监理档案信息化管理制度

PAGE监理档案信息化管理制度一、总则（一）目的为加强公司监理档案信息化管理，提高档案管理效率和质量，确保监理档案的完整、准确、系统和安全，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有监理项目档案的信息化管理工作，包括档案的收集、整理、存储、检索、利用、安全管理等环节。（三）基本原则1.真实性原则：监理档案应真实反映监理项目的实际情况，确保档案内容与项目实际相符。2.完整性原则：全面收集监理项目各阶段形成的各类档案，保证档案资料的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据录入、整理等工作要严谨细致。4.规范性原则：遵循国家和行业有关档案管理的规范标准，确保档案管理工作的规范化、标准化。5.安全性原则：采取有效措施保障监理档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。（四）管理职责1.公司档案管理部门负责制定和完善监理档案信息化管理制度，并监督执行。指导、协调各项目监理部的档案信息化管理工作。负责监理档案信息系统的建设、维护和管理，确保系统的正常运行。组织档案管理人员的培训，提高其业务水平和信息化技能。定期对监理档案信息化管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。2.项目监理部负责本项目监理档案的收集、整理、初步审核和移交工作，确保档案资料的真实、完整、准确。按照公司档案管理部门的要求，及时将监理档案录入信息系统，并保证录入数据的质量。配合公司档案管理部门做好档案信息系统的安全管理工作，防止档案信息泄露。负责本项目监理档案的日常查阅和利用工作，并做好登记记录。二、监理档案信息化管理流程（一）档案收集1.项目监理部应指定专人负责监理档案的收集工作，确保在项目实施过程中及时、全面地收集各类档案资料。2.收集的档案资料包括但不限于监理规划、监理细则、施工组织设计审核意见、工程开工报审表、工程材料/构配件/设备报审表、检验批验收记录、分项工程验收记录、分部工程验收记录、单位工程竣工验收记录、监理月报、监理通知单、工程暂停令、工程复工报审表、质量事故报告及处理文件、安全事故报告及处理文件等。3.档案收集人员应认真核对档案资料的完整性和准确性，对不符合要求的资料及时督促相关人员补充或更正。（二）档案整理1.项目监理部收集的档案资料应按照分类标准进行整理，确保档案资料的系统性和规范性。2.分类标准可参照国家和行业有关档案分类的规定，结合公司实际情况进行制定，一般可分为工程前期文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等类别。3.每一类档案应按照形成时间顺序进行排列，并编制相应的目录，目录应包括档案名称、编号、日期、页码等信息。4.档案整理过程中，应剔除重复、无效的资料，对破损、褪色的资料进行修复或复制。（三）档案录入1.项目监理部应在档案整理完成后，及时将档案资料录入公司档案信息系统。2.录入人员应认真核对录入数据与原始档案资料的一致性，确保录入数据的准确无误。3.录入的数据应包括档案的基本信息、内容摘要、关键词等，以便于后续的检索和利用。4.对于重要的档案资料，可同时上传电子文档或扫描件，以便于查阅和保存。（四）档案审核1.公司档案管理部门应定期对项目监理部录入的档案信息进行审核，确保档案资料的质量。2.审核内容包括档案资料的完整性、准确性、规范性、关联性等方面，对审核中发现的问题及时反馈给项目监理部进行整改。3.项目监理部应按照审核意见及时对档案资料进行补充、更正或完善，并重新提交审核，直至审核通过。（五）档案存储1.公司档案管理部门应建立安全可靠的档案存储系统，对监理档案信息进行集中存储。2.存储系统应具备数据备份、恢复、加密等功能，确保档案信息的安全。3.档案存储应按照分类标准进行组织，便于档案的检索和管理。4.定期对存储的档案信息进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。（六）档案检索1.公司档案信息系统应提供便捷的检索功能，方便用户快速查找所需的监理档案信息。2.检索方式可包括按档案名称、编号、日期、关键词、分类等多种方式，满足不同用户的检索需求。3.用户在检索档案信息时，应按照系统提示进行操作，输入准确的检索条件，以提高检索效率。（七）档案利用1.公司内部人员因工作需要查阅监理档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到公司档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅登记记录，记录查阅人姓名、部门、查阅日期、查阅内容等信息。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。4.公司外部单位或个人因特殊原因需要查阅监理档案时，应按照国家有关规定办理相关手续，并经公司领导批准后，方可查阅。（八）档案安全管理1.公司应建立健全档案安全管理制度，加强对监理档案信息系统的安全防护，防止档案信息泄露、篡改或丢失。2.档案信息系统应设置用户权限管理，不同人员只能访问其权限范围内的档案信息，严禁越权操作。3.定期对档案信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。同时，做好数据备份工作，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。4.加强对档案管理人员的安全保密教育，提高其安全意识和防范能力，防止因人为疏忽导致档案信息安全事故的发生。三、监理档案信息化管理的质量控制（一）质量目标监理档案信息化管理应达到以下质量目标：档案资料完整、准确、系统，录入数据与原始档案一致率达到100%，档案检索准确率达到95%以上，档案利用服务满意度达到90%以上。（二）质量控制措施1.建立质量控制体系：公司档案管理部门应建立完善的质量控制体系，明确各环节的质量标准和控制要求，确保档案信息化管理工作的质量。2.加强培训与指导：定期组织档案管理人员参加业务培训，提高其业务水平和质量意识。同时，档案管理部门应加强对项目监理部档案信息化管理工作的指导，及时解决工作中出现的问题。3.严格审核把关：在档案收集、整理、录入、审核等环节，严格按照质量标准进行审核把关，确保每一份档案资料的质量。4.定期检查评估：公司档案管理部门应定期对监理档案信息化管理工作进行检查评估，及时发现质量问题并采取有效措施进行整改。（三）质量监督与考核1.公司应建立质量监督机制，对监理档案信息化管理工作进行全程监督，确保各项质量控制措施得到有效执行。2.制定质量考核办法，将档案信息化管理工作质量纳入部门和个人绩效考核体系，对工作质量不达标的部门和个人进行相应的处罚。四、监理档案信息化管理的培训与教育（一）培训目标通过培训，使档案管理人员熟悉监理档案信息化管理的业务流程、系统操作方法和质量控制要求，提高其业务水平和信息化技能，确保监理档案信息化管理工作的顺利开展。（二）培训内容1.法律法规与行业标准：学习国家有关档案管理的法律法规和行业标准，了解监理档案信息化管理的相关规定。2.档案管理业务知识：包括监理档案的分类、整理、编目、装订等基础知识，以及档案信息化管理的流程和方法。3.档案信息系统操作技能：掌握公司档案信息系统的操作方法，包括档案录入、检索、利用、安全管理等功能的使用。4.质量控制与安全管理：学习监理档案信息化管理的质量控制要求和安全管理措施，确保档案信息的质量和安全。（三）培训方式1.集中培训：定期组织档案管理人员参加集中培训，邀请专家进行授课，系统讲解培训内容。2.在线学习：利用公司内部网络平台，提供在线学习资源，方便档案管理人员随时进行学习。3.实践操作培训：通过实际操作演练，让档案管理人员在实践中掌握档案信息化管理的技能和方法。4.经验交流与分享：组织档案管理人员进行经验交流与分享，共同探讨工作中遇到的问题及