公路档案资料管理制度

PAGE公路档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司公路档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在公路建设、养护、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在公路规划、设计、施工、监理、养护、路政管理等业务活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理机构，对公路档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实准确原则档案资料应如实反映公路建设、养护、管理等工作的实际情况，数据准确、内容完整。3.分类科学原则按照档案资料的形成领域、时间、性质等因素进行科学分类，便于查找、利用和管理。4.安全保密原则加强档案资料的安全保护措施，确保档案资料不丢失、不损坏、不泄密，严格遵守国家有关保密规定。二、管理职责（一）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定公司公路档案资料管理制度并组织实施。2.负责公司公路档案资料的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督所属各部门的档案资料管理工作，定期对档案资料管理情况进行检查和考核。4.组织开展档案资料管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。5.负责档案资料信息化建设，建立和完善档案资料数据库，实现档案资料的数字化管理和网上查询利用。（二）各部门职责1.负责本部门在公路业务活动中形成的档案资料的收集、整理和初步归档工作，并定期向公司档案管理机构移交。2.明确一名档案资料管理人员，负责本部门档案资料的日常管理和保管工作，确保档案资料的安全和完整。3.配合公司档案管理机构做好档案资料的鉴定、统计、利用等工作，提供必要的档案资料信息。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.公路规划阶段：包括规划文件、规划图纸、调研报告等。2.设计阶段：设计任务书、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等。3.施工阶段：施工招标文件、投标文件、施工合同、施工组织设计、施工日志、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.监理阶段：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理日志、工程质量评估报告等。5.养护阶段：养护计划、养护记录、养护工程资料等。6.路政管理阶段：路政巡查记录、路政案件处理文件、路产档案等。7.其他与公路业务相关的文件、资料、图表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部门应按照档案资料收集范围，及时收集本部门在公路业务活动中形成的各类档案资料，确保档案资料的齐全、完整。2.档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对电子文件应进行规范整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性，同时应备份存储，防止数据丢失。（三）整理方法1.分类按照档案资料的形成领域、时间、性质等因素进行分类，一般分为工程前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程监理文件、工程养护文件、路政管理文件等类别。2.组卷根据档案资料的内容和数量，按照一定的原则进行组卷。卷内文件应按照一定的顺序排列，一般为封面、目录、文件材料、备考表等。3.编号对每卷档案资料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号可采用年度+类别+流水号的方式。4.编目编制档案资料目录，目录应包括档号、题名、日期、页数、保管期限等内容，以便于检索和利用。四、档案资料的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前，将本部门当年形成的档案资料整理完毕，向公司档案管理机构移交。2.对于重大公路建设项目或专项工作，应在项目结束或工作完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门档案资料管理人员对整理好的档案资料进行自查，确保档案资料的质量符合要求。2.填写档案资料移交清单，一式两份，双方签字确认。3.将档案资料移交公司档案管理机构，档案管理机构对移交的档案资料进行审核，对不符合要求的档案资料退回原部门重新整理。（三）保管要求1.公司档案管理机构应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家有关标准要求。3.对档案资料应进行科学分类存放，便于查找和利用。同时，应建立档案资料存放位置索引，提高档案资料的检索效率。4.定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案资料应及时进行修复或复制。五、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司公路档案资料的实际情况，对档案资料进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案资料的保存价值。（二）鉴定组织成立档案资料鉴定小组，由公司档案管理机构负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案资料的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案资料进行逐件审查，根据档案资料的内容、来源、时间等因素，判断其保存价值。2.综合分析法结合公司公路业务发展情况、档案资料的利用频率等因素，对档案资料进行综合分析，确定其保管期限。（四）保管期限划分1.永久保管凡是反映公司公路建设、养护、管理等工作的重要历史记录，具有长远利用价值的档案资料，应永久保管。2.长期保管保管期限为10年以上（含10年）的档案资料，主要包括公路建设项目的一般性文件、养护工程的重要资料等。3.短期保管保管期限为110年的档案资料，主要包括公路业务活动中的一般性文件、临时性资料等。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对失去保存价值的档案资料编制销毁清单，注明档案资料的档号、题名、日期、保管期限等内容。2.销毁清单经公司主管领导批准后，由档案管理机构指定专人负责销毁。销毁时应进行登记，注明销毁时间、地点、方式等信息。3.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案资料的销毁，应按照国家有关保密规定进行处理，确保不泄密。六、档案资料的统计与利用（一）统计工作1.建立档案资料统计制度，对档案资料的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案管理人员应定期对档案资料进行统计，填写统计报表，上报公司档案管理机构。统计报表应内容准确、数据真实，能够反映档案资料管理的实际情况。3.档案管理机构应定期对档案资料统计数据进行分析，总结档案资料管理工作中的经验和问题，为档案资料管理决策提供依据。（二）利用工作1.建立档案资料利用制度，明确档案资料利用的范围、方式、程序等。2.公司内部各部门因工作需要查阅档案资料的，应填写档案资料查阅申请表，经本部门负责人签字同意后，到公司档案管理机构查阅。3.外单位因工作需要查阅公司档案资料的，应持单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅档案资料应在档案管理机构指定的地点进行，不得擅自将档案资料带出。4.档案管理机构应积极为档案资料利用者提供服务，根据利用者的需求，及时准确地提供档案资料。同时，应做好档案资料利用登记工作，记录利用者的姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。5.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案资料的利用，应严格按照国家有关保密规定进行审批和管理，确保档案资料的安全。七、档案资料管理人员职责（一）档案管理机构管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司公路档案资料管理制度，负责公司档案资料的日常管理工作。2.负责档案资料的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等具体工作，确保档案资料的质量和安全。3.指导和监督所属各部门的档案资料管理工作，定期对各部门档案资料管理情况进行检查和考核。4.负责档案资料信息化建设，建立和完善档案资料数据库，提高档案资料管理的信息化水平。5.积极开展档案资料编研工作，开发档案资料信息资源，为公司公路业务发展提供服务。（二）各部门档案资料管理人员职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照