一事一记工作档案制度

PAGE一事一记工作档案制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织的工作记录管理，确保工作信息的准确、完整和可追溯，提高工作效率和管理水平，特制定本一事一记工作档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门及员工。（三）基本原则1.真实性原则：工作记录应如实反映工作开展的实际情况，不得虚假记录。2.完整性原则：涵盖工作的各个环节、步骤及相关信息，确保记录全面。3.及时性原则：工作完成后应及时进行记录，避免信息遗漏。4.保密性原则：涉及公司/组织机密的工作记录应严格保密，防止信息泄露。二、工作档案的定义与分类（一）定义工作档案是指员工在工作过程中形成的，记录工作事项、任务执行情况、成果等相关信息的文件集合。（二）分类1.项目工作档案：针对公司/组织承接的各类项目，记录项目从启动到结束全过程的相关资料，包括项目计划、任务分配、进度跟踪、问题解决、成果交付等。2.日常工作档案：员工日常工作中完成的各项任务记录，如工作日报、周报、月报等，以及临时性工作的相关记录。3.专项工作档案：对于特定的专项工作，如市场调研、内部审计、制度修订等，所形成的专门记录。三、工作档案的记录要求（一）记录内容1.工作事项描述：清晰说明工作任务的具体内容、要求和目标。2.执行过程：详细记录工作开展的步骤、方法、采取的措施以及遇到的问题和解决办法。3.参与人员：明确参与工作的人员及其职责分工。4.时间节点：记录工作开始时间、结束时间以及关键时间节点。5.工作成果：包括工作完成后所取得的成果，如报告、方案、产品等，以及成果的验收情况。（二）记录方式1.纸质记录：可采用笔记本、工作手册等进行手工记录，记录应字迹清晰、工整。2.电子记录：利用办公软件（如Word、Excel、PPT等）、项目管理软件或专门的工作记录系统进行电子文档记录。电子记录应定期备份，确保数据安全。3.其他方式：如图片、音频、视频等资料，可作为工作档案的补充记录，但应注明来源、时间等相关信息。（三）记录规范1.语言规范：使用简洁明了、准确规范的语言进行记录，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇。2.格式统一：纸质记录和电子记录应保持格式统一，便于查阅和管理。例如，标题、正文、落款等的字体、字号、排版应一致。3.编号规则：为便于工作档案的分类和检索，应对工作档案进行编号。编号应遵循一定的逻辑顺序，如按照年份、部门、档案类型等进行编制。四、工作档案的收集与整理（一）收集1.员工自行收集：员工应按照要求及时将自己工作中形成的各类记录进行整理和收集，确保记录的完整性。2.部门定期收集：各部门应定期（如每周、每月）对本部门员工的工作档案进行收集，检查记录的质量和完整性。3.项目结束后收集：对于项目工作档案，在项目结束后，项目负责人应及时组织相关人员进行收集和整理，确保项目资料齐全。（二）整理1.分类整理：按照工作档案的分类标准，对收集到的档案进行分类，确保同一类别的档案集中存放。2.编号标注：对整理好的工作档案进行编号，并在档案封面或显著位置标注编号、名称、日期、所属部门等信息。3.装订归档：对于纸质档案，应进行装订成册，确保档案的整齐和牢固；对于电子档案，应按照分类目录进行存储，并建立相应的数据索引，便于快速查找。五、工作档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案存储：设立专门的档案柜或档案室，按照档案类别和编号顺序进行存放，确保档案存放有序，便于查找。2.电子档案存储：采用服务器存储、磁盘阵列存储或云存储等方式，对电子档案进行集中存储。存储设备应具备数据备份和恢复功能，以防止数据丢失。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为13年的工作档案，主要包括一般性的日常工作记录、临时性工作档案等。2.中期档案：保管期限为310年的工作档案，如部分项目工作档案、专项工作档案等。3.长期档案：保管期限为10年以上的工作档案，通常为重要的项目档案、公司/组织核心业务相关档案等。（三）保管要求1.环境要求：档案存储场所应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等，确保档案的安全保存。2.定期检查：定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、丢失等情况，如发现问题应及时采取措施进行处理。3.电子档案维护：定期对电子档案进行维护，包括数据备份、病毒查杀、软件升级等，确保电子档案的正常使用。六、工作档案的查阅与使用（一）查阅权限1.员工本人查阅：员工有权查阅自己的工作档案，以便了解自己的工作情况和历史记录。2.部门负责人查阅：部门负责人可查阅本部门员工的工作档案，用于工作指导、绩效评估等管理工作。3.其他授权人员查阅：因工作需要，经公司/组织领导批准，其他相关人员可查阅特定的工作档案，但应严格遵守保密规定。（二）查阅流程1.申请：查阅人需填写《工作档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息，并提交给档案管理部门。2.审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，报相关领导审批。审批通过后，方可进行查阅。3.查阅：查阅人在档案管理部门指定的地点进行查阅，查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。如需复制档案，应按照规定办理相关手续。（三）使用规定1.仅限工作用途：工作档案的查阅和使用应仅限于与工作相关的目的，不得用于个人私利或其他非工作目的。2.保密义务：查阅和使用工作档案的人员应严格遵守保密制度，对涉及公司/组织机密的信息予以保密，不得泄露给无关人员。七、工作档案的销毁（一）销毁条件1.超过保管期限：工作档案保管期限届满，且已无留存价值的，可进行销毁。2.其他特殊情况：因公司/组织业务调整、档案内容涉及违法违规等原因，经批准后可提前销毁工作档案。（二）销毁流程1.鉴定：档案管理部门会同相关部门对拟销毁的工作档案进行鉴定，确定档案是否符合销毁条件。2.审批：填写《工作档案销毁申请表》，报公司/组织领导审批。3.销毁实施：经批准后，由档案管理部门组织专人对工作档案进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息无法恢复。4.记录备案：对工作档案的销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并将记录备案保存。八、监督与考核（一）监督机制1.内部审计监督：公司/组织内部审计部门定期对工作档案制度的执行情况进行审计，检查档案记录的真实性、完整性和合规性。2.日常检查监督：档案管理部门负责对工作档案的收集、整理、存储、查阅等日常工作进行检查，及时发现和纠正存在的问题。（二）考核办法1.将工作档案管理纳入绩效考核体系：对员工工作档案记录的质量、及时性、完整性等方面进行考核，作为员工绩效评价的重要依据之一。2.对部门工作档案管理情况进行考核：考核部门对工作档案制度的执行情况、档案管理工作的组织和落实情况等，对表现优秀的部