档案室收集归档制度

PAGE档案室收集归档制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的管理，确保各类文件材料的完整、准确、系统，便于查阅和利用，特制定本收集归档制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件材料的收集、整理、归档工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司/组织的档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则归档的文件材料必须是真实、可靠的，严禁伪造、篡改。3.完整性原则全面收集本公司/组织在各项工作活动中形成的各类文件材料，保证档案内容的完整。4.准确性原则文件材料的整理、分类、编号等应准确无误，便于查找和利用。5.及时性原则各部门应及时将应归档的文件材料移交档案室，确保档案的时效性。二、收集范围（一）行政管理类1.公司/组织制定的各项规章制度、办法、规定等文件。2.公司/组织的年度工作计划、总结、报告等。3.公司/组织召开的各类会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.公司/组织的大事记。5.公司/组织的印章使用记录、介绍信存根等。6.公司/组织的人事任免文件、员工奖惩记录等。7.公司/组织的外事活动文件，包括出国考察、接待外宾等相关材料。8.公司/组织的安全保卫、消防、环保等方面的文件。（二）业务管理类1.本公司/组织业务范围内的各类合同、协议、意向书等。2.业务项目的立项报告、可行性研究报告、设计方案、论证材料等。3.业务工作中的统计报表、调查研究报告等。4.业务工作中的技术文件、标准、规范、操作规程等。5.业务工作中的质量检验报告、产品认证文件等。6.业务工作中的市场调研报告、营销策划方案等。（三）财务审计类1.公司/组织的财务预算、决算报告。2.财务凭证、账簿、报表等。3.审计报告、审计决定、审计工作底稿等。（四）科技研发类1.科研项目立项申请书、任务书、合同书等。2.科研项目研究过程中的实验记录、数据资料、研究报告等。3.科研成果鉴定书、专利证书、获奖证书等。4.技术改造、技术引进项目的相关文件材料。（五）基本建设类1.基本建设项目的立项批复、可行性研究报告、初步设计文件等。2.工程建设过程中的施工图纸、施工记录、工程变更通知等。3.工程竣工验收报告、质量评定文件等。（六）设备仪器类1.设备仪器的购置合同、发票、验收报告等。2.设备仪器的使用说明书、操作规程、维护保养记录等。3.设备仪器的报废申请、审批文件、报废清单等。（七）声像电子类1.公司/组织重大活动、会议、工程建设等的照片、录像、录音等。2.公司/组织的电子文件，包括电子邮件、电子报表、数据库文件等。3.公司/组织网站的建设、维护、更新等相关文件材料。三、收集要求（一）文件材料的齐全性各部门应按照收集范围，全面收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，不得遗漏。（二）文件材料的完整性归档的文件材料应包括文件的正本、副本、附件、定稿等，确保文件内容的完整。（三）文件材料的准确性文件材料的内容应准确无误，字迹清晰，签字盖章齐全。（四）文件材料的规范性文件材料应使用统一格式的纸张、笔墨，按照规定的字体、字号、排版要求进行书写或打印。（五）电子文件的收集要求1.电子文件应采用通用格式存储，确保能够长期有效读取。2.电子文件应按照规定进行命名、分类，便于查找和管理。3.电子文件应进行备份，备份存储介质应妥善保管。四、收集程序（一）部门整理各部门应指定专人负责文件材料的收集、整理工作，按照收集范围和要求，对本部门形成的文件材料进行分类、编号、装订等初步整理。（二）定期移交各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的文件材料移交档案室。（三）档案室接收档案室收到各部门移交的文件材料后，应进行认真核对、清点，对不符合要求的文件材料，应及时退回原部门补充或修正。（四）特殊情况处理对于一些紧急、重要的文件材料，各部门应及时向档案室移交，档案室应优先处理。五、整理归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.行政管理类文件按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.业务管理类文件按照业务类别年度保管期限进行分类。3.财务审计类文件按照年度保管期限类别进行分类。4.科技研发类文件按照项目类别年度保管期限进行分类。5.基本建设类文件按照项目名称年度保管期限进行分类。6.设备仪器类文件按照设备仪器名称年度保管期限进行分类。7.声像电子类文件按照类别年度保管期限进行分类。（三）编号规则1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号”的结构。2.全宗号：本公司/组织的档案全宗号由上级档案行政管理部门统一给定。3.目录号：根据档案类别，分别编制目录号，如行政管理类为1，业务管理类为2等。4.案卷号：每个目录下的案卷依次编号。（四）装订要求1.归档文件应采用线装或胶装方式装订，确保整齐、牢固。2.装订时应去除文件上的金属物，对破损的文件应进行修补。（五）编目要求1.编制案卷目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。2.编制文件目录，包括文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。3.对电子文件应编制电子目录，注明文件的存储位置、文件名、日期等信息。六、保管期限（一）永久保管1.本公司/组织制定的具有长远指导意义的规章制度、重要决议、决定等文件。2.本公司/组织的历史沿革、大事记、组织架构等文件。3.本公司/组织的重要合同、协议、意向书等，涉及重大权益和经济利益的。4.本公司/组织的财务决算报告、审计报告等重要财务文件。5.本公司/组织的科研成果鉴定书、专利证书、获奖证书等重要科技文件。6.本公司/组织的基本建设项目的立项批复、可行性研究报告、初步设计文件等重要文件。（二）定期保管1.30年保管期限（1）本公司/组织的一般性规章制度、办法、规定等文件。（2）本公司/组织的年度工作计划、总结、报告等。（3）本公司/组织召开的一般性会议文件。（4）本公司/组织的人事任免文件、员工奖惩记录等。（5）本公司/组织的业务工作中的统计报表、调查研究报告等。（6）本公司/组织的财务凭证、账簿等。（7）本公司/组织的设备仪器的购置合同、发票、验收报告等。（8）本公司/组织的声像电子类文件中的一般性资料。2.10年保管期限（1）本公司/组织的临时性通知、便函等文件。（2）本公司/组织的业务工作中的一般性文件材料。（3）本公司/组织的设备仪器的使用说明书、操作规程、维护保养记录等。（4）本公司/组织的电子文件中的一般性资料。七、保管条件（一）库房建设档案室应具备专门的库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。（二）设备配备1.配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。2.配备温湿度控制设备、消防设备、防虫设备、防盗设备等。（三）环境要求1.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.库房应保持清洁、整齐，通风良好。八、利用服务（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应遵守国家有关法律法规和本公司/组织的相关规定。2.方便快捷原则为利用者提供方便、快捷的服务，提高档案利用效率。3.安全保密原则确保档案的安全，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。3.复制利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经部门负责人签字同意后，并注明复制用途，到档案室办理复制手续。复制档案应使用统一格式的纸张、笔墨，确保复制件与原件一致。（三）利用登记档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、利用方式等信息。（四）归还要求借阅的档案应按时归还档案室，归还时应进行认真核对，确保档案的完整、无损。九、鉴定销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则档案室应定期对保管期满的档案进行鉴定，一般每[具体年限]进行一次。2.全面审查原则对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，确定其是否仍有保存价值。2.综合分析法综合考虑档案的形成背景、历史价值、现实利用价值等因素，确定其保管期限。（四）销毁程序1.编制销毁清册对鉴定后确定需要销毁的档案，编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.审批销毁清册经档案鉴定小组审核后，报本公司/组织主管领导审批。3.销毁经批准后，由专人负责销毁档案，销毁时应在指定地点进行，并由两人以上监销。4.监销记录监销人应在销毁清册上签