档案管理制度房地产

PAGE档案管理制度房地产房地产档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司房地产档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理、决策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属房地产开发、销售、物业管理等相关部门在房地产项目运作过程中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称房地产档案是指公司在房地产开发、经营、管理等活动中直接形成的，对公司和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案管理部门对各类房地产档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映公司房地产项目的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹管理公司房地产档案。其主要职责包括：1.制定和完善公司房地产档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管公司各类房地产档案。3.建立档案检索系统，提供档案查询、借阅服务，统计档案利用情况。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。5.负责档案库房的安全管理，确保档案实体安全。6.指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传工作。（二）各部门档案管理员各部门指定专人担任档案管理员，负责本部门房地产档案的收集、整理、移交等工作，并配合档案管理部门做好相关档案管理工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在房地产项目运作过程中形成的各类文件材料，按照档案管理要求进行整理、分类。2.定期将整理好的档案移交公司档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案查询、借阅等工作，提供相关档案信息。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.房地产开发项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、土地出让合同、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证等。2.工程建设文件：包括工程招投标文件、工程勘察报告、设计图纸、施工组织设计、工程变更通知、工程质量验收记录、工程竣工报告等。3.销售与营销文件：包括楼盘销售方案、销售合同、客户资料、营销活动策划与执行文件等。4.物业管理文件：包括物业服务合同、业主档案、物业维修记录、小区规划图等。5.财务与成本文件：包括项目投资预算、成本核算资料、财务报表等。6.其他相关文件：如公司与房地产项目相关的会议纪要、往来函件、照片、录像等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应同时收集其纸质版本或进行有效的电子备份，并确保电子文件格式的通用性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照房地产项目的不同阶段、文件内容的性质等进行分类，如分为项目前期、工程建设、销售营销、物业管理等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管期限根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管的档案：涉及公司重大权益、具有长期历史价值和法律凭证作用的文件材料，如公司房地产项目的土地出让合同、重要的工程建设文件等。2.长期保管的档案：对公司经营管理有重要参考价值，保存期限较长的文件材料，如工程建设中的主要技术资料、销售合同等。3.短期保管的档案：在一定时期内对公司工作有查考利用价值的文件材料，如一般性的会议纪要、临时性的业务文件等。（二）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放位置索引，便于查找。3.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并定期进行数据检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定标准。2.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。3.定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅公司房地产档案。外部单位因法律法规规定或工作需要，经公司批准后，可查阅相关档案。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅/借阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅/借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案，需提交正式的查阅/借阅申请函，说明查阅/借阅的理由和范围，并经公司相关领导批准。档案管理部门根据批准意见，办理查阅/借阅手续，并收取一定的查阅/借阅费用（如有规定）。3.查阅档案时，档案管理人员应在现场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并登记复印或摘录的内容。4.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案的安全和完整。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅/借阅日期、查阅/借阅人姓名、部门、查阅/借阅目的、档案名称及编号、归还日期等信息，并定期对档案利用情况进行统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定小组根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，按照国家有关档案鉴定的标准和方法，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经公司主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司房地产档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化处理1.对公司现有房地产档案进行全面数字化扫描，确保档案图像清晰、完整。2.建立电子档案数据库，对数字化档案进行分类、编目、存储，实现电子档案的有序管理。（三）系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、内容摘要等。2.检索查询功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，实时跟踪档案借阅情况。4.统计分析功能：对档案利用情况、档案数量、保管期限等进行统计分析，为公司档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能：设置用户权限，确保档案信息的安全保密，防止数