慈善会档案管理制度

PAGE慈善会档案管理制度一、总则（一）目的为加强慈善会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在慈善事业发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于慈善会机关各部门、各分支机构及所属单位的档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指慈善会在开展慈善活动、行政管理、业务往来等工作中直接形成的，对慈善会和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。慈善会办公室负责对全会档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导，各部门、各分支机构及所属单位负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和提供利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以慈善会会长为组长，副会长为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。领导小组负责审定档案工作规划、年度计划和规章制度，研究解决档案工作中的重大问题，指导档案管理工作。（二）办公室办公室作为慈善会档案管理的职能部门，具体负责档案管理工作的组织实施。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善慈善会档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定向有关部门移交档案，办理档案的鉴定、销毁等手续。6.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。7.对各部门、各分支机构及所属单位的档案管理工作进行业务指导和监督检查。8.开展档案宣传、教育和培训工作，提高全体工作人员的档案意识。（三）各部门、各分支机构及所属单位各部门、各分支机构及所属单位应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理和移交工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门、本单位在工作中形成的各种文件材料，并按照档案管理要求进行整理。2.定期将整理好的档案移交办公室集中保管。3.配合办公室做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围慈善会档案的收集范围主要包括：1.慈善会组织章程、理事会决议、会员名单等文件材料。2.慈善项目策划、实施、评估等过程中形成的文件材料，如项目申请书、计划书、协议书、执行报告、财务审计报告等。3.捐赠活动相关材料，包括捐赠协议、捐赠款物接收清单、捐赠证书等。4.财务管理文件，如财务制度、会计凭证、账簿、报表等。5.人事管理文件，如人员招聘、任免、考核、培训等方面的材料。6.行政管理文件，如会议纪要、工作简报、请示报告、规章制度等。7.对外宣传材料，如新闻稿件、宣传册、图片、视频等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各分支机构及所属单位应按照档案收集范围，及时收集本部门、本单位在工作中形成的文件材料，确保档案的完整性。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，禁用圆珠笔、铅笔等书写。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，对电子文件应进行备份，并确保其可读性和可用性。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：档案按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类。年度分类以文件形成的自然年度为依据；机构（问题）分类根据慈善会的内设机构或业务职能进行划分；保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.编号：按照分类方案对档案进行编号，编号应科学、规范、便于查找。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、机构（问题）、保管期限、起止日期、卷内文件页数、份数、编号等内容。4.装订：对纸质档案进行装订，拆除金属物，破损文件应进行修补，幅面过大的文件应折叠整齐。四、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管的档案：凡是反映慈善会主要职能活动和历史面貌的，对慈善事业发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映慈善会一般工作活动，在较长时间内对慈善会工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.短期保管的档案：凡是反映慈善会一般性工作活动，在较短时间内对慈善会工作有参考价值的档案，列为短期保管。（二）库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放场所。2.库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，配备温湿度调节设备、消防器材、防虫药品等。3.库房应划分档案存放区、整理区、查阅区等功能区域，确保档案存放有序，便于管理和利用。（三）档案存放1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限、不同密级的档案应分别存放，不得混放。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护。（四）保管期限变更与鉴定销毁1.定期对档案进行清理和鉴定，根据档案的实际价值和保管期限，确定档案的保管期限是否需要变更。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行鉴定销毁。鉴定工作由档案管理领导小组组织，办公室及相关部门人员参加，形成鉴定报告。3.档案销毁时，应填写档案销毁清册，经档案管理领导小组批准后，指定专人监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。五、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，在确保档案安全的前提下，为慈善会各项工作和社会公众提供优质、高效的服务。（二）利用范围1.慈善会内部工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到办公室查阅。2.外部单位或个人因工作需要查阅慈善会档案的，应持有单位介绍信或有效证件，填写档案查阅申请表，经慈善会办公室负责人批准后，方可查阅。涉及重要档案或机密档案的，还需经慈善会领导批准。3.查阅档案应在办公室指定的查阅区域内进行，不得擅自将档案带出查阅区域。如需复印或摘录档案内容的，应经办公室同意，并按规定办理手续。（三）利用手续1.查阅档案时，查阅人员应认真填写档案查阅登记表，详细记录查阅时间、查阅人姓名、单位、查阅内容、档案名称及卷号等信息。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还办公室，并办理归还手续。（四）档案统计办公室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，定期编制档案统计报表，为档案管理决策提供依据。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进慈善会档案管理的信息化建设，实现档案信息的数字化存储、网络化传输和自动化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于200dpi，图像清晰、完整。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储和管理，实现电子档案的快速检索和利用。（三）系统建设1.选用适合慈善会档案管理需求的档案管理软件系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、统计等业务流程的信息化管理。2.系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全。3.加强档案管理系统与慈善会其他业务系统的集成，实现信息共享和业务协同。（四）数据安全与维护1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止数据泄露、丢失和被篡改。2.定期对档案管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。3.对电子档案数据进行定期备份，备份数据应存储在不同介质上，并异地存放，防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。七、档案管理监督与考核（一）监督检查1.慈善会办公室定期对各部门、各分支机构及所属单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等情况。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令限期整改。整改完成后，进行复查，确保档案管理工作规范有序。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，将档案管理工作纳入各部门、各分支机构及所属单