新疆扶贫档案管理制度

PAGE新疆扶贫档案管理制度一、总则（一）目的为加强新疆扶贫档案管理，确保扶贫工作中形成的各类档案真实、完整、有效，充分发挥档案在扶贫工作中的凭证、参考和借鉴作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合新疆扶贫工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于新疆各级扶贫部门、参与扶贫工作的相关单位以及涉及扶贫项目实施的各类主体在扶贫工作中形成的档案管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映扶贫工作的全过程和实际情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：涵盖扶贫工作各个环节、各类载体的文件材料，确保档案的全面性。3.规范性原则：档案的形成、整理、保管、利用等环节应符合国家和行业相关标准规范。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，严格保密，防止泄露。二、档案管理职责分工（一）扶贫部门职责1.负责制定本地区扶贫档案管理工作规划和年度计划，并组织实施。2.指导、监督和检查本地区各级扶贫部门及相关单位的扶贫档案管理工作。3.负责收集、整理、保管本级扶贫工作中形成的档案，并按规定向同级综合档案馆移交。4.组织开展扶贫档案业务培训和宣传工作。（二）项目实施单位职责1.负责本单位扶贫项目档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的完整、准确。2.按照扶贫部门的要求，及时向其报送项目档案材料。3.建立健全本单位扶贫档案管理制度，明确档案管理岗位和人员职责。（三）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范。2.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。3.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。4.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、存储和维护。三、档案分类与归档范围（一）综合管理类1.上级关于扶贫工作的政策文件、会议纪要、领导批示等。2.本地区扶贫工作规划、年度计划、总结、报告等。3.扶贫工作统计报表、数据分析报告等。4.扶贫工作考核、评估、验收等相关文件材料。（二）贫困对象类1.贫困人口识别、动态管理相关档案，包括申请书、审核审批表、公示材料等。2.贫困家庭基本情况登记表、帮扶手册等。3.贫困对象脱贫退出相关档案，包括脱贫认定表、验收报告等。（三）项目管理类1.扶贫项目申报书、可行性研究报告、项目实施方案等。2.项目招投标文件、合同协议等。3.项目实施过程中的各类文件材料，如项目进度报告、资金使用凭证、物资采购清单等。4.项目验收文件，包括验收申请、验收报告、整改记录等。（四）资金管理类1.扶贫资金预算、分配方案、下达文件等。2.资金拨付凭证、财务账目、审计报告等。3.扶贫资金绩效评价文件材料。（五）帮扶工作类1.帮扶责任人帮扶计划、帮扶记录、帮扶成效等。2.社会帮扶活动相关档案，如捐赠协议、帮扶项目实施情况等。（六）宣传培训类1.扶贫工作宣传报道材料，包括新闻稿件、图片、视频等。2.扶贫培训方案、培训教材、培训记录等。四、档案整理与归档要求（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法采用年度机构（问题）保管期限分类法。即先按年度分开，再按机构（问题）分类，最后按保管期限划分。（三）归档要求1.项目实施单位应在项目结束后[X]个月内完成档案整理归档工作，并向扶贫部门报送。2.归档文件应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.归档文件应按照分类方案进行排列，编制页码，填写卷内目录、备考表，并装订成册。4.照片、录音、录像等特殊载体档案应与纸质档案同时归档，并进行编目和标注。五、档案保管与保护（一）保管场所应设置专门的档案库房，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光及防有害气体等功能。库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管设备配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并定期进行检查和维护。同时，应配备温湿度计、灭火器、防虫药品等设备。（三）档案数字化积极推进扶贫档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的便捷查询和利用。数字化档案应与纸质档案同步更新，确保内容一致。（四）档案安全检查定期对档案进行安全检查，每年不少于[X]次。检查内容包括档案的保管状况、设备运行情况、数字化数据的完整性等。对检查中发现的问题，应及时采取措施进行整改。六、档案利用与保密（一）利用原则严格遵守档案利用制度，按照规定的程序办理档案查阅、借阅手续，确保档案的合理利用。（二）查阅与借阅1.因工作需要查阅档案的，须填写《档案查阅申请表》，经所在单位负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.借阅档案须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅登记手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。如需延期，应办理续借手续。3.查阅、借阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。严禁在档案上圈划、批注、污损。（三）保密措施1.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格保密，未经批准，不得对外提供。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。在档案利用过程中，如发现有泄密情况，应及时采取措施进行处理，并报告上级主管部门。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则定期对档案进行鉴定，准确判定档案的保存价值，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关专家组成。鉴定工作小组负责制定鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合分析档案的保存价值。对保管期限已满且无保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组提出销毁意见后，应编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经单位负责人审批后，报同级档案行政管理部门备案。3.档案