培训学样档案管理制度

PAGE培训学样档案管理制度一、总则（一）目的为加强培训学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、管理、科研及其他各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各教学班级及全体教职员工和学员。（三）档案定义本制度所指档案是培训学校在教学、管理、招生、财务、后勤等各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则学校设立综合档案室，对全校档案实行集中统一管理，各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和系统化。2.真实完整原则档案管理人员应严格把关，保证档案内容真实可靠，完整无缺，如实反映学校各项工作的历史面貌。3.分类科学原则按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案实体安全和信息安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善学校档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理全校各类档案，做好档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。4.积极开发档案信息资源，为学校教学、管理、决策等提供档案信息服务。（二）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和学校档案管理制度，热爱档案工作，忠于职守，保守机密。2.负责本部门档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。3.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交学校综合档案室，并办理交接手续。4.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅、利用等服务工作，及时登记和反馈档案利用情况。5.负责本部门档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护工作，确保档案安全。三、档案分类及编号（一）档案分类1.行政管理类包括学校行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理、证照管理等。2.教学管理类涵盖教学计划、教学大纲、课程教案、教学课件、学员成绩管理、教学评估、教材管理等。3.招生管理类有招生简章、招生宣传资料、招生报名信息、录取名单、招生统计报表等。4.财务管理类包含财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表、收费管理、资产管理等。5.后勤管理类涉及校园建设规划、房产管理、物资采购与管理、设备维护维修、安全保卫、环境卫生等。6.学员档案类包括学员基本信息、入学登记表、学籍档案、培训记录、考核成绩、结业证书发放等。7.教师档案类有教师个人基本信息、教师资格证书、教学经历、教学成果、考核评价等。8.其他类如学校与外部单位签订的合同协议、合作项目资料、学校荣誉证书、重要活动记录等不属于上述分类的档案。（二）编号规则1.采用大类+年度+流水号的编号方式。2.大类用大写字母表示，如行政管理类为XZ，教学管理类为JX，招生管理类为ZS，财务管理类为CW，后勤管理类为HQ，学员档案类为XY，教师档案类为JS，其他类为QT。3.年度用四位阿拉伯数字表示，如2023年。4.流水号从001开始依次编排。5.例如，2023年行政管理类的第5份文件编号为：XZ2023005。四、档案收集与整理（一）收集范围1.学校各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、记录等。2.教学过程中产生的各类教学文件、教案、课件、试卷、成绩册等。3.招生活动中的报名登记表、宣传资料、录取通知书等。4.财务工作中的凭证、账簿、报表、审计报告等。5.后勤保障方面的物资采购清单、维修记录、安全检查报告等。6.学员和教师的个人档案材料。7.学校对外签订的合同、协议、合作项目文件等。8.学校举办的各类活动的相关资料，如会议纪要、活动方案、照片、视频等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集上来。2.收集的档案应真实、准确、清晰，严禁涂改、伪造档案内容。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理方法1.遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，按照分类方案进行分类整理。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录清单，注明文件名称、日期、来源、保管期限等信息。3.去除档案材料上的金属物，对破损或褪色的文件进行修复或复制。4.按照卷内文件排列顺序依次装订，采用左侧装订方式，确保整齐、牢固。五、档案归档与保管（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档完毕，并移交学校综合档案室。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员将整理好的档案进行自检，确保档案质量符合要求。2.填写档案移交清单，一式两份，详细注明档案名称、数量、类别、移交日期等信息。3.双方在移交清单上签字确认，一份由移交部门留存，一份随档案移交综合档案室。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种类型。2.永久保管的档案主要包括学校重要的规章制度、年度工作计划与总结、财务决算报告、学校历史沿革资料、重大活动记录等。3.定期保管的档案期限分为3年、5年、10年、15年、20年等，具体保管期限根据档案的性质和重要程度确定。4.保管期限届满后，由综合档案室组织鉴定小组对档案进行鉴定，提出存毁意见，报学校领导批准后进行处理。（四）保管要求1.综合档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等，确保档案安全存放。2.档案库房应保持清洁卫生，通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对纸质档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列上架，便于查找和利用。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。5.建立档案库房管理制度，严格限制非档案管理人员进入库房，档案管理人员离开库房时应关闭门窗、电源等设备。六、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.本校教职员工因工作需要，可查阅与本人工作相关的档案资料。2.外单位因工作需要查阅本校档案的，须持有单位介绍信，并经学校相关部门负责人批准。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交学校综合档案室审核。3.综合档案室根据申请内容，确定查阅档案的范围和地点，并安排专人协助查阅。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，严禁在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室，并在查阅登记本上签字确认。（三）借阅范围1.本校教职员工因特殊原因需要借阅档案的，须经所在部门负责人和综合档案室负责人批准。2.外单位借阅本校档案的，除持有单位介绍信外，还须经学校主管领导批准。（四）借阅程序1.借阅人员填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经审批通过后，借阅人员到综合档案室办理借阅手续，领取档案。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案室管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。七、档案统计与鉴定（一）档案统计1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期报送学校领导和上级档案管理部门，为学校档案管理决策提供数据支持。（二）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由综合档案室组织成立鉴定小组，成员包括档案管理人员、相关业务部门负责人等。2.鉴定小组根据档案的价值和保管期限，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，经学校领导批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平，方便档案的查阅、利用和共享。（二）电子档案管理1.对学校形成的电子文件进行规范管理，按照档案分类方案进行分类存储，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.建立电子档案元数据管理制度，对电子文件的背景信息、结构信息、版本信息等进行详细记录，便于电子档案的长期保存和利用。3.采用先进的电子档案管理软件，实现电子档案的在线检索、借阅审批、权限管理等功能，提高电子档案