培训学校档案收纳制度

PAGE培训学校档案收纳制度一、总则1.目的为加强培训学校档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本校各部门及全体教职员工在教学、管理、服务等活动中形成的各类档案。3.档案定义本制度所指档案是培训学校在各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门设立专门的档案管理室，负责全校档案的集中统一管理。档案管理室配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.各部门职责各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理室移交。各部门负责人应重视档案工作，对本部门档案的真实性、完整性和准确性负责，督促本部门人员及时归档各类文件材料。三、档案的收集1.收集范围教学档案：包括教学计划、教学大纲、教案、课件、学生成绩册、教学评估材料等。教师档案：包括教师个人简历、教师资格证书、教学成果、培训经历、奖惩情况等。学生档案：包括学生入学登记表、学籍档案、学习成绩、奖惩记录、毕业鉴定等。行政档案：包括学校行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。招生档案：包括招生简章、招生宣传资料、招生报名登记表、录取名单等。培训档案：包括培训项目策划书、培训教材、培训记录、学员反馈等。其他档案：如学校与外部机构合作协议、重要活动照片及视频资料等具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，严禁使用圆珠笔、铅笔书写，如有破损或褪色应及时修复或复制。对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件，并确保电子文件格式通用、存储介质可靠，便于长期保存和查阅。四、档案的整理1.分类原则档案按照年度类别保管期限进行分类。年度按照文件形成的自然年度划分；类别根据档案的内容性质分为教学、教师、学生、行政、招生、培训等类别；保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.整理方法纸质档案：按照分类原则，对收集到的文件材料进行排序、编目、装订。编目时应编制卷内文件目录，标明文件的序号、题名、日期、页号等信息。装订应整齐牢固，不掉页、不压字、不损坏文件。电子档案：按照分类要求，建立电子文件夹，将电子文件分类存储，并按照一定的命名规则进行命名，确保文件名能够准确反映文件内容和日期。同时，建立电子文件索引目录，便于快速查找。3.编号规则档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式。例如，2023年教学档案的编号为2023JX001，其中“2023”表示年度，“JX”表示教学类别代码，“001”为流水号。五、档案的保管1.保管场所档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度调节设备等。2.保管期限划分永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校有长远利用价值的档案，列为永久保管。如学校的重大决策文件、重要会议记录、规章制度、历史沿革等。长期保管的档案：在相当长的时期内学校需要查考利用的档案，列为长期保管。如教学档案中的部分重要资料、教师的主要教学成果记录、学生的长期学籍档案等。短期保管的档案：在较短时间内学校需要查考利用的档案，列为短期保管。如一般性的行政文件、临时性的培训资料等。3.档案保管要求档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损或褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。严格遵守档案查阅制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案管理室，不得私自查阅、借阅档案。六、档案的鉴定1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点，从学校的实际出发，根据档案的保存价值和现实利用需要，准确判定档案的保管期限。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。3.鉴定方法直接鉴定法：对档案逐件逐页进行审查，分析其内容的重要性、历史价值和现实利用价值，确定其保管期限。综合分析：结合学校的发展规划、业务活动特点以及档案的形成规律，综合考虑档案的整体价值，避免片面性。4.鉴定程序档案管理人员按照保管期限的划分标准，对到期档案进行初步清理，列出需鉴定的档案清单。鉴定小组对清单中的档案进行逐一鉴定，对仍有保存价值的档案，重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，提出销毁意见。鉴定结果经学校主管领导批准后执行。七、档案的销毁1.销毁审批经鉴定确需销毁的档案，由档案管理室填写《档案销毁审批表》，详细注明档案的名称、数量、年度、类别、保管期限等信息，报学校主管领导审批。2.销毁方式纸质档案：采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程应在档案管理室或指定的安全地点进行，并由专人负责监督。电子档案：通过专业的数据删除软件对电子文件进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理，确保数据无法恢复。3.销毁记录销毁工作完成后，档案管理人员应填写《档案销毁记录》，记录销毁时间、地点、方式、监督人员等信息，并将《档案销毁审批表》和《档案销毁记录》一同归档保存。八、档案的查阅与借阅1.查阅权限本校教职员工因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。外单位人员查阅本校档案，需持有单位介绍信，经学校主管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。涉及学校机密的档案，查阅范围严格限定在经过授权的人员范围内，并按照相关保密规定进行查阅。2.借阅规定本校教职员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自复印、拍照。如发现档案有损坏或丢失，应及时报告档案管理室，并承担相应责任。3.查阅与借阅登记档案管理室应对档案的查阅与借阅情况进行详细登记，记录查阅或借阅人员姓名、部门、时间、档案名称及数量、归还时间等信息，以便跟踪档案去向，确保档案安全。九、档案的统计1.统计内容档案管理室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、查阅人次、借阅次数等。2.统计方法定期统计：档案管理人员应每月对档案的各项数据进行统计，填写《档案统计报表》，并上报档案管理部门负责人。年度统计：每年年底，档案管理室应对全年档案工作进行全面统计，形成年度档案统计报告，总结档案工作情况，分析存在的问题，提出改进措施。3.统计分析档案