管理部门。三、成果档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.对收集的成果档案进行分类，按照科研项目、技术开发项目、生产项目、管理活动等类别进行划分。2.在每个类别下，根据文件材料的性质、内容、时间等因素进行进一步细分，如科研项目可分为基础研究、应用研究、开发研究等子类别。3.对每份文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。4.编制文件材料目录，目录应包括文件编号、名称、日期、来源等信息，以便于查找和利用。（三）分类标准1.科研项目档案项目立项类：包括项目立项申请书、可行性研究报告、项目计划任务书等。研究过程类：包括实验报告、测试数据、研究论文、技术总结等。验收鉴定类：包括验收申请、验收报告、验收意见、技术鉴定文件等。知识产权类：包括专利申请文件、软件著作权登记证书等。获奖荣誉类：包括获奖证书、奖励申报材料等。2.技术开发项目档案合同协议类：包括技术开发合同及相关协议。技术方案类：包括技术方案、设计图纸、工艺流程、技术交底文件等。测试检验类：包括测试报告、质量检验报告、用户反馈意见等。成果总结类：包括技术开发成果总结报告、技术鉴定文件等。3.生产项目档案产品设计类：包括产品图纸、技术条件、工艺文件等。生产过程类：包括生产计划、生产记录、质量控制文件、设备维护记录等。产品检验类：包括产品检验报告、产品合格证书、产品说明书等。产品改进类：包括改进方案、实施记录、效果评估报告等。4.管理活动档案制度规定类：包括公司制定的各项管理制度、规定、办法等文件。会议纪要类：包括公司内部会议纪要、工作汇报、调研报告等。合同协议类：包括公司对外签订的合同、协议、意向书等文件。荣誉资质类：包括公司获得的各类荣誉证书、资质证书、认证文件等。四、成果档案数字化（一）数字化目的为提高成果档案的管理效率和利用价值，实现成果档案的信息化管理，便于远程查阅和共享，特开展成果档案数字化工作。（二）数字化范围对公司具有重要保存价值的成果档案进行数字化处理，优先处理利用率高、查阅频繁的档案。（三）数字化流程1.档案扫描选择专业的扫描设备和软件，确保扫描图像清晰、完整。按照档案整理的分类顺序进行扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式为常见的JPEG或TIFF格式。对扫描图像进行命名，命名应与档案编号相对应，便于识别和管理。2.图像处理对扫描图像进行去污、纠偏、裁剪等处理，确保图像质量符合要求。对图像进行加密存储，防止信息泄露。3.数据挂接将数字化图像与对应的档案目录信息进行挂接，建立电子档案数据库。确保电子档案与纸质档案的一致性，便于查询和利用。（四）数字化管理1.建立数字化成果档案存储服务器，确保数据的安全存储和备份。2.制定数字化成果档案的访问权限管理制度，严格控制访问人员和访问范围。3.定期对数字化成果档案进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。五、成果档案的鉴定与保管期限（一）鉴定组织公司成立成果档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对公司成果档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。（二）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全完整，是否存在缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核实档案内容是否真实准确，数据是否可靠。3.档案的价值：评估档案对公司科研、生产、经营等活动的参考价值和历史意义。（三）保管期限划分1.永久保存公司具有重大历史意义和长期利用价值的成果档案，如公司发展历程中的重要文件、重大科研项目成果、获得的国家级奖项等。涉及公司核心技术、商业秘密、知识产权等具有长期保密价值的档案。2.长期保存公司在科研、生产、经营等活动中形成的具有重要参考价值的档案，保管期限一般为10年以上（含10年）。公司的重要管理制度、规定、办法等文件，以及公司对外签订的重要合同、协议等。3.短期保存公司在日常工作中形成的一般性文件材料，保管期限一般为10年以下。项目结束后不再具有利用价值，但需保存一定期限以备查考的项目档案。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期组织成果档案鉴定小组会议，确定鉴定的范围和时间安排。2.鉴定小组对需要鉴定的成果档案进行逐一审查，根据鉴定内容和保管期限划分标准，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，对成果档案的保管期限进行调整，并填写《成果档案鉴定意见书》。4.经鉴定小组组长审核签字后，《成果档案鉴定意见书》存入档案管理部门，作为成果档案管理的重要依据。六、成果档案的保管与利用（一）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保成果档案的安全保管。2.对成果档案进行分类存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。3.定期对成果档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。（二）利用规定1.公司内部人员因工作需要查阅成果档案的，应填写《成果档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门根据查阅申请表，提供相应的成果档案，并对查阅过程进行监督。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的成果档案，查阅人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。4.公司外部单位或个人因特殊原因需要查阅成果档案时，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，方可到档案管理部门办理查阅手续。查阅过程应严格按照公司相关规定进行管理。（三）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅成果档案的，应填写《成果档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门根据借阅申请表，提供相应的成果档案，并与借阅人员签订《成果档案借阅协议》，明确借阅人员的权利和义务。借阅人员应在规定时间内归还档案，如需延期借阅的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的成果档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.公司外部单位或个人原则上不得借阅公司成果档案，如因特殊情况确需借阅的，应按照公司相关规定办理审批手续，并提供相应的担保措施。七、成果档案的移交与销毁（一）移交1.公司因机构调整、资产重组等原因，需要将成果档案移交给其他单位的，应按照国家有关规定和公司相关要求办理档案移交手续。2.档案管理部门应编制《成果档案移交清单》，详细记录移交档案的名称、数量、保管期限等信息，并与接收单位进行核对签字确认。3.移交过程中，档案管理部门应确保档案的安全运输和交接，防止档案丢失、损坏等情况发生。（二）销毁1.对保管期限已满且已失去利用价值的