幼儿园档案使用制度

PAGE幼儿园档案使用制度一、总则（一）目的为了加强幼儿园档案的管理与使用，确保档案的安全、完整和有效利用，为幼儿园的教育教学、管理决策等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园全体教职员工及与幼儿园工作相关的外部人员在涉及档案查阅、借阅、使用等活动时的管理。（三）档案定义本制度所指档案是幼儿园在各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于行政管理档案、教育教学档案、师资队伍档案、幼儿档案等。（四）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：保障档案的安全，防止档案的泄露、损毁和丢失，对涉及机密的档案严格保密。3.高效利用原则：优化档案管理流程，提高档案的利用效率，为幼儿园各项工作提供及时、准确的信息服务。4.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，如实反映幼儿园工作的历史全貌。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门幼儿园设立专门的档案管理室，负责档案的集中统一管理。档案管理室配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理和移交工作，并指定专人负责日常档案管理工作。2.各部门档案管理人员应按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案进行分类整理，定期移交档案管理室。3.在档案使用过程中，各部门如需查阅、借阅档案，应按照规定程序办理相关手续，并配合档案管理部门做好档案的使用登记和归还工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案：包括幼儿园的规划、制度、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案、后勤管理档案等。2.教育教学档案：涵盖教学计划、教案、教材、教学成果、教研活动记录、幼儿学籍档案等。3.师资队伍档案：教师的个人简历、培训记录、教学业绩、师德师风记录等。4.幼儿档案：幼儿的基本信息、健康档案、成长记录、家园共育资料等。5.其他档案：如幼儿园的宣传资料、对外交流活动记录、捐赠档案等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，确保档案及时、完整地收集归档。2.档案收集应遵循真实性、完整性、准确性的原则，不得遗漏重要信息。3.对于电子档案，应确保其格式规范、存储安全，并与纸质档案相对应。（三）整理方法1.档案管理人员按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理。2.采用年度类别保管期限的分类方法，对档案进行编号、编目，编制档案目录索引，便于查找和利用。3.对纸质档案进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固；对电子档案进行分类存储，建立相应的文件夹结构，并进行命名规范。四、档案保管（一）保管场所档案管理室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。（二）保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制；对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.严格控制档案管理室的人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.幼儿园内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。2.档案管理人员应根据申请表提供的信息，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取档案内容。3.查阅档案一般应在档案管理室内进行，如需带出档案管理室查阅，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日；如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，借阅人员应承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，确认无误后办理归还手续。六、档案使用登记与统计（一）使用登记档案管理室应建立档案查阅、借阅登记台账，详细记录查阅、借阅人员的姓名、部门、查阅内容、查阅时间、借阅期限、归还时间等信息。（二）统计工作档案管理人员应定期对档案的查阅、借阅情况进行统计分析，形成统计报表，为档案管理决策提供依据。统计内容包括档案查阅、借阅的数量、频率、利用效果等。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核，报幼儿园主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和彻底性。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的档案应在《档案销毁清册》上注明销毁日期，并将《档案销毁清册》永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立幼儿园档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案管理信息系统的要求，及时将档案的纸质内容录入系统，确保数据的准确、完整。2.定期对档案管理信息系统的数据进行维护，更新档案信息，清理无效数据，保证系统数据的时效性和准确性。（三）系统安全与保密1.加强档案管理信息系统的安全防护措施，设置用户权限管理，防止未经授权的访问和数据泄露。2.对涉及机密的档案信息，应采取加密存储、传输等措施，确保信息安全。九、档案安全与保密（一）安全措施1.在档案管理室安装防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案实体安全。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。3.加强对档案管理室的安全巡查，及时发现和排除安全隐患。（二）保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密规定，对涉及幼儿园机密的档案信息予以保密。2.严禁在非保密场所谈论、传播档案机密信息；未经批准，不得将档案带出幼儿园或提供给无关人员查阅、借阅。3.对违反保密制度的行为，应依法依规追究责任。十、监督与检查（一）内部监督1.幼儿园成立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理工作符合本制度要求。2.监督小组应检查档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等环节的工作情况，发现问题及时督促整改。（二）外部检查积极配合上级主管部门、档案行政管理部门等对幼儿园