实验中学档案管理制度

PAGE实验中学档案管理制度总则目的为加强实验中学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、管理、科研等各项工作中的作用，特制定本制度。适用范围本制度适用于实验中学各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工。档案定义本制度所指档案是实验中学在教育教学、行政管理、后勤服务等各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。管理原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一管理，由学校综合档案室负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实可靠，如实反映学校各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集学校在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各项工作提供便捷的档案利用服务。档案管理机构及职责综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理制度并组织实施。2.负责全校档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案目录、索引等检索工具，方便档案查询利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案安全。5.积极开展档案信息开发利用工作，为学校教学、管理、科研等提供档案资料支持，根据需要编写档案参考资料，参与学校编史修志工作。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校教职员工的档案意识和档案管理水平。7.负责与上级档案管理部门及其他有关单位的业务联系，及时报送档案工作相关材料。各部门、年级组、学科组兼职档案员1.负责本部门、年级组、学科组档案的收集、整理、初步分类工作，并定期移交学校综合档案室。2.指导本部门、年级组、学科组人员做好文件材料的收集、归档工作，确保档案材料的齐全完整。3.协助综合档案室开展档案利用工作，提供本部门、年级组、学科组相关档案信息。档案的收集与归档文件材料的形成与积累1.学校各部门、各岗位工作人员在工作活动中应按照档案管理要求及时形成、积累文件材料，并进行妥善保管。2.各处室应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。归档范围1.党群工作类：包括学校党组织的各类文件、会议记录、党员名册、组织关系介绍信等。2.行政管理类：学校行政工作的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划、总结等。3.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程表、教案、学生成绩册、教学质量分析报告、教学改革方案等。4.学生管理类：学生入学登记表、学籍档案、奖惩记录、毕业生登记表等。5.教师业务类：教师个人业务档案、教学成果、科研成果、培训记录等。6.后勤管理类：学校基本建设、物资采购、财务管理、房产管理等方面的文件材料。7.安全保卫类：学校安全制度、安全检查记录、突发事件处理记录等。8.其他类：学校举办的各类活动、对外交流等形成的具有保存价值的文件材料。归档时间1.当年形成的文件材料，在次年上半年由各部门、年级组、学科组兼职档案员整理后移交学校综合档案室。2.对于一些重大活动、重要项目形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时归档。归档要求1.归档的文件材料应齐全完整、真实准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.归档文件材料应按照分类方案进行分类整理，保持文件之间的有机联系。3.归档文件材料应采用统一规格的档案盒、档案袋进行装具，并填写好盒、袋封面的相关内容。4.归档的电子文件应同时移交，电子文件应格式规范、元数据齐全，并与相应的纸质文件内容一致。档案的整理整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。2.年度：按照文件形成的年度进行划分。3.机构：按照学校内部的组织机构进行分类，如教务处、政教处、总务处等。4.保管期限：根据文件的重要程度和保存价值，将文件划分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种保管期限。整理步骤1.区分全宗：以实验中学为一个全宗，将学校各部门形成的文件材料进行统一整理。2.分类：按照年度机构保管期限分类法对文件材料进行分类。3.排列：在每一类目内，按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列。4.编号：对每份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性。5.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰准确，便于查找。6.装订：对纸质文件进行装订，去除金属物，保持文件整齐牢固。7.装盒：将整理好的文件装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。档案的保管库房建设1.学校应设立专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件。2.库房应安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材和防虫、防鼠药品。3.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案盒、档案袋、档案柜等装具进行保管。2.档案盒、档案袋应标明全宗号、年度、机构、保管期限、起止件号等信息。3.档案柜应排列整齐，便于通风和查找。档案存放1.按照档案分类方案进行存放，不同年度、机构、保管期限的档案应分开存放。2.同一类目的档案应按照顺序依次排列，便于查找利用。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，备份数据应异地存放。档案保管期限划分1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。档案清查与统计1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清楚。2.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，并及时上报档案管理部门。档案的利用利用原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规和学校档案管理制度，确保档案利用工作合法合规。2.服务学校工作原则：以服务学校教学、管理、科研等工作为宗旨，积极主动地为学校各项工作提供档案支持。3.方便利用原则：简化档案利用手续，提高档案检索效率，为利用者提供便捷的服务。利用范围1.学校内部各部门、各岗位工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、有关单位因工作需要查阅学校档案。3.因教学、科研、编史修志等需要查阅档案的校外单位或个人。利用手续1.校内人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》一式两份，注明查阅或借阅的档案名称、内容、目的、利用时间等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅或借阅手续。2.校外单位或个人查阅、借阅档案，应持有单位介绍信，注明查阅或借阅的档案名称、内容、目的、利用时间等，经学校分管领导签字同意后，到综合档案室办理查阅或借阅手续。3.查阅档案一般应在综合档案室进行，如需借出，借阅期限一般不超过两周，特殊情况需延长的应办理续借手续。利用登记1.综合档案室应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、内容、利用目的等。2.档案利用登记应及时、准确、完整，以便对档案利用情况进行统计和分析。利用监督1.综合档案室工作人员应对档案利用过程进行监督，确保利用者遵守档案利用规定，爱护档案，不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。2.利用结束后，利用者应及时归还档案，综合档案室工作人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。档案的鉴定与销毁鉴定原则1.全面审查原则：对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，综合判断档案的保存价值。2.历史联系原则：从学校工作的历史发展过程出发，分析档案之间的历史联系，确定档案的保存价值。3.效益原则：根据档案利用的实际效益，确定档案的保存价值，确保有保存价值的档案得到妥善保管，无保存价值的档案及时销毁。鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校分管领导、综合档案室负责人、相关部门负责人及业务骨干组成。鉴定小组负责对学校档案进行定期鉴定。鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，分析档案的内容和形式，确定其保存价值。2.比较分析法：将档案与同类档案或相关资料进行比较，分析其独特性和重要性，确定其保存价值。3.效益评估法：根据档案利用的频率、效果等情况，评估档案的现实利用价值和潜在利用价值，确定其保存价值。保管期限调整1.档案鉴定小组根据鉴定结果，对档案的保管期限进行调整，对于已过保管期限且确无保存价值的档案，提出销毁意见。2.档案保管期限的调整应填写《档案保管期限调整申请表》，经学校分管领导批准后实施。销毁程序1.编制销毁清册：对拟销毁的档案编制销毁清册，详细列出档案的名称、年度、机构、保管期限、起止件号、数量等信息。2.审批：销毁清册经学校分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁：销毁档案应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案彻底销毁。4.销毁记录：销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁情况记录在案。档案信息化管理信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为学校各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。3.确保档案信息的安全和保密，防止档案信息泄露和丢失。信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、扫描设备等硬件设施，满足档案信息化管理的需要。2.建立档案信息管理系统，对档案的收集、整理、保管、利用等业务流程进行信息化管理，实现档案信息的自动化处理和共享。3.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案内容一致。4.加强档案信息安全管理，设置用户权限，对档案信息进行加密存储，定期进行数据备份，防止数据丢