行政机关档案制度牌

PAGE行政机关档案制度牌一、总则（一）目的为加强行政机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在行政管理、决策支持、历史研究等方面的作用，特制定本档案制度牌。（二）适用范围本制度适用于本行政机关各部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则本行政机关档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责统筹协调档案工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映行政机关各项工作的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集行政机关在履行职能过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，提高档案检索效率，为行政机关各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置本行政机关设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门主要职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和行业标准，结合本行政机关实际情况，制定和修订档案管理制度、工作流程和操作规范，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理组织开展档案收集工作，指导各部门及时、准确地将应归档的文件材料移交档案管理部门；按照档案整理规则，对收集的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案整理质量。3.档案保管与保护负责档案库房的建设和管理，配备必要的档案保管设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全存放；定期对档案进行检查、清点和维护，及时发现并处理档案保管过程中的问题。4.档案信息化建设推进档案信息化管理工作，建立档案管理数据库，实现档案信息的数字化存储、检索和利用；加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密等措施，保障档案信息系统的安全稳定运行。5.档案利用服务为行政机关各部门和工作人员提供档案查阅、借阅等利用服务，按照规定办理档案利用手续，确保档案利用的合法性、规范性；根据工作需要，开展档案编研工作，编写档案参考资料，为行政决策和工作开展提供支持。6.档案鉴定与销毁定期组织开展档案鉴定工作，对已超过保管期限或失去保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见；按照规定程序，对经鉴定批准销毁的档案进行销毁处理，并做好销毁记录。7.档案业务培训与指导组织开展档案业务培训，提高档案管理人员和各部门兼职档案员的业务水平；加强对各部门档案工作的指导和监督，确保档案工作符合规范要求。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成行政机关各部门及工作人员在履行职能过程中，应按照公文处理规定和档案管理要求，及时形成各类文件材料，确保文件材料的内容真实、格式规范、签署完备。（二）文件材料的收集范围1.上级文件包括上级机关下发的各类公文、指示、通知、通报等，以及与本行政机关工作相关的重要文件资料。2.本机关文件本行政机关制发的各类公文，如决定、命令、通知、报告、请示、批复等，以及会议文件、工作计划、总结、统计报表等。3.下级文件下级机关报送的各类请示、报告、统计报表、工作总结等文件材料。4.业务文件本行政机关在履行行政管理职能过程中形成的各类业务文件，如行政审批文件、行政执法文书、合同协议、项目资料等。5.会议文件本行政机关召开的各类会议形成的会议通知、议程、报告、决议、纪要等文件材料。6.人事文件干部任免、考核、奖惩、培训、工资福利等方面的文件材料。7.财务文件财务预算、决算、审计报告、会计凭证、账簿等文件材料。8.其他文件与本行政机关工作相关的重要信件、电报、传真、照片、录音、录像等文件材料。（三）文件材料的收集要求1.及时收集各部门应在文件材料形成后及时收集，确保文件材料不丢失、不遗漏。对于重要文件和紧急文件，应在规定时间内移交档案管理部门。2.完整收集全面收集文件材料的正件与附件、定稿与修改稿、请示与批复、转发件与被转发件等，保证文件材料的完整性。3.真实准确收集的文件材料应真实反映工作实际情况，不得对文件内容进行篡改或伪造。（四）文件材料的移交1.移交时间各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的应归档文件材料移交档案管理部门。2.移交手续移交时，双方应填写《文件材料移交清单》，详细注明移交文件材料的名称、数量、日期等信息，并由双方签字确认。移交清单一式两份，双方各执一份。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法本行政机关档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。1.年度分类按照文件材料形成的年度进行分类，不同年度的文件材料分别整理。2.机构（问题）分类在年度分类的基础上，按照行政机关内部机构设置或问题性质进行分类。同一机构（问题）形成的文件材料集中在一起整理。3.保管期限分类根据文件材料的保存价值，将档案划分为永久、定期[X]年、定期[X]年等不同保管期限，分别进行整理。（三）编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于档案的标识和管理。编号方法如下：1.全宗号本行政机关档案全宗号为[全宗号具体编号]，由上级档案行政管理部门统一编制。2.年度号采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如“20XX”。3.机构（问题）号根据行政机关内部机构设置或问题性质，编制相应的代码，如“01”表示办公室，“02”表示业务一科等。4.保管期限号永久保管的档案编号为“Y”，定期[X]年保管的档案编号为“D[X]”，定期[X]年保管的档案编号为“D[X]”。5.件号在每一类档案中，按照文件材料的排列顺序，从“1”开始依次编号。（四）编目要求1.编制归档文件目录归档文件目录应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。归档文件目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存。2.编制卷内文件目录对于采用卷式整理的档案，应编制卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。卷内文件目录应置于卷首。3.编制备考表备考表应置于卷末或盒内，主要内容包括本卷或本盒档案的情况说明、整理人、检查人、日期等。（五）装订要求归档文件应采用线装或缝纫机轧边等方式进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。对于破损的文件材料，应进行修复或复制后再装订。五、档案的保管（一）档案库房建设与管理1.库房选址档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、交通便利的地方，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放场所。2.库房面积根据本行政机关档案数量和发展规划，合理确定档案库房面积，确保档案有足够的存放空间。3.库房设施设备档案库房应配备必要的设施设备，如防火设备（灭火器、消防栓、自动喷水灭火系统等）、防潮设备（除湿机、空调等）、防虫设备（防虫剂、防虫网等）、防盗设备（防盗门、防盗窗、监控系统等）、温湿度监测设备等，确保档案保管环境符合要求。4.库房布局档案库房应合理布局，分为档案存放区、整理区、查阅区等不同功能区域，便于档案的管理和利用。档案存放区应按照档案类别、保管期限等进行分区存放，设置明显的标识牌。（二）档案保管要求1.上架排列档案应按照编号顺序上架排列，便于查找和管理。同一类档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。2.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、保管状况、有无损坏等。发现问题应及时处理，并做好检查记录。3.温湿度控制档案库房应保持适宜的温湿度，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。温湿度超出规定范围时，应及时采取调节措施。4.防虫防霉定期对档案进行防虫防霉检查，发现虫害或霉变应及时采取措施进行处理。在档案库房内放置防虫剂、防霉剂等，防止档案受到虫害和霉菌侵害。5.防火防盗加强档案库房的防火防盗管理，严禁在库房内吸烟、使用明火，确保消防设施设备完好有效；安装防盗门窗、监控系统等，加强安全防范措施，防止档案被盗。（三）档案数字化管理1.数字化范围对本行政机关具有重要保存价值的档案进行数字化处理，逐步实现档案信息的数字化存储和利用。2.数字化流程档案数字化应按照扫描、图像处理、数据挂接、存储等流程进行操作，确保数字化档案的质量。扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像清晰、完整，色彩还原准确；图像处理应保证图像的清晰度、对比度、亮度等符合要求；数据挂接应准确无误，确保数字化档案与原档案的对应关系；存储应采用安全可靠的存储设备和存储方式，定期进行数据备份。3.数字化安全管理加强档案数字化过程中的安全管理，对数字化设备、存储介质等进行严格管理，防止数据泄露、丢失或被篡改。建立数字化档案安全管理制度，对数字化档案的访问、使用、传输等进行严格控制。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为行政机关各项工作提供有效服务。（二）利用范围1.本行政机关内部利用行政机关各部门及工作人员因工作需要，可以查阅、借阅本机关保管的档案。2.外部利用因国家法律法规规定、司法机关办案需要、社会公益事业等原因，经本行政机关批准，外部单位或个人可以查阅、借阅本机关相关档案。（三）利用手续1.内部利用手续本机关工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅档案的名称、数量、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。档案管理部门应根据申请内容，及时提供档案，并做好查阅或借阅记录。2.外部利用手续外部单位或个人查阅、借阅档案，应提前向本行政机关提交查阅或借阅申请函，注明查阅或借阅档案的名称、数量、用途、查阅或借阅时间等信息，并加盖单位公章。经本行政机关主管领导批准后，档案管理部门与申请单位或个人签订《档案利用保密协议》，办理查阅或借阅手续。查阅或借阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案安全和保密。（四）利用方式1.查阅档案利用者可以在档案管理部门指定的查阅场所查阅档案，查阅时应保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，档案管理部门应根据利用者的申请，按照规定的借阅期限提供档案，并办理借阅登记手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。利用者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。（五）利用监督档案管理部门应加强对档案利用工作的监督，定期检查档案利用记录，确保档案利用符合规定要求。如发现档案利用过程中存在违规行为，应及时制止并采取相应措施进行处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、综合分析等原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织本行政机关成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关部门负责人组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定标准1.永久保管档案反映本行政机关主要职能活动和历史面貌的，对本行政机关工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管档案在一定时期内对本行政机关工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。定期保管期限分为[X]年、[X]年等。具体划分标准如下：凡是在相当长时期内本行政机关需要查考的档案，列为定期[X]年保管。凡是在较短时期内本行政机关需要查考的档案，列为定期[X]年保管。3.无需保存档案已超过保管期限，且失去保存价值的档案，经鉴定批准后予以销毁。（四）鉴定程序1.初步审查档案管理部门对拟鉴定的档案进行初步审查，清理出需要鉴定的档案清单，并提供档案的基本情况说明。2.详细审查档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行详细审查，逐卷逐件分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。3.形成鉴定意见档案鉴定工作小组根据审查情况，形成档案鉴定意见，明确档案的保管期限或销毁意见。鉴定意见应经工作小组全体成员签字确认。4.审批档案鉴定意见报本行政机关主管领导审批。主管领导应认真审核鉴定意见，做出最终审批决定。（五）销毁程序1.编制销毁清册对经批准销毁